Что есть электронный документ
Согласно ст. 22.1 Трудового кодекса РФ, электронный документооборот в трудовых отношениях подразумевает создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или поступающим на работу документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге (но есть исключения, предусмотренные этой статьей, ст. 22.2 и 22.3 ТК).
В силу ч. 7 ст. 22.1 ТК при создании электронных кадровых документов нужно применять единые требования к их составу и форматам. Их устанавливает Минтруд по согласованию с Минцифры и Росархивом.
По закону работодатель несет расходы на:
- создание и эксплуатацию своей информационной системы кадровых документов;
- создание, использование и хранение электронных документов.
Технические требования
С 1 марта 2023 года указанные единые требования к составу и электронным форматам документов по работе и кадрам, которые оформляют без повторения на бумаге, утвердил приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н (далее – Приказ 578н).
Так, с 01.03.2023 электронный кадровый документ должен включать:
|
СТРУКТУРНЫЙ ЭЛЕМЕНТ |
ПОЯСНЕНИЕ |
| Основная часть | Название должно соответствовать шаблону [a-zA-Z0-9_]{1,250}.pdf.
Файл в формате PDF/A-1A. |
| Приложения к ней | Название должно соответствовать шаблону [a-zA-Za-яА-Я0-9_]{1,250}.[a-z0-9]{3,4}.
Файлы приложений к основной части электронного кадрового документа должны быть в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных. |
| Файл электронной подписи | При её наличии |
| Машиночитаемая доверенность | При наличии.
Выдаётся для подписания электронного документа, связанного с работой. Формируют в соответствии с приказом Минцифры от 18.08.2021 № 858 “Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях”. |
| Описание электронного документа, в т. ч. код из перечня. | Название wredc_data.xml.
Описание должно формироваться в структурированном виде в отдельном файле формата XML. Его схема есть на сайте Минтруда. При размещении новой версии XML-схемы предыдущая считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии. Описание электронного документа должно быть оформлено в кодировке “utf-8” без “BOM” (Byte Order Mark). Все файлы элементов электронного документа должны быть в корневом каталоге. |
Помимо самого перечня структурных элементов описания электронного документа, Приказ 578н содержит подробную таблицу с кодами документов, кадровых мероприятий и иных сведений о работе, оформляемых в письменном виде.
Для каждого структурного элемента описания электронного документа по работе приводят следующие сведения:
| Наименование элемента | Приводят полное наименование элемента описания электронного документа |
| Тип значения элемента | Приводят тип значения элемента с указанием максимального размера для строковых значений.
Принимает следующие значения:
Последовательность частей даты следующая: год, месяц, день. |
| Признак обязательности элемента | Определяет обязательность наличия элемента (совокупности наименования элемента и его значения) в описании электронного документа.
Принимает следующие значения:
|
Второй символ в описании обязательности заполнения элемента описания электронного документа “М” обозначает множественное наличие помеченного элемента. Если в описании вторым символом указан “М”, этот элемент может присутствовать в описании электронного документа более 1 раза подряд.
Дополнительная информация должна включать при необходимости требования к элементу описания электронного документа, не указанные ранее.
|
СИТУАЦИЯ |
РЕШЕНИЕ |
| Для сложных элементов | Указывают ссылку на таблицу, в которой описан состав данного элемента |
| Для элементов, принимающих ограниченный перечень значений из классификатора (кодового словаря) | Указывают соответствующее наименование классификатора/кодового словаря или приводят перечень возможных значений. |
Для классификатора (кодового словаря) можно указывать ссылку на его местонахождение.