Власти продолжают постепенно сподвигать работодателей и работников переходить на электронный кадровый документооборот. В связи с этим с 2023 года утверждены единые технические требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. В данной статье – всё, что нужно обязательно знать про электронные кадровые документы с 1 марта 2023 года по приказу № 578н Минтруда России.

Что есть электронный документ

Согласно ст. 22.1 Трудового кодекса РФ, электронный документооборот в трудовых отношениях подразумевает создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или поступающим на работу документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге (но есть исключения, предусмотренные этой статьей, ст. 22.2 и 22.3 ТК).

В силу ч. 7 ст. 22.1 ТК при создании электронных кадровых документов нужно применять единые требования к их составу и форматам. Их устанавливает Минтруд по согласованию с Минцифры и Росархивом.

По закону работодатель несет расходы на:

  • создание и эксплуатацию своей информационной системы кадровых документов;
  • создание, использование и хранение электронных документов.

Технические требования

С 1 марта 2023 года указанные единые требования к составу и электронным форматам документов по работе и кадрам, которые оформляют без повторения на бумаге, утвердил приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н (далее – Приказ 578н).

Так, с 01.03.2023 электронный кадровый документ должен включать:

СТРУКТУРНЫЙ ЭЛЕМЕНТ

ПОЯСНЕНИЕ

Основная часть Название должно соответствовать шаблону [a-zA-Z0-9_]{1,250}.pdf.

Файл в формате PDF/A-1A.

Приложения к ней Название должно соответствовать шаблону [a-zA-Za-яА-Я0-9_]{1,250}.[a-z0-9]{3,4}.

Файлы приложений к основной части электронного кадрового документа должны быть в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.

Файл электронной подписи При её наличии
Машиночитаемая доверенность При наличии.

Выдаётся для подписания электронного документа, связанного с работой.

Формируют в соответствии с приказом Минцифры от 18.08.2021 № 858 “Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях”.

Описание электронного документа, в т. ч. код из перечня. Название wredc_data.xml.

Описание должно формироваться в структурированном виде в отдельном файле формата XML. Его схема есть на сайте Минтруда. При размещении новой версии XML-схемы предыдущая считается действительной в течение 12 календарных месяцев с месяца, следующего за месяцем размещения новой версии.

Описание электронного документа должно быть оформлено в кодировке “utf-8” без “BOM” (Byte Order Mark).

Все файлы элементов электронного документа должны быть в корневом каталоге.

Приказ 578н установил требования к каждому элементу.

Помимо самого перечня структурных элементов описания электронного документа, Приказ 578н содержит подробную таблицу с кодами документов, кадровых мероприятий и иных сведений о работе, оформляемых в письменном виде.

Для каждого структурного элемента описания электронного документа по работе приводят следующие сведения:

Наименование элемента Приводят полное наименование элемента описания электронного документа
Тип значения элемента Приводят тип значения элемента с указанием максимального размера для строковых значений.

Принимает следующие значения:

  • “T” – текстовый элемент. Такой элемент состоит из последовательности алфавитно-цифровых и специальных символов. После символа “T” указывают максимально допустимую длину значения элемента;
  • “D” – значение календарной даты. Состоит из последовательности цифр и разделителей частей даты “-“.

Последовательность частей даты следующая: год, месяц, день.

Признак обязательности элемента Определяет обязательность наличия элемента (совокупности наименования элемента и его значения) в описании электронного документа.

Принимает следующие значения:

  • “О” – обязательный элемент, наличие в описании электронного документа обязательно. Его значение не должно быть пустым;
  • “Н” – необязательный элемент, наличие в описании не регламентируется. Такие элементы обрабатывают, но имеют справочный/уточняющий) характер. Если элемент присутствует, его значение не должно быть пустым;
  • “У” – условно-обязательный элемент, наличие в описании определяют условия заполнения. Если такие условия выполняются, значение элемента должно присутствовать и не должно быть пустым. Иначе элемент должен быть исключен.

Второй символ в описании обязательности заполнения элемента описания электронного документа “М” обозначает множественное наличие помеченного элемента. Если в описании вторым символом указан “М”, этот элемент может присутствовать в описании электронного документа более 1 раза подряд.

Дополнительная информация должна включать при необходимости требования к элементу описания электронного документа, не указанные ранее.

СИТУАЦИЯ

РЕШЕНИЕ

Для сложных элементов Указывают ссылку на таблицу, в которой описан состав данного элемента
Для элементов, принимающих ограниченный перечень значений из классификатора (кодового словаря) Указывают соответствующее наименование классификатора/кодового словаря или приводят перечень возможных значений.

Для классификатора (кодового словаря) можно указывать ссылку на его местонахождение.