Коды кадровых документов и мероприятий, оформляемых в письменном виде

По российскому трудовому законодательству даже при переходе на электронный кадровый документооборот в отношении ряда документов предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника или поступающего на работу в письменной форме. В связи с этим в элементе описания электронного документа docType T(16) проставляют соответствующий код документа по работе и кадровых мероприятий, оформляемых в письменном виде. Таблицу с 1 марта 2023 года этих кодов приводим в данном материале.

Требования Минтруда

В силу ст. 22.1 Трудового кодекса РФ электронный документооборот в трудовых отношениях подразумевает создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или поступающим на работу документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге. Но есть исключения, предусмотренные этой статьей, а также ст. 22.2 и 22.3 ТК.

В силу ч. 7 ст. 22.1 ТК при создании электронных кадровых документов нужно применять единые требования к их составу и форматам. Их устанавливает Минтруд по согласованию с Минцифры и Росархивом.

С 1 марта 2023 года такие единые требования утвердил приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н (далее – Приказ 578н).

Помимо самого перечня структурных элементов описания электронного документа и требований к каждому элементу Приказ 578н содержит в Приложении подробную таблицу с кодами документов, кадровых мероприятий и иных сведений о работе, оформляемых в письменном виде.

Подробнее см. Требования к электронным кадровым документам с 01.03.2023.

Таблица кодов

Она содержит основные виды документов, кадровых мероприятий или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде. И охватывает весь цикл – от приема на работу до прекращения трудовых отношений и выдачи документов о работе.

№ П/П

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, КАДРОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ИЛИ ИНЫХ СВЕДЕНИЙ О РАБОТЕ, ОФОРМЛЯЕМЫХ В ПИСЬМЕННОМ ВИДЕ СТАТЬЯ ТК РФ

КОД ДОКУМЕНТА, КАДРОВОГО МЕРОПРИЯТИЯ, ИНЫХ СВЕДЕНИЙ

I. Прием на работу

1. Приложение к трудовому договору либо отдельное соглашение к нему о недостающих условиях трудового договора 57 01.001
2. Приглашение на работу в порядке перевода от другого работодателя 64 01.002
3. Требование лица, которому отказано в заключении трудового договора 64 01.003
4. Причина отказа в заключении трудового договора 64 01.004
5. Заявление об отсутствии трудовой книжки 65 01.005
6. Трудовой договор 67 01.006
7. Приглашение работника на работу 80 01.007
8. Дополнительное соглашение к трудовому договору, являющееся его неотъемлемой частью 341.2 01.008
9. Локальный нормативный акт, непосредственно связанный с трудовой деятельностью 22, 68 01.009
10. Ознакомление с локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью 22, 68 01.010
11. Ознакомление спортсменов, тренеров с нормами, правилами, в том числе антидопинговыми, положениями (регламентами), условиями договоров работодателя в части, непосредственно связанной с трудовой деятельностью спортсменов, тренеров 348.2 01.011
12. Заявление работника о продлении срока действия срочного трудового договора 261 01.012
13. Соглашение сторон о продлении действия срочного трудового договора 332, 336.1 01.013

II. Рабочее время и время отдыха

14. Согласие работника о выполнении им дополнительной работы 60.2 02.001
15. Отказ от выполнения дополнительной работы 60.2 02.002
17. Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на увеличение продолжительности рабочего времени 92 02.004
18. Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на увеличение максимально допустимой продолжительности ежедневной работы (смены) 94 02.005
19. Согласие работника на привлечение к работе в ночное время, незапрещенной ему по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением 96, 259 02.006
20. Ознакомление работника работодателем со своим правом отказаться от работы в ночное время 96, 259 02.007
21. Согласие работника на привлечение его к сверхурочной работе 99, 259 02.008
22. Согласие работника на привлечение его к сверхурочной работе, незапрещенной ему по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением 99 02.009
23. Согласие работника на привлечение его к работе в выходные и нерабочие праздничные дни 113, 259, 290 02.010
24. Распоряжение работодателя о привлечении работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни 113 02.011
25. Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, о замене части ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска отдельно устанавливаемой денежной компенсацией 117 02.012
26. Заявление работника о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок 124 02.013
27. Заявление работника о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией 126 02.014
28. Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы 128 02.015
29. Ознакомление с правом отказаться от работы в выходные и нерабочие праздничные дни 113, 259 02.016
30. Ознакомление работника работодателем со своим правом отказаться от направления в служебную командировку 259 02.017
31. Согласие работника на направление его в служебную командировку 259 02.018
32. Заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами 262 02.019
33. Заявление о присоединении к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовании отдельно полностью либо по частям ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы 263 02.020
34. Заявление о предоставлении дополнительного выходного дня без сохранения заработной платы 263.1, 319 02.021
35. Извещение работодателя работником об отказе от выполнения работы 379 02.022
36. Ознакомление с правом отказаться от сверхурочной работы 99 02.023
37. Извещение о времени начала отпуска 123 02.024
38. Правила внутреннего трудового распорядка 68 02.025
39. Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка 68 02.026

III. Материальная ответственность

40. Соглашение, прилагаемое к трудовому договору, о конкретизации материальной ответственности сторон этого договора 232 03.001
41. Специальный договор о вверении работнику ценностей 243 03.002
42. Договор о полной индивидуальной материальной ответственности 244 03.003
43. Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности 244, 245 03.004
44. Объяснение для установления причины возникновения ущерба 247 03.005
45. Обязательство о добровольном возмещении ущерба 248 03.006

IV. Оплата труда

46. Заявление работника о производстве оплаты труда в иной форме 131 04.001
47. Извещение работника работодателем при выплате заработной платы 136 04.002
48. Сообщение работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы 136 04.003
49. Извещение работодателя работником о приостановке работы на весь период до выплаты задержанной суммы 142 04.004
50. Уведомление о готовности произвести выплату задержанной заработной платы 142 04.005
51. Соглашение сторон трудового договора о размере возмещения расходов 188 04.006

V. Охрана труда

52. Заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации 185.1 05.001
53. Заявление о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой 222 05.002
54. Заявление о замене компенсационной выплаты на молоко или другие равноценные пищевые продукты 222 05.003
55. Заявление о замене выдачи молока на выдачу равноценных пищевых продуктов 222 05.004
56. Заявление о замене выдачи равноценных пищевых продуктов на выдачу молока 222 05.005
57. Согласие работника об информировании о результатах расследования несчастного случая, происшедшего с ним при выполнении работы по совместительству, работодателя по месту основной работы 229 05.006

VI. Образование работника

58. Ученический договор 177, 200 06.001
59. Согласие работника на направление его для прохождения независимой оценки квалификации 196 06.002

VII. Социальное партнерство

60. Мотивированное предложение о временном приостановлении действия отдельных положений соглашения в отношении работодателя 48 07.001
61. Мотивированный отказ присоединиться к отраслевому соглашению 48 07.002
62. Сообщение работодателя выборному органу первичной профсоюзной организации о принятии решения о сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров с работниками 82 07.003
63. Мотивированный отказ присоединиться к региональному соглашению о минимальной заработной плате 131.1, 345.1 07.004
64. Заявление работника на перечисление членского профсоюзного взноса или денежных средств на счет(а) профсоюзной организации 377 07.005
65. Мотивированное мнение 372, 373, 374 07.006
66. Требования, выдвинутые работниками и (или) представительным органом работников 399 07.007
67. Решение по рассмотрению требований работников 400 07.008
68. Решение по рассмотрению требований профессиональных союзов (их объединений) 400 07.009
69. Согласованное решение, принятое сторонами коллективного трудового спора 403 07.010
70. Решение трудового арбитража по урегулированию коллективного трудового спора 404 07.011
71. Соглашение об урегулировании коллективного трудового спора 408 07.012
72. Предупреждение о проведение предупредительной забастовки 410 07.013
73. Предупреждение о возобновлении забастовки 411 07.014
74. Заявление о начале простоя 414 07.015
75. Коллективный договор 40, 43 07.016
76. Соглашение по итогам коллективных переговоров 47 07.017
77. Решение представительного органа работников 399, 410 07.018

VIII. Индивидуальные трудовые споры

78. Арбитражное соглашение 348.13 08.001
79. Предложение о создании комиссии по трудовым спорам 384 08.002
80. Заявление работника о рассмотрении спора в его отсутствие или его представителя 387 08.003
81. Ознакомление с правилами арбитража (третейского разбирательства) 348.13 08.004
82. Протокол заседания комиссии по трудовым спорам 387 08.005
83. Решение комиссии по трудовым спорам 388 08.006

IX. Персональные данные

84. Согласие работника на получение его персональных данных у третьей стороны 86 09.001
85. Согласие работника на сообщение его персональных данных третьей стороне 88 09.002
86. Согласие работника на сообщение его персональных данных в коммерческих целях 88 09.003
87. Заявление работника о своем несогласии с отказом работодателя исключить или исправить его персональные данные с соответствующим обоснованием такого несогласия 89 09.004
88. Документы работодателя, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области 86, 88 09.005

X. Изменение условий трудового договора

89. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора 72 10.001
90. Согласие на перевод на другую работу 72.1, 76, 332.1, 336.2, 350 10.002
91. Просьба о переводе на постоянную работу к другому работодателю 72.1 10.003
92. Согласие на перевод на постоянную работу к другому работодателю 72.1 10.004
93. Соглашение сторон о временном переводе на другую работу у того же работодателя 72.2 10.005
94. Согласие работника на перевод на работу, требующую более низкой квалификации 72.2 10.006
95. Согласие работника на перевод на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья 73, 81, 83, 84, 261 10.007
96. Согласие работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением во временном или в постоянном переводе на другую работу, на отстранение от работы на срок, определяемый соглашением сторон, в связи с отказом от перевода либо отсутствием у работодателя соответствующей работы 73 10.008
97. Уведомление работника о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений 74, 306 10.009
98. Предложение работнику о другой имеющейся у работодателя работе 74 10.010
99. Предупреждение работнику об изменении определенных сторонами условий трудового договора 344 10.011
100. Согласие на перевод к другому работодателю 348.4 10.012
101. Согласие работника на предоставление другой равноценной работы (должности) у того же работодателя 375 10.013

XI. Прекращение трудовых отношений

102. Предупреждение о расторжении трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания 71 11.001
103. Предупреждение о расторжении трудового договора по собственному желанию 71, 80, 348.12 11.002
104. Предупреждение работнику о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия 79 11.003
105. Заявление работника о выдаче документов, связанных с работой 80, 84.1 11.004
106. Обращение работника о неполучении трудовой книжки/сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения 84.1 11.005
107. Заявление работника о предоставлении ему с последующим увольнением неиспользованных отпусков 127 11.006
108. Обращение уволенного работника за выплатой среднего месячного заработка за период трудоустройства 178, 318 11.007
109. Согласие работника на расторжение с ним трудового договора 180 11.008
110. Предупреждение работника о досрочном расторжении трудового договора 280, 292, 296 11.009
111. Предупреждение работнику о прекращении трудового договора по совместительству, заключенного на неопределенный срок 288 11.010
112. Предупреждение о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников 180, 292, 296 11.011
113. Предупреждение работнику о прекращении трудового договора 327.6 11.012
114. Решение о согласии или несогласии с увольнением 374 11.013

XII. Иные кадровые мероприятия

115. Заявление о выдаче документов, связанных с работой, и их копий 62 12.001
116. Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности 66.1 12.002
117. Заявление о неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности 66.1 12.003
118. Объяснение работника 193 12.004
119. Заявление дистанционного работника о предоставлении оформленного надлежащим образом экземпляра трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе 312.2 12.005
120. Согласие на направление в спортивные сборные команды Российской Федерации 348.6 12.006
121. Сообщение работодателю о прекращении гражданства Российской Федерации или о приобретении гражданства (подданства) иностранного государства либо получении вида на жительство или иного документа, подтверждающего право на постоянное проживание гражданина Российской Федерации на территории иностранного государства 349.6 12.007
122. Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания 193 12.008
123. Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на замену государственных гарантий и компенсаций денежной компенсацией 351.5 12.009
124. Иные документы 12.999