По российскому трудовому законодательству даже при переходе на электронный кадровый документооборот в отношении ряда документов предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника или поступающего на работу в письменной форме. В связи с этим в элементе описания электронного документа docType T(16) проставляют соответствующий код документа по работе и кадровых мероприятий, оформляемых в письменном виде. Таблицу с 1 марта 2023 года этих кодов приводим в данном материале.
Требования Минтруда
В силу ст. 22.1 Трудового кодекса РФ электронный документооборот в трудовых отношениях подразумевает создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или поступающим на работу документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде без дублирования на бумаге. Но есть исключения, предусмотренные этой статьей, а также ст. 22.2 и 22.3 ТК.
В силу ч. 7 ст. 22.1 ТК при создании электронных кадровых документов нужно применять единые требования к их составу и форматам. Их устанавливает Минтруд по согласованию с Минцифры и Росархивом.
С 1 марта 2023 года такие единые требования утвердил приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н (далее – Приказ 578н).
Помимо самого перечня структурных элементов описания электронного документа и требований к каждому элементу Приказ 578н содержит в Приложении подробную таблицу с кодами документов, кадровых мероприятий и иных сведений о работе, оформляемых в письменном виде.
Подробнее см. Требования к электронным кадровым документам с 01.03.2023.
Таблица кодов
Она содержит основные виды документов, кадровых мероприятий или иных сведений, связанных с работой, оформляемых в письменном виде. И охватывает весь цикл – от приема на работу до прекращения трудовых отношений и выдачи документов о работе.
|
№ П/П |
ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ, КАДРОВЫХ МЕРОПРИЯТИЙ ИЛИ ИНЫХ СВЕДЕНИЙ О РАБОТЕ, ОФОРМЛЯЕМЫХ В ПИСЬМЕННОМ ВИДЕ | СТАТЬЯ ТК РФ |
КОД ДОКУМЕНТА, КАДРОВОГО МЕРОПРИЯТИЯ, ИНЫХ СВЕДЕНИЙ |
|
I. Прием на работу |
|||
| 1. | Приложение к трудовому договору либо отдельное соглашение к нему о недостающих условиях трудового договора | 57 | 01.001 |
| 2. | Приглашение на работу в порядке перевода от другого работодателя | 64 | 01.002 |
| 3. | Требование лица, которому отказано в заключении трудового договора | 64 | 01.003 |
| 4. | Причина отказа в заключении трудового договора | 64 | 01.004 |
| 5. | Заявление об отсутствии трудовой книжки | 65 | 01.005 |
| 6. | Трудовой договор | 67 | 01.006 |
| 7. | Приглашение работника на работу | 80 | 01.007 |
| 8. | Дополнительное соглашение к трудовому договору, являющееся его неотъемлемой частью | 341.2 | 01.008 |
| 9. | Локальный нормативный акт, непосредственно связанный с трудовой деятельностью | 22, 68 | 01.009 |
| 10. | Ознакомление с локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью | 22, 68 | 01.010 |
| 11. | Ознакомление спортсменов, тренеров с нормами, правилами, в том числе антидопинговыми, положениями (регламентами), условиями договоров работодателя в части, непосредственно связанной с трудовой деятельностью спортсменов, тренеров | 348.2 | 01.011 |
| 12. | Заявление работника о продлении срока действия срочного трудового договора | 261 | 01.012 |
| 13. | Соглашение сторон о продлении действия срочного трудового договора | 332, 336.1 | 01.013 |
|
II. Рабочее время и время отдыха |
|||
| 14. | Согласие работника о выполнении им дополнительной работы | 60.2 | 02.001 |
| 15. | Отказ от выполнения дополнительной работы | 60.2 | 02.002 |
| 17. | Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на увеличение продолжительности рабочего времени | 92 | 02.004 |
| 18. | Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на увеличение максимально допустимой продолжительности ежедневной работы (смены) | 94 | 02.005 |
| 19. | Согласие работника на привлечение к работе в ночное время, незапрещенной ему по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением | 96, 259 | 02.006 |
| 20. | Ознакомление работника работодателем со своим правом отказаться от работы в ночное время | 96, 259 | 02.007 |
| 21. | Согласие работника на привлечение его к сверхурочной работе | 99, 259 | 02.008 |
| 22. | Согласие работника на привлечение его к сверхурочной работе, незапрещенной ему по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением | 99 | 02.009 |
| 23. | Согласие работника на привлечение его к работе в выходные и нерабочие праздничные дни | 113, 259, 290 | 02.010 |
| 24. | Распоряжение работодателя о привлечении работника к работе в выходные и нерабочие праздничные дни | 113 | 02.011 |
| 25. | Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, о замене части ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска отдельно устанавливаемой денежной компенсацией | 117 | 02.012 |
| 26. | Заявление работника о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок | 124 | 02.013 |
| 27. | Заявление работника о замене части ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией | 126 | 02.014 |
| 28. | Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы | 128 | 02.015 |
| 29. | Ознакомление с правом отказаться от работы в выходные и нерабочие праздничные дни | 113, 259 | 02.016 |
| 30. | Ознакомление работника работодателем со своим правом отказаться от направления в служебную командировку | 259 | 02.017 |
| 31. | Согласие работника на направление его в служебную командировку | 259 | 02.018 |
| 32. | Заявление о предоставлении дополнительных оплачиваемых выходных дней для ухода за детьми-инвалидами | 262 | 02.019 |
| 33. | Заявление о присоединении к ежегодному оплачиваемому отпуску или использовании отдельно полностью либо по частям ежегодного дополнительного отпуска без сохранения заработной платы | 263 | 02.020 |
| 34. | Заявление о предоставлении дополнительного выходного дня без сохранения заработной платы | 263.1, 319 | 02.021 |
| 35. | Извещение работодателя работником об отказе от выполнения работы | 379 | 02.022 |
| 36. | Ознакомление с правом отказаться от сверхурочной работы | 99 | 02.023 |
| 37. | Извещение о времени начала отпуска | 123 | 02.024 |
| 38. | Правила внутреннего трудового распорядка | 68 | 02.025 |
| 39. | Ознакомление с правилами внутреннего трудового распорядка | 68 | 02.026 |
|
III. Материальная ответственность |
|||
| 40. | Соглашение, прилагаемое к трудовому договору, о конкретизации материальной ответственности сторон этого договора | 232 | 03.001 |
| 41. | Специальный договор о вверении работнику ценностей | 243 | 03.002 |
| 42. | Договор о полной индивидуальной материальной ответственности | 244 | 03.003 |
| 43. | Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности | 244, 245 | 03.004 |
| 44. | Объяснение для установления причины возникновения ущерба | 247 | 03.005 |
| 45. | Обязательство о добровольном возмещении ущерба | 248 | 03.006 |
|
IV. Оплата труда |
|||
| 46. | Заявление работника о производстве оплаты труда в иной форме | 131 | 04.001 |
| 47. | Извещение работника работодателем при выплате заработной платы | 136 | 04.002 |
| 48. | Сообщение работодателю об изменении реквизитов для перевода заработной платы | 136 | 04.003 |
| 49. | Извещение работодателя работником о приостановке работы на весь период до выплаты задержанной суммы | 142 | 04.004 |
| 50. | Уведомление о готовности произвести выплату задержанной заработной платы | 142 | 04.005 |
| 51. | Соглашение сторон трудового договора о размере возмещения расходов | 188 | 04.006 |
|
V. Охрана труда |
|||
| 52. | Заявление работника об освобождении от работы для прохождения диспансеризации | 185.1 | 05.001 |
| 53. | Заявление о замене молока или других равноценных пищевых продуктов компенсационной выплатой | 222 | 05.002 |
| 54. | Заявление о замене компенсационной выплаты на молоко или другие равноценные пищевые продукты | 222 | 05.003 |
| 55. | Заявление о замене выдачи молока на выдачу равноценных пищевых продуктов | 222 | 05.004 |
| 56. | Заявление о замене выдачи равноценных пищевых продуктов на выдачу молока | 222 | 05.005 |
| 57. | Согласие работника об информировании о результатах расследования несчастного случая, происшедшего с ним при выполнении работы по совместительству, работодателя по месту основной работы | 229 | 05.006 |
|
VI. Образование работника |
|||
| 58. | Ученический договор | 177, 200 | 06.001 |
| 59. | Согласие работника на направление его для прохождения независимой оценки квалификации | 196 | 06.002 |
|
VII. Социальное партнерство |
|||
| 60. | Мотивированное предложение о временном приостановлении действия отдельных положений соглашения в отношении работодателя | 48 | 07.001 |
| 61. | Мотивированный отказ присоединиться к отраслевому соглашению | 48 | 07.002 |
| 62. | Сообщение работодателя выборному органу первичной профсоюзной организации о принятии решения о сокращении численности или штата работников и возможном расторжении трудовых договоров с работниками | 82 | 07.003 |
| 63. | Мотивированный отказ присоединиться к региональному соглашению о минимальной заработной плате | 131.1, 345.1 | 07.004 |
| 64. | Заявление работника на перечисление членского профсоюзного взноса или денежных средств на счет(а) профсоюзной организации | 377 | 07.005 |
| 65. | Мотивированное мнение | 372, 373, 374 | 07.006 |
| 66. | Требования, выдвинутые работниками и (или) представительным органом работников | 399 | 07.007 |
| 67. | Решение по рассмотрению требований работников | 400 | 07.008 |
| 68. | Решение по рассмотрению требований профессиональных союзов (их объединений) | 400 | 07.009 |
| 69. | Согласованное решение, принятое сторонами коллективного трудового спора | 403 | 07.010 |
| 70. | Решение трудового арбитража по урегулированию коллективного трудового спора | 404 | 07.011 |
| 71. | Соглашение об урегулировании коллективного трудового спора | 408 | 07.012 |
| 72. | Предупреждение о проведение предупредительной забастовки | 410 | 07.013 |
| 73. | Предупреждение о возобновлении забастовки | 411 | 07.014 |
| 74. | Заявление о начале простоя | 414 | 07.015 |
| 75. | Коллективный договор | 40, 43 | 07.016 |
| 76. | Соглашение по итогам коллективных переговоров | 47 | 07.017 |
| 77. | Решение представительного органа работников | 399, 410 | 07.018 |
|
VIII. Индивидуальные трудовые споры |
|||
| 78. | Арбитражное соглашение | 348.13 | 08.001 |
| 79. | Предложение о создании комиссии по трудовым спорам | 384 | 08.002 |
| 80. | Заявление работника о рассмотрении спора в его отсутствие или его представителя | 387 | 08.003 |
| 81. | Ознакомление с правилами арбитража (третейского разбирательства) | 348.13 | 08.004 |
| 82. | Протокол заседания комиссии по трудовым спорам | 387 | 08.005 |
| 83. | Решение комиссии по трудовым спорам | 388 | 08.006 |
|
IX. Персональные данные |
|||
| 84. | Согласие работника на получение его персональных данных у третьей стороны | 86 | 09.001 |
| 85. | Согласие работника на сообщение его персональных данных третьей стороне | 88 | 09.002 |
| 86. | Согласие работника на сообщение его персональных данных в коммерческих целях | 88 | 09.003 |
| 87. | Заявление работника о своем несогласии с отказом работодателя исключить или исправить его персональные данные с соответствующим обоснованием такого несогласия | 89 | 09.004 |
| 88. | Документы работодателя, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области | 86, 88 | 09.005 |
|
X. Изменение условий трудового договора |
|||
| 89. | Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора | 72 | 10.001 |
| 90. | Согласие на перевод на другую работу | 72.1, 76, 332.1, 336.2, 350 | 10.002 |
| 91. | Просьба о переводе на постоянную работу к другому работодателю | 72.1 | 10.003 |
| 92. | Согласие на перевод на постоянную работу к другому работодателю | 72.1 | 10.004 |
| 93. | Соглашение сторон о временном переводе на другую работу у того же работодателя | 72.2 | 10.005 |
| 94. | Согласие работника на перевод на работу, требующую более низкой квалификации | 72.2 | 10.006 |
| 95. | Согласие работника на перевод на другую имеющуюся у работодателя работу, не противопоказанную работнику по состоянию здоровья | 73, 81, 83, 84, 261 | 10.007 |
| 96. | Согласие работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением во временном или в постоянном переводе на другую работу, на отстранение от работы на срок, определяемый соглашением сторон, в связи с отказом от перевода либо отсутствием у работодателя соответствующей работы | 73 | 10.008 |
| 97. | Уведомление работника о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений | 74, 306 | 10.009 |
| 98. | Предложение работнику о другой имеющейся у работодателя работе | 74 | 10.010 |
| 99. | Предупреждение работнику об изменении определенных сторонами условий трудового договора | 344 | 10.011 |
| 100. | Согласие на перевод к другому работодателю | 348.4 | 10.012 |
| 101. | Согласие работника на предоставление другой равноценной работы (должности) у того же работодателя | 375 | 10.013 |
|
XI. Прекращение трудовых отношений |
|||
| 102. | Предупреждение о расторжении трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания | 71 | 11.001 |
| 103. | Предупреждение о расторжении трудового договора по собственному желанию | 71, 80, 348.12 | 11.002 |
| 104. | Предупреждение работнику о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия | 79 | 11.003 |
| 105. | Заявление работника о выдаче документов, связанных с работой | 80, 84.1 | 11.004 |
| 106. | Обращение работника о неполучении трудовой книжки/сведений о трудовой деятельности у данного работодателя после увольнения | 84.1 | 11.005 |
| 107. | Заявление работника о предоставлении ему с последующим увольнением неиспользованных отпусков | 127 | 11.006 |
| 108. | Обращение уволенного работника за выплатой среднего месячного заработка за период трудоустройства | 178, 318 | 11.007 |
| 109. | Согласие работника на расторжение с ним трудового договора | 180 | 11.008 |
| 110. | Предупреждение работника о досрочном расторжении трудового договора | 280, 292, 296 | 11.009 |
| 111. | Предупреждение работнику о прекращении трудового договора по совместительству, заключенного на неопределенный срок | 288 | 11.010 |
| 112. | Предупреждение о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников | 180, 292, 296 | 11.011 |
| 113. | Предупреждение работнику о прекращении трудового договора | 327.6 | 11.012 |
| 114. | Решение о согласии или несогласии с увольнением | 374 | 11.013 |
|
XII. Иные кадровые мероприятия |
|||
| 115. | Заявление о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 62 | 12.001 |
| 116. | Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности | 66.1 | 12.002 |
| 117. | Заявление о неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности | 66.1 | 12.003 |
| 118. | Объяснение работника | 193 | 12.004 |
| 119. | Заявление дистанционного работника о предоставлении оформленного надлежащим образом экземпляра трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе | 312.2 | 12.005 |
| 120. | Согласие на направление в спортивные сборные команды Российской Федерации | 348.6 | 12.006 |
| 121. | Сообщение работодателю о прекращении гражданства Российской Федерации или о приобретении гражданства (подданства) иностранного государства либо получении вида на жительство или иного документа, подтверждающего право на постоянное проживание гражданина Российской Федерации на территории иностранного государства | 349.6 | 12.007 |
| 122. | Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания | 193 | 12.008 |
| 123. | Согласие работника, оформленное путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, на замену государственных гарантий и компенсаций денежной компенсацией | 351.5 | 12.009 |
| 124. | Иные документы | – | 12.999 |