Что такое справка об отпуске и когда она нужна
Справка об отпуске — документ от работодателя, который подтверждает факт предоставления отпуска и его даты. Чаще всего ее запрашивают:
- для оформления визы и подтверждения планируемой поездки;
- в банк (например, при рассмотрении кредита, чтобы подтвердить период отсутствия/доход);
- в детский сад/школу (подтверждение отпуска родителя);
- в соцзащиту или иные органы (подтверждение периода, когда работник не работал);
- по месту учебы, в лагерь, санаторий, спортсекции и т.п.
Какие отпуска можно подтвердить справкой
Справку можно выдать по любому виду отпуска, если он оформлен приказом:
- ежегодный оплачиваемый;
- дополнительный оплачиваемый;
- отпуск без сохранения зарплаты;
- учебный отпуск;
- отпуск по уходу за ребенком (при необходимости);
- иные отпуска, предусмотренные законом или локальными актами.
Обязан ли работодатель выдавать такую справку
Если работник подал письменное заявление о выдаче документа, связанного с работой, работодатель обычно выдает его в срок, установленный трудовым законодательством (как правило — не позднее 3 рабочих дней). На практике справка об отпуске относится к таким документам.
Что обязательно указать в справке
Чтобы справка была “принята” любым адресатом, достаточно минимального набора:
- наименование работодателя (и при необходимости реквизиты);
- ФИО сотрудника, должность, подразделение (по необходимости);
- вид отпуска;
- период отпуска: дата начала и дата окончания;
- основание: приказ о предоставлении отпуска (номер и дата);
- цель выдачи: “по месту требования” (универсально);
- подпись уполномоченного лица, должность, расшифровка подписи;
- печать (если у работодателя используется, по внутренним правилам).
Какие данные лучше не указывать
- паспортные данные, адрес проживания, ИНН, лишние контакты — обычно не нужны;
- подробности причин отпуска (например, “по семейным обстоятельствам”) — если адресат не требует;
- сведения о зарплате — если просят именно справку об отпуске, а не о доходах.
Образец справки об отпуске (универсальный)
СПРАВКА Выдана ____________________________________________ (ФИО полностью), должность _________________________________________, подразделение ______________________________________ (при необходимости), в том, что ему(ей) предоставлен(а) ____________________________________________ (вид отпуска: ежегодный оплачиваемый / без сохранения заработной платы / учебный и т.п.) на период с «___» __________ 2026 г. по «___» __________ 2026 г. продолжительностью ____ календарных дней. Основание: приказ о предоставлении отпуска № ____ от «___» __________ 2026 г. Справка выдана для представления по месту требования. «___» __________ 2026 г. __________________________ /______________________/ (должность, подпись) (ФИО) М.П. (при наличии)
Если справка нужна для визы: что добавить
Визовые центры иногда просят больше информации. Если у вас есть запрос в письменном виде (или сотрудник точно знает требования), можно добавить:
- подтверждение, что сотрудник работает в организации с определенной даты;
- что на период отпуска за ним сохраняется место работы;
- контакт организации (телефон/почта) для проверки.
Формулировка для визы (добавка)
Работает в организации с «___»__________ ____ г. по настоящее время. На период отпуска место работы сохраняется.
Заявление работника на выдачу справки (образец)
Руководителю ___________________________ от ____________________________________ ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне справку о предоставленном отпуске (вид отпуска: ____________________________) за период с «___»__________2026 г. по «___»__________2026 г. для представления по месту требования. Дата ____________ Подпись ____________
Частые ошибки
- Путают справку и копию приказа: иногда адресату нужна именно справка, а не приказ. Лучше уточнять у работника.
- Нет основания (номер/дата приказа) — справку могут не принять.
- Лишние персональные данные — повышают риски утечки.
- Несовпадение дат со сведениями в приказе — самый неприятный вариант.
Мини-чек-лист кадровика
- Сверили вид и даты отпуска по приказу.
- Указали основание (номер и дата приказа).
- Не добавили лишние персональные данные.
- Подписал уполномоченный сотрудник.
- Выдали работнику и зафиксировали выдачу (если так принято у работодателя).