Служебная записка: что это за документ (образцы написания)

Что такое служебная записка

Служебные записки обычно оформляются на специальных бланках или в формате электронных документов и содержат следующую информацию:

• Заголовок: Указывается тип документа (служебная записка) и название организации.
• Адресат: ФИО (или должность) и адресат, кому адресована записка.
• Отправитель: ФИО (или должность) и подпись того, кто составил записку.
• Дата и номер: Дата подачи или подготовки записки и уникальный номер для отслеживания.
• Текст: Основное содержание записки, которое может быть представлено в виде разделов, пунктов, абзацев и т.д.
• Приложения: Если необходимо, к записке могут быть приложены дополнительные материалы, отчеты, справки и т.д.
• Окончание: Подпись отправителя и дата составления.

Служебные записки используются для организации внутреннего обмена информацией, координации действий, передачи информации о необходимых мерах или решениях, а также для управления текущей работой и задачами внутри организации. Они облегчают процессы принятия решений и координации действий между сотрудниками различных отделов и звеньев управления.

Темы и виды служебных записок

Служебные записки могут быть написаны на разнообразные темы, связанные с организационными вопросами, деятельностью предприятия, управлением, информационными запросами и другими внутренними вопросами. Некоторые из общих тем, на которые составляются служебные записки, включают:

• Информационные уведомления: Распространение информации о различных событиях, изменениях, новостях, праздниках и т.д.
• Запросы на предоставление информации: Запросы на получение справок, отчетов, данных, статистики и другой информации.
• Просьбы о предоставлении разрешений: Запросы на выдачу разрешений, разрешительных документов или согласований.
• Предложения и идеи: Предложения по улучшению работы организации, новых проектов, идей и т.д.
• Заявления и обращения: Обращения по внутренним вопросам, просьбы о рассмотрении определенных вопросов или проблем.
• Отчеты о выполненных работах: Информирование о результатах выполненных задач, проектов или мероприятий.
• Распоряжения и указания: Выдача указаний, приказов, распоряжений относительно определенных действий или задач.
• Согласования и координация: Согласование определенных действий, планов или решений между различными структурными подразделениями.
• Замечания и предупреждения: Выражение замечаний или предупреждений в отношении определенных ситуаций.

Виды служебных записок могут различаться в зависимости от специфики организации или учреждения, а также особенностей внутренних процессов. Однако основные виды служебных записок включают:

• Внутренние записки: Передаются исключительно внутри организации и не предназначены для внешнего обмена.
• Внешние записки: Отправляются для передачи информации или запросов внешним организациям, партнерам или учреждениям.
• Служебные записки с приложениями: Когда к записке прилагаются дополнительные материалы, отчеты или документы.
• Записки на исполнение: Записки, в которых выдается распоряжение на выполнение определенных задач или действий.
• Конфиденциальные записки: Записки, содержащие информацию, которую необходимо обрабатывать с особой осторожностью и ограничивать доступ к ним.

Это лишь небольшой перечень возможных тем и видов служебных записок, и они могут меняться в соответствии с конкретными потребностями и правилами организации. В конце статьи мы проводим таблицу с различными темами служебных записок.

Варианты служебных записок (примеры)

Простая служебная записка

Дата: 24 июля 2023

От: Иванов Иван Иванович, Главный специалист

Кому: Петров Петр Петрович, Директор

Уважаемый Петр Петрович,

Прошу рассмотреть возможность закупки новых офисных принадлежностей.

С уважением,

Иванов Иван Иванович

Служебная записка о согласовании

Дата: 24 июля 2023

От: Сидорова Елена Александровна, Руководитель отдела

Кому: Иванов Иван Иванович, Главный специалист

Уважаемый Иван Иванович,

Прошу Вас согласовать расходы на обучение сотрудника Петрова Андрея Сергеевича в рамках специализированного курса по маркетингу.

С уважением,

Сидорова Елена Александровна

Служебная записка с приложением

Дата: 24 июля 2023

От: Козлов Максим Алексеевич, Менеджер проекта

Кому: Смирнова Ольга Павловна, Директор проекта

Уважаемая Ольга Павловна,

В приложении к данной записке предоставляются результаты анализа рынка по продукту “A”. Прошу ознакомиться и принять решение по стратегии продвижения нашего продукта.

С уважением,

Козлов Максим Алексеевич

Служебная записка о проведении совещания

Дата: 24 июля 2023

От: Петров Павел Викторович, Руководитель отдела продаж

Кому: Васильева Елена Сергеевна, Генеральный директор

Уважаемая Елена Сергеевна,

Прошу назначить совещание на следующей неделе для обсуждения текущих планов продаж и итогов работы отдела за прошедший квартал.

С уважением,

Петров Павел Викторович

Записка о выдаче разрешения

Дата: 24 июля 2023

От: Иванова Анна Михайловна, Специалист по кадрам

Кому: Сидорова Ольга Александровна, Сотрудник

Уважаемая Ольга Александровна,

Выдается разрешение на использование корпоративного автомобиля для служебных поездок в связи с вашим назначением на ответственное задание в г. Новый Город.

С уважением,

Иванова Анна Михайловна

Записка о назначении совещания

Дата: 24 июля 2023

От: Петрова Екатерина Николаевна, Руководитель отдела производства

Кому: Всем подразделениям

Уважаемые коллеги,

Прошу всех подразделений принять участие в совещании, которое состоится 30 июля в 10:00 в конференц-зале нашего офиса. Обсудим текущие вопросы по производству и планы на следующий квартал.

С уважением,

Петрова Екатерина Николаевна

Записка о переносе сроков

Дата: 24 июля 2023

От: Смирнов Игорь Васильевич, Менеджер проекта

Кому: Григорьев Алексей Владимирович, Руководитель проекта

Уважаемый Алексей Владимирович,

В связи с непредвиденными обстоятельствами и задержками в поставке материалов, прошу разрешить перенести сроки выполнения проекта на 2 недели.

С уважением,

Смирнов Игорь Васильевич

Записка об отпуске

Дата: 24 июля 2023

От: Николаева Мария Александровна, Бухгалтер

Кому: Сидорова Елена Александровна, Руководитель отдела

Уважаемая Елена Александровна,

Прошу предоставить мне отпуск с 10 августа по 25 августа 2023 года включительно. Все необходимые дела будут переданы вовремя и заранее.

С уважением,

Николаева Мария Александровна

Записка о проведении тренинга

Дата: 24 июля 2023

От: Иванова Анна Михайловна, Руководитель отдела персонала

Кому: Всем сотрудникам

Уважаемые коллеги,

Объявляется тренинг по улучшению коммуникационных навыков, который состоится 15 августа в 14:00 в зале конференций. Прошу всех заинтересованных принять участие.

С уважением,

Иванова Анна Михайловна

Служебная записка в электронном виде

Во многих организациях можно составлять служебные записки в электронном виде.

Вот некоторые рекомендации по составлению служебных записок в электронном виде:

• Выберите удобный текстовый редактор: Для создания служебных записок в электронном виде используйте текстовые редакторы, такие как Microsoft Word, Google Docs, или другие программы, которые предоставляют возможность работы с документами в формате .doc, .docx или .pdf.
• Создайте шаблон: Если у вас часто возникает необходимость писать служебные записки с однотипным содержанием, создайте шаблон, чтобы избежать повторения одних и тех же элементов каждый раз заново. В шаблоне может быть предопределенный формат, заголовок, даты и другие общие данные.
• Укажите адресата и отправителя: В начале записки укажите ФИО и должность адресата (кому направляется записка) и отправителя (от кого написана записка).
• Укажите дату: Дата составления записки всегда должна присутствовать.
• Приведите содержание: Изложите содержание записки четко и лаконично. Укажите цель, проблему или вопрос, на который требуется ответ или действие.
• Форматируйте текст: Используйте абзацы и список, чтобы сделать текст более читаемым. Выделите ключевые фразы или идеи жирным или курсивом.
• Подпишитесь: После основного текста добавьте свою подпись и должность.
• Вложения и ссылки: Если в записку нужно включить дополнительные материалы (вложения, ссылки, документы), укажите это в самой записке или добавьте соответствующие ссылки или прикрепите файлы.
• Редактура и проверка: Перед отправкой важно проверить записку на ошибки и опечатки, чтобы избежать недопониманий.
• Электронная подпись: В некоторых случаях, в зависимости от правил и стандартов вашей организации или страны, может потребоваться добавить электронную подпись или специальную маркировку.
• Сохраните в нужном формате: После завершения составления, сохраните записку в нужном формате (например, .doc, .docx, или .pdf) и отправьте получателю по электронной почте или через другой выбранный канал связи.

Дополнительные темы для служебных записок