Ст. 2, ст. 14 СК РФ определяют понятие «близких родственников». К ним причисляются муж и жена, мать и отец, дети, дедушки и бабушки, внуки, сестры и братья. Но работодатель вправе увеличить этот список, внеся в него других родственников, со смертью которых работнику конкретно в этой компании будут предоставлены дни отпуска на похороны. В этом случае он фиксирует свои изменения в ЛНА. А сократить базовый список, указанный в СК РФ, он не может.
Если у сотрудника умер неблизкий родственник, а работодатель не увеличивал стандартный список по закону, то предоставить работнику отпуск он может, но не обязан. То же самое касается смерти человека, который вообще не приходится родственником сотруднику.
При каждой смерти близкого родственника сотрудник вправе претендовать на отгул. В случае с неблизким родственником частота предоставления отгула остается на усмотрение работодателя.
Внимание!
Если у сотрудника есть отгулы за время, которое было отработано ранее, то он может использовать их.
Сколько длится отпуск в связи с похоронами
В обще порядке продолжительность отпуска на похороны близкого родственника (ст. 128 ТК РФ) составляет до 5 календарных дней. Но у сотрудника может умереть неблизкий родственник. Тогда работодатель рассчитывает то, сколько дней отпуска на похороны он готов предоставить, самостоятельно. Он может согласиться отпустить сотрудника на один день, который выпадает на дату проведения траурной церемонии.
Как оформить отгул
Для того чтобы на законных основаниях уйти в отпуск на похороны родственника, сотрудник составляет заявление по следующему образцу:
Если работник просит работодателя оформить отпуск не по Трудовому кодексу (например, когда умер неблизкий родственник), то в заявлении можно указать следующее: Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы с 15.03.2024 на один календарный день в связи с семейными обстоятельствами.
Пример заявления
Какие документы необходимо предоставить
Сотрудник должен предоставить работодателю копию свидетельства о смерти своего родственника. Можно приложить копию к заявлению или принести ее через несколько дней.
Работодатель вправе запросить документы, которые подтверждают родство сотрудника с умершим родственником. В качестве таких документов могут выступать свидетельство о рождении, о браке. Если работодатель предоставляет сотруднику отпуск не по ТК РФ, а по личному усмотрению, то он может не запрашивать с него копию свидетельства о смерти.
Оформление приказа на отпуск
Как только сотрудник передал работодателю заявление, тот должен оформить приказ на отпуск. Составляется приказ на предоставление отпуска без сохранения зарплаты. Причину ухода сотрудника в отпуск указывать не нужно. Используется унифицированная форма № Т-6.
Образец приказа
Работодатель вправе создать свою форму приказа на отпуск. Она должна быть в приложении к учетной политике.
Также важно грамотно отразить отгул в табеле учета рабочего времени. Если отпуск положен по ТК РФ, то нужен код «ОЗ» или 17. Если же работодатель предоставил сотруднику отпуск по своей инициативе, необходимо применить код «ДО» или «16». Альтернативный вариант – «ДБ» или «18».
Отпуск без сохранения зарплаты в связи с похоронами не указывается в графике отпусков. Информация о нем указывается в разделе VIII «Отпуск» Личной карточки подчиненного.
Ответственность за нарушение законодательства
Если работодатель отказался предоставлять подчиненному неоплачиваемый отгул, следует направить жалобу в трудовую инспекцию. Если обстоятельства подтвердятся, то работодатель столкнется со штрафом. Сумма штрафа для организаций составляет 30-50 тыс. р., для должностных лиц и ИП – 1-5 тыс. р.
Обязательна ли матпомощь
Если сотрудник потерял близкого родственника, работодатель вправе поддержать его материально. Оплачиваемый отпуск на похороны – это его право, а не обязанность. Возможность такой помощи должна быть указана в ЛНА или в коллективном договоре.
Чтобы получить матпомощь, сотрудник должен составить заявление.
Пример:
- К заявлению прикладываются свидетельство о смерти документы, доказывающие родство с умершим родственником.
- Срок подачи такого заявления должен быть указан в ЛНА или в коллективном договоре. Работодатель может установить, чтобы заявление о матпомощи предоставлялось в течение двух недель с даты смерти родственника.
- Срок перечисления матпомощи остается на усмотрении работодателя. Пример: матпомощь перечисляется работнику в очередную зарплату. Эти сроки рекомендуется тоже указать в ЛНА или в коллективном договоре.
НДФЛ
Единовременная матпомощь, которую получает сотрудник по причине смерти члена семьи, не облагается НДФЛ. Это указано в п. 8 ст. 217 НК РФ. К членам семьи причисляются супруги, родители и дети. При этом Налоговый кодекс не освобождает от налогообложения матпомощь, выплачиваемую в связи со смертью другого близкого родственника.
Работодателю рекомендуется исчислить и удержать НДФЛ с сумм, которые были перечислены не членам семьи. Если он окажет сотруднику матпомощь, которая облагается в общем порядке, но не уплатит налог, то у проверяющих могут возникнуть дополнительные вопросы.
Страховые взносы
С матпомощи, которую получает сотрудник в связи со смертью члена семьи, не взыскиваются страховые взносы. Если, например, у работника умерла бабушка, то с перечисленной ему матпомощи следует включить перевод в базу по страховым взносам с учетом необлагаемого лимита.
Но можно рискнуть и не обложить взносами матпомощь. Если дело дойдет до суда, достаточно сообщить уполномоченным органам, что выплата не связана с трудовыми заслугами сотрудника.
Судебная практика
Сотрудница обратилась к работодателю с просьбой предоставить ей неоплачиваемый отпуск на похороны определенного человека (не родственника). Руководитель устно согласился, однако не оформил отпуск должным образом. Женщина уехала на похороны, а когда вернулась на работу, то ее уволили за прогул. Сотрудница посчитала увольнение незаконным и инициировала судебное разбирательство.
Суды первых трех инстанций встали на сторону руководителя, поскольку оформленных документов, свидетельствовавших о предоставлении женщине отпуска, не было. Они посчитали, что у истицы не было оснований для отсутствия на рабочем месте, поэтому ее увольнение стало законным.
Однако Верховный Суд РФ (Определение Верховного Суда РФ от 22 июня 2020 г. № 13-КГ20-1-К2) отменил их решения, указав на то, что работодатель злоупотребил своим правом. Он устно одобрил отпуск, однако не оформил приказ. При этом в данной организации сотрудникам было достаточно получить разрешение гендира, чтобы уйти в отпуск. К тому же сотрудница подала заявление о предоставлении отпуска за два дня до его начала. У руководителя было время на то, чтобы проинформировать женщину об отказе в предоставлении отпуска, однако он это не сделал. Дело было отправлено на повторное рассмотрение.
Подводим итоги
Потеря родного человека – тяжелая утрата. Каждый сотрудник вправе уйти на неоплачиваемый отпуск на похороны близкого родственника.
Продолжительность отгула – до пяти дней. Работнику потребуется составить заявление и приложить к нему пакет документов (свидетельство о смерти, документы о родстве – например, свидетельство о регистрации супружеского союза).
Работодатель может предоставить неоплачиваемый отпуск и на похороны неблизкого родственника.
В некоторых ситуациях сотруднику полагается матпомощь, которая облагается НДФЛ и страховыми взносами.
Данная статья является объектом авторского права и запрещена к перепечатке СМИ и информационными ресурсами. Редакция портала “Бухгуру” отслеживает факты перепечатки материалов.