Смотрите также
×
Зачем и как составляется отчет о работе…
Автор:

Какой должна быть номенклатура дел профсоюзного комитета

Общий порядок ведения документации в профсоюзе определяет номенклатура дел профсоюзной организации. Процедуру ее составления, а также формирования папок с документами это общественное объединение работников утверждает самостоятельно. Однако при этом необходимо придерживаться общих требований к порядку составления документов и обеспечения их сохранности.

Что такое номенклатура дел профсоюза и какие документы в нее включают

Под номенклатурой дел профсоюзного комитета понимают систематизированный, сгруппированный список дел с указанием периодов обеспечения их сохранности, сформированный по определенной форме. Она служит целям обеспечения учета, хранения и быстрого поиска документов. Как правило, ввиду своего положения ответственность за правильное ведение и сохранность дел в такой общественной организации несет ее председатель.

Номенклатуру дел утверждает профком на весь период его работы.

Требования к номенклатуре дел профсоюза

При составлении номенклатуры дел профсоюзной организации следует руководствоваться требованиями, изложенными в методических рекомендациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Организация закрепляет конкретные правила ее составления в инструкции по делопроизводству.

Номенклатуру формируют на основе анализа состава и содержания документации конкретной профсоюзной организации. В ходе ее подготовки изучают:

  • устав профсоюза, его положения;
  • штатную структуру;
  • номенклатуру дел за предыдущие периоды;
  • описи дел, уже хранящиеся в архиве;
  • типовые перечни документации со сроками ее хранения;
  • примерные номенклатуры дел, приведенные в справочных системах и методических рекомендациях;
  • нормативные акты, устанавливающие сроки хранения документов.

Номенклатуру в большинстве случаев составляют и согласовывают в последнем квартале года на определенный промежуток времени и пересматривают в случае существенных изменений в документообороте, но не реже чем 1 раз в 5 лет. В течение года её можно уточнять и вносить поправки. По итогам года в ней регистрируют данные о количестве заведенных дел по категориям сроков хранения.

Порядок составления номенклатуры дел

Единого утвержденного порядка составления номенклатуры дел нет. Примерная последовательность шагов приведена на схеме ниже.

В номенклатуру включают все документы, в том числе журналы регистрации. Составленная номенклатура дел после утверждения профкомом должна быть доведена до сведения всех заинтересованных лиц.

В номенклатуру дел не включают брошюры, проспекты, печатные информационные издания профсоюза.

Каждое дело должно иметь индекс, порядок составления которого законодательно не установлен. На практике он содержит буквенный и/или числовой шифр комиссии профкома, которая составляет документы, и цифровой номер через дефис.

Наименование дела должно быть четким и отражать содержание документов, включаемых в него.

Названия разделов и заголовки дел располагают в номенклатуре в соответствии с их важностью. Сначала идут организационные, потом распорядительные, а потом информационно-справочные документы.

По окончании срока полномочий профкома и, соответственно, периода действия номенклатуры дел в ней указывают итоговое количество дел в разбивке по срокам хранения. Эту запись заверяют подписью лица, ответственного за делопроизводство (чаще всего – председателя профсоюза).