Что выдать обязательно, а что желательно
В ст. 84.1 ТК РФ прямо предусмотрена выдача трудовой книжки и копий документов, связанных с выполнением должностных обязанностей, – в последний рабочий день. Однако некоторые бумаги наниматель обязан предоставить в любом случае, а остальную часть – при поступлении письменного требования работника.
Все документы должны содержать только данные конкретного сотрудника, поэтому СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздел 3 РСВ предоставляют форме отдельных выписок.
Также справку о зарплате при увольнении для расчета пособия по нетрудоспособности, справку о доходах и уплаченных налогах, среднем заработке составляют только с данными сотрудника, которому они предоставлены.
Подтверждение получения всех указанных документов трудящимся – его роспись в специальном журнале или письменной описи. Копии иных документов так же передают только в части, содержащей сведения о конкретном сотруднике.
Образцы типовых справок об увольнении, о доходах, налоге и среднем заработке можно найти в нашей статье «Какие справки выдают при увольнении работника».
А в этом материале мы дополним базу образцов тем, как нужно составлять справки по формам персучета:
Все передаваемые копии выписок, приказов, форм должны быть заверены по следующей схеме:
- после реквизита «Подпись» на копии документа ставят слово «Верно»;
- ниже – наименование должности, подпись и расшифровка ответственного работника;
- еще ниже – дата выдачи копии;
- печать организации.
Сроки выдачи документов при увольнении
Все указанные выше справки и копии, запрошенные в день увольнения, должны быть предоставлены сотруднику в последний день его работы. Если он по каким-либо причинам не явился на рабочее место на дату увольнения, его следует в тот же день письменно уведомить о необходимости прийти за той частью справок, которые обязательны к выдаче. Сделать это можно путем отправки на его адрес заказного письма с уведомлением о вручении.
Также сотруднику, если он не желает приходить сам, нужно предложить дать письменное согласие на пересылку всех указанных справок по почте.
Если работник позднее явится сам, документы должны быть переданы ему в течение 3-х рабочих дней с момента его письменного обращения за ними (ст. 62 ТК РФ).
СОВЕТ
Для предотвращения споров о своевременности предоставления документов при увольнении рекомендуем фиксировать дату поступления соответствующего заявления от работника. Это можно сделать в специальном журнале входящей корреспонденции.
Кроме того, у бывшего сотрудника есть право требовать предоставления копий указанных документов и после увольнения, в том числе повторно. За отказ в предоставлении документов нанимателю грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ, так как это расценивается как нарушение трудовых прав работника.