Как в 2024 году оформить командировку: инструкция

Гарантии и компенсации при направлении персонала в командировки

Трудовое законодательство гарантирует возмещение произведенных расходов согласно регламентируемому перечню ст. 166-168 ТК РФ, включающему:

Фактические затраты на проезд, подтвержденные документально при использовании:

• железнодорожного транспорта – выписками из АСУ пассажирскими перевозками по железной дороге, контрольными купонами и проездными документами на поезда;
• авиарейсов – маршрутными квитанциями и посадочными талонами с отметками о прохождении досмотра;
• автотранспорта – билетами, фискальными чеками или квитанциями, содержащими обязательные реквизиты перевозчика.

Затраты по найму жилого помещения. Подтверждающими документами выступают:

• при размещении в гостиничном комплексе – счета на оплату с указанием индивидуальных сведений представителей гостиничного бизнеса, спектра предоставляемых услуг, цены за сутки и полной стоимости;
• при проживании в частном секторе – договоры найма, содержащие персонифицированные данные предоставляющей жилье стороны, квитанции, чеки или расписки арендодателей в получении денежных средств.

Прочие расходы, необходимые для исполнения поручения, произведенные при согласовании с администрацией. Например, при использовании автомобиля в командировке следует приложить:

• арендованного – договор аренды, акт приема-передачи авто, чеки на горюче-смазочные материалы;
• личного – путевые листы с указанием маршрута, километража для приобретения и списания бензина по нормам.

Суточные – возмещаемые затраты на пребывание в ином населенном пункте за каждой день поездки, включая период нахождения в пути. Наряду с рабочими оплачиваются выходные и праздники, но предельный размер за каждые сутки, освобождающий от начисления НДФЛ, не может превышать:

• 700 рублей – при поездках по территории РФ;
• 2500 рублей – при командировках в зарубежье.

Пошаговая инструкция при оформлении командировки в 2024 году

Издание приказа с определением условий поездки

Перед направлением работника в служебную поездку необходимо убедиться в отсутствии категории в запретном перечне и заручиться согласием сотрудника при условии его обязательности (ст. 167, 259 ТК РФ). В издаваемом распоряжении унифицированной формы Т-9 (для одного сотрудника), Т-9а (для нескольких лиц) или самостоятельно разработанном бланке следует отразить:

1. ФИО, занимаемую должность командированного лица и цель поездки. Поставленная цель должна соответствовать возможности достижения конкретного работника.
2. Срок поездки. Ограничения по периоду командирования на законодательном уровне не установлены. При необходимости время пребывания можно продлить, а при досрочном выполнении поручения сократить.
3. Место назначения с указанием местонахождения принимающей стороны или проведения мероприятия. Фиксации только названия компании без адреса будет недостаточно, как и формулировки о поиске контрагентов без конкретики.
4. Задание, которое сотруднику предстоит выполнить. Расплывчатые фразы типа «решения производственных вопросов» могут быть не приняты налоговиками из-за возникновения сомнений в необходимости и целесообразности поездки.
5. Источник финансирования. Оплатить расходы вправе направляющая и принимающая сторона. Например, если специалист командируется для оказания помощи в настройке оборудования или обучения новым методам работы персонал, то затраты связаны с деятельностью приглашающей компании.

Внимание!

Вследствие исключения с 08.01.2015 года командировочных удостоверений и служебных заданий из числа обязательных документов (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 года № 1595), повысилась значимость приказа. Распорядительный документ должен конкретизировать цель и устанавливать разумные сроки для выполнения, способные убедить налоговиков в направленности отраженных в учете расходов на получение прибыли.

Также см. “Образец приказа о направлении в командировку“. 

Выплата аванса на командировку подотчетному лицу

При командировании специалиста компания обязана авансировать предстоящие расходы. Основание для расчета суммы аванса – изданный приказ. При определении предварительного размера помимо стоимости проезда нужно учесть:

1. Суточные. Предприятие вправе регулировать законодательно установленный размер как в сторону уменьшения, так и увеличения от предельного показателя. Для расчета нужно фиксированную величину для конкретного работника умножить на продолжительность поездки.
2. Место назначения. Поездка по территории страны обойдется дешевле посещения зарубежья не только из-за размера суточных, но и вследствие дополнительных издержек, касающихся оформления загранпаспорта, визы и оплаты транзитных и консульских сборов.
3. Дополнительные издержки. Среди них могут быть покрытие расходов на приобретении ГСМ при поездке на личном автомобиле либо на аренду транспорта при необходимости постоянного перемещения.

К СВЕДЕНИЮ

Сроки выдачи авансов не установлены на законодательном уровне. Формально выплатить деньги можно сразу после издания приказа, однако выплата после начала командировки способствует начислению компенсации за задержку аналогично просрочке зарплаты.

Осуществить выплату можно из кассы предприятия, перечислением на личную карточку сотрудника либо корпоративную карту субъекта хозяйствования, предназначенную для использования в служебных целях.

Табулирование рабочего времени в период поездки

Приходящиеся на период командировки дни нужно помечать предусмотренным буквенным или цифровым кодом. Указание шифров свидетельствует о привлечении к труду вне рабочего места (Письмо Минтруда РФ от 14.02.2013 года № 14-2-291):

• «К» или «06» – в стандартном режиме согласно графику командировавшей стороны;
• «РВ» или «03» дополнительно – в выходной или праздничный день.

К СВЕДЕНИЮ

Табулирование служит основанием для оплаты по двойному тарифу труда в нерабочее время либо предоставления дополнительного дня отдыха

Составление и утверждение авансового отчета

В течение трех рабочих дней с момента возвращения командированный работник должен представить авансовый отчет на унифицированном бланке АО-1 или разработанной компанией форме. К отчету нужно приложить подтверждающие документы, включая:

• проездные билеты;
• гостиничные счета за проживание;
• квитанции на уплату пошлин и комиссионных сборов;
• кассовые и товарные чеки по произведенным тратам;
• квитанции электронных терминалов, включая операции по обмену валют;
• документацию на провоз багажа и оплату камер хранения.

При отсутствии подтверждающих первичных документов либо при использовании личного, служебного или арендованного транспорта работник составляет служебную записку  (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 года № 749).

В записке отражается информация о фактическом нахождении в месте командирования в конкретный период с приложением подтверждения принимающей стороны. В качестве оправдательных документов при передвижении на автомобиле прилагаются путевые листы и чеки автозаправочных станций.

ВАЖНО

После заполнения сотрудником и проверки бухгалтером руководитель должен утвердить авансовый отчет. Дата утверждения – основание для отражения в составе внереализационных и прочих расходов в учете и окончательного расчета с подотчетным лицом.  Отсутствие утверждающей подписи руководителя делает спорным признание затрат в целях налогообложения (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пример расчета и отражения в учете командировочных расходов

Бухгалтерский учет расходов по командировке представлен в таблице:

Принять к налоговому учету можно расходы по документам, содержащим все обязательные реквизиты с указанием дат и расшифровки товарных позиций. Сверхлимитные суточные включаются в пределах лимита, а оставшаяся часть компенсируется собственными источниками субъекта хозяйствования.