Какие документы запросить у работника с ЭТК
Запросите стандартный комплект документов при приеме на работу (в зависимости от ситуации и должности):
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
- документ об образовании, квалификации (если требуется по должности);
- СНИЛС (номер индивидуального лицевого счета), если он есть у работника;
- при необходимости — дополнительные документы, предусмотренные законом для отдельных видов работ (например, справка об отсутствии судимости и т.п.).
По «трудовой книжке» возможны варианты:
- Если у работника ЭТК — вместо бумажной трудовой он может предоставить сведения о трудовой деятельности: СТД-Р (от предыдущего работодателя) и/или СТД-СФР (выписка из СФР, обычно через госуслуги или МФЦ).
- Если у работника бумажная трудовая сохранялась (он не переходил полностью на ЭТК) — она может быть предъявлена в обычном порядке, и тогда ведение бумажной книжки продолжается по правилам работодателя.
- Если работник впервые устраивается на работу — бумажная трудовая, как правило, не оформляется, учет ведется электронно.
Чем отличаются СТД-Р и СТД-СФР
- СТД-Р — сведения о трудовой деятельности у конкретного работодателя (выдает работодатель; при увольнении — обязательно, по запросу — в срок, установленный законом).
- СТД-СФР — выписка из информационных ресурсов СФР, как правило, с данными по трудовой истории (удобна, если нужно подтвердить предыдущие места работы).
Порядок приема на работу сотрудника с ЭТК: пошагово
- Соберите документы и проверьте корректность персональных данных (ФИО, дата рождения, паспортные данные, СНИЛС при наличии).
- Заключите трудовой договор (два экземпляра) и при необходимости соглашение об испытании, материальной ответственности и т.д.
- Ознакомьте сотрудника с локальными актами (ПВТР, положения об оплате труда, охрана труда, обработка персональных данных и т.п.) под подпись до начала работы.
- Издайте приказ о приеме (по форме работодателя или по Т-1) и ознакомьте работника под подпись.
- Передайте сведения о приеме в СФР через отчетность работодателя (ЕФС-1, раздел 1, подраздел 1.1) в установленный срок.
- Организуйте кадровое сопровождение: личное дело (если ведете), табельный учет, настройку выплат и доступов, инструктажи по охране труда.
ЕФС-1 при приеме: что важно учесть
При приеме нового сотрудника подаются сведения о кадровом мероприятии «Прием». В большинстве случаев работодателю нужно заполнить титульный лист и подразделы, связанные со сведениями о трудовой деятельности (раздел 1, подраздел 1.1). Срок подачи — по правилу «не позднее следующего рабочего дня» после оформления кадрового документа о приеме.
Что делать с бумажной трудовой, если она есть
- Если работник продолжает вести бумажную трудовую (не переходил полностью на ЭТК) — работодатель принимает ее на хранение и ведет записи по общим правилам.
- Если работник ранее перешел на ЭТК и бумажная трудовая находится у него на руках — как правило, ее не принимают на хранение обратно: она остается у владельца, а учет ведется электронно.
Если сотрудник хочет перейти на ЭТК
Если у работника сохранялась бумажная трудовая, но он хочет перейти на электронный учет, оформляют заявление работника и далее ведут сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Бумажная трудовая остается у работника.
Образцы формулировок
Заявление работника о предоставлении сведений о трудовой деятельности
Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) за период работы в организации. Дата, подпись, расшифровка
Заявление о переходе на электронный учет сведений о трудовой деятельности
Прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде. Бумажную трудовую книжку прошу выдать мне на руки. Дата, подпись, расшифровка
Частые вопросы
Нужно ли требовать СТД-СФР при приеме?
Строгой «обязаловки» именно на СТД-СФР обычно нет: для приема важнее соблюсти перечень обязательных документов и корректно оформить кадровые документы. Но СТД-СФР может помочь подтвердить предыдущий опыт и периоды работы, если это критично для должности или внутренних процедур.
В какие сроки выдавать СТД-Р действующему сотруднику?
Если сотрудник запросил сведения о трудовой деятельности у работодателя, СТД-Р выдают в установленный срок (обычно в течение трех рабочих дней со дня заявления). При увольнении — выдают обязательно.