График отпусков на 2025 год: как его правильно составить и утвердить

СКАЧАТЬ ФОРМУ ГРАФИКА ОТПУСКОВ НА 2025 ГОД В ФОРМАТЕ EXCEL

Что представляет собой график отпусков?

Время и продолжительность рабочих отпусков обсуждается с наемным работником при подписании трудового договора. В содержании договора указывается продолжительность оплачиваемого предприятием ежегодного отдыха, независимо от отрабатываемых часов по рабочей ставке.

График отпусков считается обязательным для всех организаций, кроме микро предприятий, и составляется на основании требований ст. 123 ТК РФ. Документ формируют в столбцах Excel по собранным данным о сотрудниках: льготы, дополнительные дни для отдыха, возраст, дети, семейные обстоятельства, пожелания сотрудников.

Особых требований к форме графика нет – она произвольная. Но на практике чаще всего пользуются удобной формой Т-7. Документ обсуждают и принимают ответственные лица (бухгалтер, кадровик), которые согласовывают его с руководством.

В отпускном графике есть все необходимые реквизиты и даты: принятия, действия. Трудовое законодательство допускает внесение изменений в документ на протяжении календарного года, если это продиктовано производственной необходимостью или текущими обстоятельствами.

Форма Т-7 или произвольный тип документа об отпусках подписывается, помимо ответственных лиц, руководителем предприятия и председателем профкома, если он предусмотрен Уставом организации. Они утверждают график отпусков и следят за его исполнением.

По трудовым нормам, ежегодный отпуск составляет не менее 28 календарных дней. На отдельных предприятиях с тяжелыми условиями труда этот срок увеличивается. Отпускные периоды можно разделять, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Утвержденные сроки ежегодного отпуска доводятся до сведения всех сотрудников.

Составленный график служит гарантией того, что положенный оплачиваемый работнику отпуск будет предоставлен в строго оговоренные сроки, а работодатель сможет использовать документ в качестве инструмента управления рабочим временем и коллективной загрузки.

Правила оформления документа

График отпусков отражает поочередное движение сотрудников – рабочий график/положенный отдых. Документ продумывают таким образом, чтобы предприятие функционировало в постоянном режиме, а в коллективе была взаимозаменяемость: одни сотрудники отдыхали и восстанавливались, а другие трудились. Цель графика – помощь в планировании рабочего года с обеспечением непрерывности процесса на предприятии.

В форму Т-7 вносят следующие сведения о персонале:

• ФИО.
• Должность.
• Начало и окончание отпуска (даты).
• Продолжительность.
• Подпись руководителя.

При составлении документа обязательно учитывают льготные категории: молодые специалисты, беременные женщины, сотрудники с детьми и т.д., которым предоставляют дополнительные гарантии в отношении выбора времени на положенный ежегодный отдых.

Сведения про изменения в графиках отпусков 2025 г.

Работники в течение календарного года могут трудоустраиваться, увольняться, болеть, уходить в декрет, отправляться в длительные командировки, поэтому практика внесения изменений в текущий график отпусков не противоречит законодательству.

Изменения в уже утвержденный документ вносятся только с согласия работника, и должны быть закреплены приказом по предприятию. Работодатель приходит к соглашению с сотрудником, с учетом производственных нужд.

В 2025 г. в бухгалтерии и кадровом учете по отпускным графикам ожидается ряд таких изменений:

• Кроме обязательной формы графика отпусков Т-7, организациям разрешается составление и утверждение собственного документа.
• Производственный календарь и переносы выходных должны формироваться с учетом установленных Правительством государственных праздников, что повлияет на расчет отпускных и график рабочих дней. Известно, что выходные 4 и 5 января будут перенесены на 2 мая и 31 декабря.
• Отказ от графика отпусков, по желанию руководства, разрешен только микро предприятиям и ИП, сведения по которым можно узнать в реестре ФНС. Уточнить данный вопрос можно у налогового инспектора. Микро предприятия предоставляют рабочий отпуск членам коллектива, на основании письменных соглашений работника с работодателем.
• Согласование документа с профсоюзом требуется организациям, на которых он есть. Председатель профкома дает ответ в бухгалтерию в течение 5 дней. На графике делается специальная отметка.

Бухгалтера и кадровые работники обязаны следить за актуализацией трудового и налогового законодательства, и соблюдать рекомендации, указанные в Письме № 14-2/В-321 Минтруда РФ от 27.03.2020 г.

Важные нюансы, которые нужно знать

Бухгалтер предприятия или кадровый работник, как ответственные лица, отвечающие за исполнение отпускного графика, должны также знать такие нюансы:

1. Каждому сотруднику требуется сообщить или отправить уведомление о дате отпуска за 2 недели до его начала.
2. График отпусков на год должен включать всех сотрудников: занятых по коллективному или срочному договору, привлеченных на временные работы, работающих неполный рабочий день.
3. Повторные или систематические нарушения трудового законодательства, когда отпускной график отсутствует, могут привести к закрытию предприятий – дисквалификации до трех лет, либо полному прекращению их работы.
4. Сведения о сотрудниках, планирующих уволиться в текущем году, обязательно вносят в график. Женщин, которые находятся в декретном отпуске и не планируют возвращаться на предприятие в текущий период, не вносят в документ. Всех, кто не был внесен, но вернулся, дописывают в графе ниже, после изданного руководителем приказа.
5. Использование кадрового учета в автоматическом режиме (ПО с автоматизацией) значительно упрощает процесс составления графика отпусков, позволяет контролировать его соблюдение и своевременно уведомлять об отпуске занятых сотрудников.
6. Хранение документа осуществляется в архиве организации, в течение 1 календарного года, после окончания сроков его действия. Это дает возможность предоставлять его по запросу проверяющих органов.

Ответственность за отсутствие, несоблюдение графика или не предоставление отпуска работнику в течение двух лет подряд считается административным правонарушением и приводит к огромным штрафам со стороны трудовой инспекции – до и свыше 50 000 руб.:

• от 1 000 до 20 000 руб. – для руководителей;
• до 70 000 руб. – для организаций.

Приоритетный выбор времени отпуска касается следующих категорий работников:

• Несовершеннолетние до 18 лет.
• Беременные женщины до и после декрета.
• Многодетные родители.
• Лица, воспитывающие детей с инвалидностью.
• Мужчина, жена которого в отпуске по беременности и родам.
• Совместители, которые идут в отпуск на основном рабочем месте.
• Сотрудники, которых работодатель вызвал из отпуска – они имеют право взять неиспользованную часть отдыха в любое, подходящее им время.
• Ветераны боевых действий.
• Люди, подвергшиеся радиации из-за катастроф.
• Доноры крови РФ, награжденные нагрудным почетным знаком.
• Герои труда, полные кавалеры ордена Трудовой Славы, Герои СССР и РФ.
• Супруги военнослужащих.

Правильное составление и утверждение документа позволит избежать споров и конфликтов с работниками, а также штрафов со стороны проверяющих органов. Образец графика отпусков на 2025 год можно скачать на сайте.

Штраф за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрена ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ) — предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
• на предпринимателей — от 1 000 до 5 000 руб.;
• на юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от одного года до трех лет;
• для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
• для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.