СКАЧАТЬ УНИВЕРСАЛЬНЫЙ БЛАНК ГРАФИКА ОТПУСКОВ
СКАЧАТЬ ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ С ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ
Правила оформления и внесения изменений
Любой работающий гражданин РФ имеет право на оплачиваемый отдых. Утверждение графика отпусков – прямая обязанность работодателя (ст. 123 ТК). Предприятию важен непрерывный рабочий процесс, а работнику – заблаговременное планирование отпускных поездок. График на 20024 год должен содержать важную информацию об очередности предоставления оплачиваемых отпусков между сотрудниками, с указанием месяцев и дней.
Точное обозначение дат начала и конца отдыха подтверждается изданным приказом по предприятию. В документ унифицированной или собственной, разработанной формы организации вносят сведения обо всех сотрудниках, трудоустроенных официально до 16.12.23 г. Работодатель подписью и печатью (при наличии) официально утверждает график отпусков.
Также см. “Приказ об утверждении графика отпусков на 2024 год“.
В документе (графике) указывают сотрудников всех подразделений, льготников, а также тех, кто планирует увольняться в январе/феврале 2024 г. В действующий график в течение всего года могут вноситься изменения. Зависят они от необходимости корректировки рабочего процесса или возникшей внезапно временной нетрудоспособности работника.
Сотрудники, принятые на предприятие после 16.12.2023 г., отправляются в отпуск отдельным приказом, через 6 месяцев с дня выхода на рабочее место (ст. 122 ТК), кроме некоторой льготной категории:
- Несовершеннолетние (ст. 267 ТК).
- Совместители (ст. 286).
- Усыновители ребенка до 3-х мес.
- Женщины после декрета или беременные.
- Супруги военнослужащих.
При подготовке документа обязательно имеет значение согласование сроков отпускных дней, которые имеют на него право в удобное время – это:
- Почетные доноры (ст. 23 ФЗ № 125, 07.2012 г.).
- Родители 3-х и более детей, у которых младшему не исполнилось 14 лет (ст. 262.2 ТК).
- Чернобыльцы (ст. 14 Закона № 1244-1, 15.05.1991 г.).
- Мужья жен, находящихся в декретном отпуске (ст. 123 ТК).
Также см. “Дополнительные выходные по уходу за детьми-инвалидами в 2023 году“.
Отпускной период в календарных днях учитывает не только рабочие дни, но и праздничные + выходные (суббота/воскресенье). Количество отпускных дней зависит от должности, особенностей исполняемых функций, учета вредности, положенных по законодательству дополнительных дней от 5 и больше.
Разделять положенный отпуск на равные части (2 и более) можно только по инициативе работника, с условием непрерывного 14-дневного отдыха. Например, 2 недели человек отдыхает. Оставшиеся дни он может использовать в течение года, по договоренности с руководством компании.
Отсутствие графика отпусков является нарушением трудового законодательства (п. 1 ст. 5.27 КоАП).
Что должно быть отражено в графике
Процесс составления графика отпусков на 2024 год указывается в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка. Предварительной подготовкой графиков на предприятии занимаются руководители подразделений.
Затем они передают документ в кадровый отдел, для дальнейшего формирования единого документа для всех работающих отделов. В поданном документе указываются все рабочие дни, кроме праздничных и выходных.
Для грамотного составления графика отпусков проще всего воспользоваться действующим штатным расписанием, которое содержит необходимые сведения о сотруднике:
- ФИО.
- Занимаемая должность.
- Табельный номер.
- Структурный отдел.
Регламентированный ТК общеобязательный график отпусков внешне имеет вид таблицы. В первой части документа прописаны реквизиты предприятия, юридический адрес. В конце – подпись руководителя, начальника отдела кадров, представителя профкома (ст. 123 ТК), и обязательно – дата заполнения.
В содержании документа, разделенного на графы, указываются:
- Начало и конец отпуска.
- Количество положенных дней по календарю (ст. 125 ТК).
- Разделение на части (обязательные 14 дней + остальные).
Образец графика отпусков на 2024 год:
В документ можно вносить изменения, на основании заявлений работника и законных обоснований (например, справки по болезни, в тяжелых жизненных обстоятельствах, при случившемся ЧП и т.д.), по согласию между сторонами (сотрудник/руководство). Количество календарных дней ЛПА должно соответствовать положенному законом отдыху, на которое должностное лицо имеет право.
Обратите внимание Ежегодный отпуск для персонала составляет 28 дней, исключение: несовершеннолетние – 31, инвалиды – 30, работники МЧС и других спасательных служб – 30-40, занятые на вредных производствах – 42-56.
Требования к форме графика
Руководство компанией имеет законное право разработать собственную форму графика отпусков, закрепив ее в виде приложения в действующей учетной политике. Организациям разных форм собственности можно воспользоваться готовым образцом – формой № Т-7. Унифицированный документ утвержден 05.01.2004 г. Постановлением Госкомстата РФ.
Заполняется форма по графам синими или черными чернилами. В оформленном виде документ хранится 3 года (Приказ Росархива № 236, от 20.12.2019 г., п. 453).
На этапе планирования и подписания ЛПА заполняются графы 1-6. Остальные разделы – 7, 8 и 9 не заполняют. Нужные сведения вносят по мере текущих изменений и запланированного ухода сотрудников на ежегодный отдых.
Принятый график отпусков имеет приложение, в котором после ознакомления со сроками отдыха, работник должен оставить свою подпись. Приложение хранится в отделе кадров. Некоторые графики (например, форма № Т-7) имеют гриф утверждения «Ознакомлен» изначально, что упрощает процесс его подписания с указанием даты (ст. 22, 123 ТК).
Скачать готовый образец графика отпусков № Т-7 можно в любом удобном виде: MS-Word или MS-Excel. Заполненный ЛПА хранится в бухгалтерии и отделе кадров. Распечатанная копия его висит в специальном уголке для информации персонала, на видном месте. Все структурные подразделения компании имеют ксерокопии графика.
Руководство обязано сообщить (напомнить) работнику об отпуске за 2 недели до его начала (ст. 123 ТК). Если этого не произошло, сотрудник имеет право подать заявление с требованием о переносе срока на другое время.
Ознакомление работников с графиком отпусков на 2024 год
Не забудьте, что с графиком отпусков нужно ознакомить работников под роспись. Для этого удобно использовать лист ознакомления:
Внесение изменений, ответственность за отсутствие документа
Любые дополнения и изменения, касающиеся графика отпусков, отнесенных к локальным нормативным актам, нельзя заранее предугадать. Кто-то из потенциальных сотрудников может трудоустроиться, заболеть, уволиться, уйти в декрет.
Поэтому текущие изменения вносятся в графы 7-10 формы № Т-7, где отражаются:
- Фактическая дата ухода работника в отпуск (7).
- Документ, указывающий на причину переноса отпускного срока(8).
- Предположительная дата отпуска, помечаемая простым карандашом (9).
- Примечания (10).
Персоналу, который только поступил на работу, отпуск может предоставляться на основании поданного руководству заявления. ФИО новых сотрудников вносятся в графы ниже. Любые дополнения требуют соглашения сторон. Исключение составляет только производственная необходимость (ч. 3 ст. 124 ТК).
Составлением отпускного графика полностью занимаются кадровики, но без подписи и печати (при наличии) руководства документ будет считаться недействительным. Ответственность за его отсутствие грозит предприятию штрафом (ст. 5.27 КоАП). Размер взысканий определен законодательством по таким категориям (в руб.):
- 30 000-50 000 – общее для компании.
- 1 000-5 000 – ответственные должностные лица.
- 1 000-5 000 – индивидуальные предприниматели.
Внесенные изменения, даты и любые сведения, касающиеся графика отпусков подлежат учету, и вносятся в специальный табель. Для него применяют унифицированные формы № Т-12, Т-13, регламентированные Постановлением Госкомстата РФ № 1 (05.01.2004 г.).
Важные нюансы, которые нужно знать
- Идти в отпуск вне графика могут вновь трудоустроенные лица и работники со стажем, если они относятся к льготной группе. Остальной персонал, проработавший в организации более 6 месяцев, должен идти в отпуск строго по графику.
- Если при составлении ЛПА один из сотрудников будет настаивать на том, чтобы его в отпуск-2024 г. не отправляли, то, по утверждению специалистов Роструда, на данную просьбу администрация должна ответить законным отказом (ст. 124 ТК).
- Если работник увольняется в январе, тогда на него обязательно заполняется график (Письмо Минтруда РФ № 14-2/В-321, от 27.03.2020). Данное нормативное требование распространяется на всех лиц, планирующих увольняться из организации в течение года, так как на момент составления локального акта, они находятся в трудовых отношениях с компанией.
- Что касается нужности включения в график отпусков мобилизованного персонала, здесь есть нюансы. На момент мобилизации приостанавливается осуществление трудовых прав и обязанностей между сторонами, вытекающие из условий трудового договора, кроме некоторых, указанных в ст. 351.7 ТК. Данный момент касается также лиц, добровольно подписавших контракт с ВС РФ (ст. 38 ФЗ № 53, от 28.03.1998 г.). Поэтому данную категорию лиц вносить в график не нужно.