Фотография рабочего времени — это метод наблюдения и фиксации, на что фактически тратится рабочий день: работа по заданию, подготовка, обслуживание рабочего места, перерывы, простои и потери. Метод помогает обосновать нормы труда, оптимизировать процессы и убрать «узкие места». В 2026 году важно заранее определить цель наблюдения, корректно оформить документы и не превращать измерение времени в инструмент давления на сотрудников.
Что такое фотография рабочего времени
Фотография рабочего времени (ФРВ) — это фиксация затрат рабочего времени сотрудника (или группы) в течение смены/части смены с последующей расшифровкой и анализом. По сути это «снимок дня»: что делали, сколько времени заняло, где были потери.
Зачем проводят ФРВ
- Нормирование труда: подтверждение/пересмотр норм времени и норм выработки, расчет численности.
- Оптимизация процессов: выявление повторяющихся потерь, лишних согласований, ожиданий, простоев.
- Улучшение организации труда: правильное распределение функций, настройка графиков, повышение производительности.
- Обоснование изменений: подготовка аргументов для внедрения новых регламентов или перераспределения задач.
Виды фотографии рабочего времени
- Индивидуальная — наблюдают одного работника в течение смены/периода.
- Групповая — наблюдают несколько работников или участок.
- Самофотография — сотрудник фиксирует свои действия сам (удобно для офисных функций, но требует дисциплины).
- Непрерывная — фиксируют все действия подряд (самый точный формат).
- Моментные наблюдения — фиксируют состояние в случайные/заданные моменты (подходит для больших групп).
Как организовать ФРВ: пошагово
- Определите цель: нормы труда, оптимизация, выявление потерь, расчет численности. Цель влияет на форму и детализацию.
- Выберите объект и период: должность/операция/участок, смена/несколько дней, «типовой» день или пиковая нагрузка.
- Опишите перечень категорий времени, чтобы наблюдатели фиксировали одно и то же одинаково (см. раздел ниже).
- Назначьте ответственных: наблюдатель, руководитель проекта, кто собирает и обрабатывает данные.
- Оформите документы: приказ, программа наблюдения, форма таблицы (можно в бумаге или в электронном виде).
- Проведите короткий инструктаж: что фиксируем, как кодируем операции, как отмечаем перерывы, как реагируем на нестандартные ситуации.
- Проведите наблюдение: фиксируйте действия и время начала/окончания или длительность интервалов.
- Обработайте результаты: распределите по категориям, посчитайте доли, выявите потери и причины.
- Сделайте выводы: какие потери устранимы, какие требуют управленческого решения, что меняем в регламентах.
Категории затрат рабочего времени
Чтобы данные можно было сравнивать, используйте единый классификатор. Пример:
- Оперативная работа — выполнение основной трудовой функции (то, за что «платят результат»).
- Подготовительно-заключительное время — подготовка к работе и завершение (включая запуск систем, подготовку материалов, сдачу результатов).
- Обслуживание рабочего места — поддержание условий выполнения работы (настройки, уборка, техобслуживание в пределах обязанностей).
- Регламентированные перерывы — установленные перерывы (в т.ч. перерыв для отдыха и питания, технологические перерывы по правилам).
- Нерегламентированные перерывы и потери — ожидание, простои, лишние согласования, поиск информации, сбои систем, отсутствие материалов.
Какие документы оформить
Приказ о проведении фотографии рабочего времени (образец)
ПРИКАЗ о проведении фотографии рабочего времени г. ____________ «___» __________ 2026 г. № _____ В целях _______________________________________________ (например: анализа загрузки, выявления потерь рабочего времени, подготовки предложений по оптимизации процессов) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Провести фотографию рабочего времени по должности/участку ______________________ в период с «___»__________2026 по «___»__________2026. 2. Утвердить программу наблюдения (Приложение 1) и форму листа наблюдений (Приложение 2). 3. Назначить ответственными: — руководитель работ: ____________________________ (должность, ФИО) — наблюдатель(и): ________________________________ (должность, ФИО) — обработка и анализ данных: ______________________ (должность, ФИО) 4. Руководителям подразделений обеспечить организационные условия проведения наблюдений (доступ к рабочим местам/системам, предоставление информации). 5. По итогам наблюдений ответственным подготовить отчет с выводами и предложениями до «___»__________2026. 6. Контроль исполнения приказа возложить на ____________________________. Руководитель __________________ /ФИО/
Программа наблюдения (короткий шаблон)
ПРОГРАММА ФОТОГРАФИИ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ 1. Цель: _____________________________________________ 2. Объект: должность/участок/процесс __________________ 3. Период наблюдения: _________________________________ 4. Метод: непрерывная/самофотография/моментные наблюдения 5. Единицы фиксации: интервалы по ___ минут или «начало–конец» 6. Классификатор времени: (перечень категорий и кодов) 7. Правила фиксации нестандартных ситуаций: ___________ 8. Формат результатов: таблица + свод + выводы
Лист наблюдений: образец таблицы (как заполнять)
Ниже — универсальная форма. Ее можно вести как по принципу «начало–конец», так и по интервалам (например, 5–10 минут).
| № | Время (начало) | Время (конец) | Длительность, мин | Действие/операция | Категория времени | Причина (если потери) | Комментарий |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 09:00 | 09:12 | 12 | Подготовка рабочего места, запуск систем | Подготовительно-заключительное | ||
| 2 | 09:12 | 10:05 | 53 | Выполнение основной задачи (операция А) | Оперативная работа | ||
| 3 | 10:05 | 10:18 | 13 | Ожидание согласования | Потери/простой | Долгое согласование | Зависимость от руководителя |
| 4 | 10:18 | 10:30 | 12 | Перерыв | Регламентированный перерыв |
Как посчитать итоги и сделать выводы
После наблюдений сгруппируйте длительность по категориям и посчитайте долю каждой категории в смене.
Формула доли (процента) категории
Доля категории, % = (Время категории / Общее наблюдаемое время) × 100
Сводная таблица (шаблон)
| Категория | Минуты | Доля, % | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Оперативная работа | ____ | ____ | Основные операции |
| Подготовительно-заключительное | ____ | ____ | Запуск/завершение, подготовка |
| Обслуживание рабочего места | ____ | ____ | Настройки, обслуживание |
| Регламентированные перерывы | ____ | ____ | Перерыв(ы) по правилам |
| Потери/простои | ____ | ____ | Причины: ожидание, сбои, поиск |
Что делать с выявленными потерями
- Быстрые решения: шаблоны документов, чек-листы, единые правила согласования, устранение «лишних кругов».
- Технические решения: устранение сбоев, ускорение доступа, автоматизация повторяющихся действий.
- Организационные решения: перераспределение функций, обучение, пересмотр регламентов, нормирование.
Важно: как не создать конфликт
- Не используйте ФРВ как «карательную меру». Цель — улучшение организации труда, а не поиск виноватых.
- Фиксируйте правила заранее: что считаем работой, что перерывом, как учитываем ожидание и согласования.
- Если результаты повлияют на нормы труда, заранее планируйте корректную процедуру пересмотра норм и информирование работников.
- Если применяется видео/аудио/мониторинг экранов, заранее оформляйте локальные документы и обеспечивайте соблюдение требований к персональным данным.
Частые вопросы
ФРВ обязательна по закону?
Нет, это инструмент управления и нормирования. Ее проводят по инициативе работодателя, когда нужно понять фактическую структуру рабочего дня и причины потерь.
Можно ли проводить самофотографию рабочего времени?
Да. Это удобно для офисных должностей и удаленных сотрудников. Главное — дать сотруднику понятный классификатор времени и правила фиксации, иначе данные будут несопоставимы.
Сколько дней наблюдать, чтобы выводы были надежными?
Обычно используют несколько «типовых» дней или повторяют наблюдения в разные периоды (обычная нагрузка и пик). Чем более разнообразна работа, тем больше нужно наблюдений, чтобы не сделать вывод по одному случайному дню.