Что нужно знать про электронный кадровый документооборот на «Работе в России» (единой цифровой платформе)

Работодатели и работники могут освоить кадровый документооборот по электронке не только внутри организации, но на единой цифровой платформе «Работа в России». Про электронный кадровый документооборот через эту систему и её возможности рассказываем в этой статье.

Платформа Роструда

В России функционирует бесплатная Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», которую курирует Роструд.

Правила её работы с 16 мая 2022 года регулирует новый регламент – постановление Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 (далее – Правила).

Согласно документу, указанная единая цифровая платформа состоит из федерального и регионального сегментов, а сегменты из подсистем. И одна из таких подсистем – Электронный кадровый документооборот.

Основные возможности

Электронный кадровый документооборот на «Работе в России» позволяет в случае взаимодействия в электронном виде создавать, подписывать, использовать и хранить электронные документы, связанных с работой.

Основные участники такого взаимодействия – наниматели, их работники, а также соискатели, ищущие работу.

Кроме того, образовательные организации как одни из участников единой цифровой платформы посредством электронного документооборота здесь создают, подписывают, используют и хранят электронные документы, связанные с подготовкой и проведением стажировок или практик. В том числе управляют договорами на проведение стажировок и практик.

Важный момент: возможности по оформлению документов в электронном виде, которые даёт единая платформа, означают для всех сторон в том числе то, что не нужно дублировать их на бумажном носителе (п. 60 Правил).

Договоры

С 01.01.2023 на единой платформе можно создавать, подписывать, использовать и хранить в том числе договоры:

  • ГПХ на выполнение работ/оказание услуг;
  • о прохождении практики и стажировки;
  • профессиональном обучении или получении дополнительного профобразования;
  • авторские договоры с физлицами.

Повторять их на бумаге не нужно.

Чтобы заключить гражданско-правовой договор, стороны могут использовать, например, усиленную неквалифицированную электронную подпись, которая создана на Госуслугах.

КТО ПОДПИСЫВАЕТ ДОГОВОР ГПХ ВИД РАЗРЕШЁННОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
Юрлицо, ИП Усиленная квалифицированная

Усиленная неквалифицированная, сертификат ключа проверки которой создан и используется на Госуслугах

Физлицо Усиленная квалифицированная

Усиленная неквалифицированная, сертификат ключа проверки которой создан и используется на Госуслугах

Простая электронная подпись, ключ которой получен в соответствии с установленными Правительством РФ правилами при обращении за получением государственных и муниципальных услуг

Подписание остальных документов на платформе

КТО ПОДПИСЫВАЕТ ВИД РАЗРЕШЁННОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ
Работодатель Усиленная квалифицированная

Усиленная неквалифицированная, сертификат ключа проверки которой создан и используется на Госуслугах

Работники и соискатели Усиленная квалифицированная

Усиленная неквалифицированная, сертификат ключа проверки которой создан и используется на Госуслугах

Простая электронная подпись, ключ которой получен в соответствии с установленными Правительством РФ правилами при обращении за получением государственных и муниципальных услуг

Доступ

Важно знать, что доступ участников единой цифровой платформы к подсистеме электронного кадрового документооборота возможен только при авторизации с помощью Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

С 01.09.2022 соискатели и работники могут получить доступ к документам из подсистемы «Электронный кадровый документооборот», в частности, через Госуслуги.

А доступ работодателей как участников единой платформы к информации о соискателях или работниках в рамках электронного кадрового документооборота имеет место только при наличии согласия на обработку персональных данных он конкретного гражданина, ищущего работу, или работника, предоставленного работодателю.

Получение документов

Электронные кадровые документы хранятся в рассматриваемой подсистеме. Соискатель, работник и наниматель могут получить их через свои личные кабинеты единой платформе.

Фиксация получения, загрузка и выгрузка

В процессе электронного документооборота на единой цифровой платформе она обеспечивает:

  • фиксацию фактов получения соискателем, работником и работодателем электронных документов (зачастую, факт фиксации даты/срока по ТК РФ очень важен!);
  • возможность выгрузки электронных документов;
  • возможность взаимодействия платформы с информационной системой работодателя для автоматизированной выгрузки созданных здесь электронных документов и автоматизированной загрузки на платформу электронных документов, созданных с использованием инфосистемы работодателя.

Регламент использования подсистемы «Электронный кадровый документооборот» утверждает Минтруда России.

С 01.03.2023 электронные документы на платформе создают в соответствии с едиными требованиями к их составу и форматам, которые устанавливает Минтруд по согласованию с Минцифры и Федеральным архивным агентством (п. 62 Правил).