Платформа Роструда
В России функционирует бесплатная Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», которую курирует Роструд.
Правила её работы с 16 мая 2022 года регулирует новый регламент – постановление Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 (далее – Правила).
Согласно документу, указанная единая цифровая платформа состоит из федерального и регионального сегментов, а сегменты из подсистем. И одна из таких подсистем – Электронный кадровый документооборот.
Основные возможности
Электронный кадровый документооборот на «Работе в России» позволяет в случае взаимодействия в электронном виде создавать, подписывать, использовать и хранить электронные документы, связанных с работой.
Основные участники такого взаимодействия – наниматели, их работники, а также соискатели, ищущие работу.
Кроме того, образовательные организации как одни из участников единой цифровой платформы посредством электронного документооборота здесь создают, подписывают, используют и хранят электронные документы, связанные с подготовкой и проведением стажировок или практик. В том числе управляют договорами на проведение стажировок и практик.
Важный момент: возможности по оформлению документов в электронном виде, которые даёт единая платформа, означают для всех сторон в том числе то, что не нужно дублировать их на бумажном носителе (п. 60 Правил).
Договоры
С 01.01.2023 на единой платформе можно создавать, подписывать, использовать и хранить в том числе договоры:
- ГПХ на выполнение работ/оказание услуг;
- о прохождении практики и стажировки;
- профессиональном обучении или получении дополнительного профобразования;
- авторские договоры с физлицами.
Повторять их на бумаге не нужно.
Чтобы заключить гражданско-правовой договор, стороны могут использовать, например, усиленную неквалифицированную электронную подпись, которая создана на Госуслугах.
| КТО ПОДПИСЫВАЕТ ДОГОВОР ГПХ | ВИД РАЗРЕШЁННОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ |
| Юрлицо, ИП | Усиленная квалифицированная
Усиленная неквалифицированная, сертификат ключа проверки которой создан и используется на Госуслугах |
| Физлицо | Усиленная квалифицированная
Усиленная неквалифицированная, сертификат ключа проверки которой создан и используется на Госуслугах Простая электронная подпись, ключ которой получен в соответствии с установленными Правительством РФ правилами при обращении за получением государственных и муниципальных услуг |
Подписание остальных документов на платформе
| КТО ПОДПИСЫВАЕТ | ВИД РАЗРЕШЁННОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ |
| Работодатель | Усиленная квалифицированная
Усиленная неквалифицированная, сертификат ключа проверки которой создан и используется на Госуслугах |
| Работники и соискатели | Усиленная квалифицированная
Усиленная неквалифицированная, сертификат ключа проверки которой создан и используется на Госуслугах Простая электронная подпись, ключ которой получен в соответствии с установленными Правительством РФ правилами при обращении за получением государственных и муниципальных услуг |
Доступ
Важно знать, что доступ участников единой цифровой платформы к подсистеме электронного кадрового документооборота возможен только при авторизации с помощью Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
С 01.09.2022 соискатели и работники могут получить доступ к документам из подсистемы «Электронный кадровый документооборот», в частности, через Госуслуги.
А доступ работодателей как участников единой платформы к информации о соискателях или работниках в рамках электронного кадрового документооборота имеет место только при наличии согласия на обработку персональных данных он конкретного гражданина, ищущего работу, или работника, предоставленного работодателю.
Получение документов
Электронные кадровые документы хранятся в рассматриваемой подсистеме. Соискатель, работник и наниматель могут получить их через свои личные кабинеты единой платформе.
Фиксация получения, загрузка и выгрузка
В процессе электронного документооборота на единой цифровой платформе она обеспечивает:
- фиксацию фактов получения соискателем, работником и работодателем электронных документов (зачастую, факт фиксации даты/срока по ТК РФ очень важен!);
- возможность выгрузки электронных документов;
- возможность взаимодействия платформы с информационной системой работодателя для автоматизированной выгрузки созданных здесь электронных документов и автоматизированной загрузки на платформу электронных документов, созданных с использованием инфосистемы работодателя.
Регламент использования подсистемы «Электронный кадровый документооборот» утверждает Минтруда России.
С 01.03.2023 электронные документы на платформе создают в соответствии с едиными требованиями к их составу и форматам, которые устанавливает Минтруд по согласованию с Минцифры и Федеральным архивным агентством (п. 62 Правил).