Общий комплект документов при увольнении
Трудовую книжку выдайте работнику в его последний рабочий день. Работнику без трудовой книжки выдайте СТД-Р (ст. 84.1 ТК РФ).
Справки, которые надо выдать при увольнении: о доходах и НДФЛ; разд. 3 РСВ и разд. 1 ЕФС-1 (ст. 11 Закона N 27-ФЗ).
Образцы всех документов при увольнении вы можете посмотреть в Консультант Плюс по ссылке.
С бумажной трудовой книжкой СТД-Р можно не выдавать
Если сотрудник решил не переходить на электронную трудовую книжку, а сохранил бумажную, при увольнении работодатель не обязан выдавать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.
Минтруд официально подтвердил, что выдача сведений по форме СТД-Р работнику, сохранившему бумажную трудовую книжку, – это право, а не обязанность работодателя.
Соответственно, при увольнении работнику, перешедшему на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, нужно выдать форму СТД-Р.
А работнику, продолжившему ведение бумажной трудовой книжки, при увольнении выдается трудовая книжка. При этом, если он дополнительно попросил выдать ему форму СТД-Р, работодатель вправе поступать по своему усмотрению. Ни отказ, ни выдача этого документа нарушением не будут.
Подтверждение – в письме Минтруда от 10.04.2023 N 14-6/ООГ-2661
А что с выдачей ЕФС-1?
Минтруд письме от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661 сообщает, что независимо от сохранения трудовой книжки на бумажном носителе или отказа от ее ведения работодатель обязан формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности работника и представлять их для хранения в информационных ресурсах СФР.
В день увольнения работнику выдается бумажная трудовая книжка в случае продолжения ведения трудовой книжки или представляются сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р в случае перехода на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
В случае сохранения бумажной трудовой книжки представить по запросу работника сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р) является правом, а не обязанностью работодателя.
В законодательстве отсутствует обязанность представления при увольнении выписки из ЕФС-1. Форма ЕФС-1 является входящим документом индивидуального (персонифицированного) учета, необходимым для передачи ее в СФР.
Таким образом, при увольнении работнику, перешедшему на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, данные сведения выдаются в виде выписки по форме СТД-Р. Работнику, продолжившему ведение бумажной трудовой книжки, при увольнении выдается его трудовая книжка, а также по его запросу может быть представлена выписка по форме СТД-Р. Выписка из ЕФС-1 при увольнении не требуется .
Ранее СФР в своем письме от 06.03.2023 № 19-20/33754 привел иную позицию, отметив, что работодатель обязан выдать работнику заверенную копию персонифицированных сведений из формы ЕФС-1 (в том числе сведения о трудовой деятельности).
Выводы
В общем итоге, на основании официальных разъяснений Минтруда:
- Работодатель не обязан выдавать при увольнении выписку из ЕФС-1.
- Работнику, продолжившему ведение бумажной трудовой книжки, при увольнении выдается трудовая книжка. Выдавать СТД-Р не обязательно.