Документы при командировке на своем автомобиле: какие нужны

Компания собирается отправить сотрудника в командировку на своем автомобиле. Документы для подтверждения расходов какие потребуется оформить? Все расходы, которые налогоплательщики собираются учесть при расчете налога на прибыль, должны быть не только экономически обоснованы, но и документально подтверждены. Не является исключением служебная командировка на своем автомобиле. Документы 2019 перечислим в статье.

Что нужно

Действительно, все факты хозяйственной жизни организации нужно подтверждать первичными документами (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 252 НК РФ). Если речь идет о поездке в командировку, то понадобятся:

  • кассовые и товарные чеки;
  • талоны на бензин;
  • слипы (при расчетах за бензин топливной картой);
  • квитанции с парковок и автостоянок и т.д.

Указанные документы, подтверждающие расходы на проезд, работник прикладывает к своему авансовому отчету. Также см. “Новый список документов для авансового отчета в 2019 году“.

Что касается пробега автомобиля во время командировки, то он подтверждается путевыми листами. Их можно составить по унифицированным формам, или на бланках, которые организация разработала самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Напомним, что формы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78:

  • № 3 для легкового автомобиля;
  • № 3 спец для спецтранспорта;
  • № 4 для легкового такси;
  • № 4-С или № 4-П для грузовика;
  • № 6 спец для автобуса.

В машинах, оборудованных тахографом, пробег автомобиля подтверждается именно этим прибором.

Мнение Минфина

Конечно, такой серьезный вопрос, как документы при командировке на личном автомобиле, не мог пройти мимо чиновников контролирующих органов. Для подтверждения расходов, по мнению финансистов, компании нужны следующие бумаги (п. 7, 26 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, письмо Минфина от 23.01.2018 № 03-04-05/3235):

  • соглашение об использовании автомобиля в служебных целях;
  • копия свидетельства о регистрации автомобиля;
  • служебная записка;
  • путевые листы;
  • чеки, подтверждающие покупку топлива.
Читайте также  Особенности работы с трудовыми книжками у ИП

Такси

Кроме командировки на своем автомобиле (документы 2019 для налогов и налогообложения см. в начале статьи) работник может поехать в поездку на такси. В этом случае подтвердить расходы можно чеком ККТ или бланком строгой отчетности, которые выдаст таксист (письма Минфина от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357, от 02.03.2017 № 03-03-07/11901).

Если такси вызывали через мобильное приложение, то нужна распечатка информации о маршруте из приложения и чек ККТ (письмо Минфина от 12.09.2018 № 03-03-06/1/65357).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Загрузка...