Также см:
Обязательно ли вести журнал
Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы. Также путевые листы служат для начисления заработной платы водителям и осуществления расчетов за перевозки грузов.
Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 <Обязательных реквизитов>, утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.
Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию. Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2021 году.
Форма журнала: своя или государственная?
Для контроля движения выданных путевых листов в организации может вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако хотим акцентировать внимание, что с 1 января 2013 года в связи с вступлением в силу ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированная форма перестала быть обязательной.
Организация или ИП вправе разработать свою форму журнала или дополнить необходимой информацией унифицированную, при условии что все пункты унифицированной формы в обязательном порядке будут сохранены.
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет.
Пример журнала
Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.
Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Далее приведем образец заполнения журнала учета движения путевых листов, который составлен в 2021 году. Вы можете скачать этот образец в качестве примера. В этот журнал, в частности, внесены записи:
- на дату выдачи путевого листа водителю;
- на дату приемки путевого листа от водителя;
- на дату сдачи путевого листа в бухгалтерию.
Образец заполнения журнала учета движения путевых листов в 2021 году – скачать.
Если в журнале учета путевых листов допущена ошибка, внесите в него исправления так (п. 7 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ):
- неправильную надпись зачеркните одной чертой, при этом исправленная запись должна быть читаемой;
- рядом сделайте отметку «Исправлено» и укажите правильную надпись;
- укажите дату внесения корректировки;
- сотрудник, ответственный за ведение журнала, должен заверить исправление своей подписью.