Автор:

Что бухгалтер должен знать про командировочные расходы в иностранной валюте

Когда бухгалтер получает для отражения в учете авансовый отчет по командировочным расходам, произведенным за рубежом, у него могут возникнуть вопросы. Поэтому рассмотрим учет командировочных расходов в иностранной валюте.

Также смотрите:

Бухучет расходов на командировки в иностранной валюте

Если работник получил командировочный аванс в валюте, то сумму аванса и произведенные им расходы надо перевести в рубли. Для этого нужно правильно определить курс пересчета.

Рассмотрим случаи перевода валюты в рубли при зарубежной служебной поездке. А именно:

  • выплату командировочного аванса в валюте;
  • расходы командированного в валюте, отличной от рубля;
  • возврат неизрасходованного командировочного аванса.

Выдача аванса на командировку в иностранной валюте

Перед направлением в служебную поездку работнику необходимо выдать аванс на предстоящие расходы. Его выплачивают в рублях или иностранной валюте.

С рублевым авансом все понятно. А вот выдачу валютного аванса на командировочные затраты рассмотрим подробнее.

На дату выплаты работнику командировочной суммы в иностранной валюте нужно пересчитать ее по курсу ЦБ для отражения в учете одновременно с валютной суммой аванса. До утверждения авансового отчета задолженность подотчетного лица (сумму выданного аванса) в иностранной валюте пересчитывать не нужно. Это прописано в п. п. 4, 5, 6, 9, 10, 20 ПБУ 3/2006 “Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте”.

Расходы командированного в иностранной валюте

По возвращении из служебной поездки работник должен в течение 3-х дней сдать в бухгалтерию свой авансовый отчет по понесённым расходам. Если работник приложил к отчету расходные документы в иностранной валюте, нужно отразить в учете расходы командированного в рублях и валюте. Данный подход отражен в п. 20 ПБУ 3/2006.

Расходы командированного признаются на дату утверждения руководителем авансового отчета (п. 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации»):

  • затратами по обычным видам деятельности, если они связаны с обычной деятельностью организации (например, с выполнением работ или оказанием услуг, производством продукции, продажей товаров) (п. 5 ПБУ 10/99);
  • затратами на приобретение материальных активов (ОС, НМА, ТМЦ, МПЗ и т. п.), если командировка связана с их приобретением или созданием (п. 8 ПБУ 6/01 “Учет основных средств”, п. 8 ПБУ 14/2007 “Учет нематериальных активов”, п. 6 ПБУ 5/01 “Учет материально-производственных запасов”);
  • прочими расходами, если загранкомандировка связана с прочими операциями (п. 4 и 11 ПБУ 10/99).

Курс валюты для пересчета расходов командированного

Расходы сотрудника, произведенные им в валюте при нахождении в командировке, необходимо пересчитать в рубли по следующему курсу ЦБ:

1. На дату выплаты командировочного аванса в валюте – в части расходов в пределах суммы выданного аванса (п. 9 ПБУ 3/2006).

Причем под датой выдачи аванса в валюте под отчет считают:

  • дату выдачи наличной валюты из кассы компании;
  • дату перечисления валюты на личную банковскую карту работника;
  • дату платежа корпоративной банковской картой в валюте;
  • дату снятия наличных с корпоративной банковской карты в валюте.

2. На дату утверждения руководителем авансового отчета – в части расходов сверх подотчетной суммы. То есть, при наличии перерасхода по авансовому отчету (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006, Приложение к ПБУ 3/2006).

Расчеты с работником после сдачи авансового отчета

Если расчеты с работником, вернувшимся из-за границы, не завершены, остаток аванса пересчитывают по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета – на отчетные даты (как дебиторку) и на дату возврата неизрасходованного работником аванса (п. п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006, приложение к письму Минфина России от 28.12.2016 № 07-04-09/78875).

Перерасход по авансовому отчету (т. е. задолженность организации перед работником в валюте), сформированный на дату его утверждения, пересчитывают – на отчетные даты (как кредиторку) и на дату погашения задолженности перед работником.

Курсовые разницы

Разницы, которые возникают по расчетам с работником после утверждения авансового отчета по заграничной командировке, учитывают как курсовые (п. п. 11, 12, 13 ПБУ 3/2006).

В прочих доходах, если:

  • на дату пересчета остатка по авансовому отчету курс валюты увеличился по сравнению с курсом на дату предыдущего пересчета;
  • на дату пересчета перерасхода по авансовому отчету курс валюты уменьшился по сравнению с курсом на дату предыдущего пересчета.

В прочих расходах, если:

  • на дату пересчета остатка по авансовому отчету курс валюты уменьшился по сравнению с курсом на дату предыдущего пересчета;
  • на дату пересчета перерасхода по авансовому отчету курс валюты подрос по сравнению с курсом на дату предыдущего пересчета.

Бухгалтерские проводки

Рассмотрим бухгалтерские записи при возмещении работнику командировочных расходов в валюте:

Примеры бухгалтерских проводок

Разберем на примере ситуацию, когда по возвращении из заграничной командировки работник возвратил в кассу компании остаток валюты.

Дата возврата в периоде утверждения авансового отчета:

Рассмотрим ситуацию, когда работнику компенсировали перерасход денежных средств по загранкомандировке в следующем отчетном периоде:

Итоги

Заграничная командировка имеет свои особенности при отражении в учете. В данной публикации рассмотрен учет командировочных расходов в иностранной валюте.