Автор:

Оплата такси в командировке: налоги и подтверждающие документы

Когда работника направляют в служебную командировку, может возникнуть ситуация, что он пользуется такси. Как учитывают расходы на такси в командировке, рассмотрим в данной статье.

Также смотрите:

Налог на прибыль

Учитывая положения подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, командировочные расходы отнесены к прочим расходам. А список прочих расходов четко не определен (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому в него можно добавить и другие обоснованные экономически расходы.

Налоговое законодательство не регламентирует принятие расходов на такси в командировке.

Работодатель самостоятельно определяет порядок и размеры возмещения командировочных в соответствии со ст. 168 ТК РФ. Согласно позиции Минфина, изложенной в письме 25.03.2020 г. № 03-03-07/23568, расходы на проезд в такси в командировке можно учесть при расчете налога на прибыль при наличии корректно оформленных подтверждающих документов.

Работодатель в своем локально-нормативном акте может прописать порядок принятия расходов на такси. Например, в случае отъезда или возвращения из командировки, когда общественный транспорт уже не ходит. Или когда аэропорт находится в отдаленной местности. Кроме того, в компании может быть принято, что сотрудник, который в рабочее время уезжает в командировку в аэропорт или вокзал, отправляется на такси для экономии времени.

НДФЛ

  • Если работник использует такси в производственных целях – проезд на такси до места назначения в командировку или обратно – такие суммы не подлежат обложению НДФЛ.

При этом у работодателя должны быть документы, подтверждающие оплату такси в командировке. Такое мнение озвучено в письме УФНС России по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687. В противном случае при отсутствии документов, обосновывающих производственную необходимость или оплату такси, при компенсации данных расходов облагают НДФЛ.

Документы на такси в командировке

Подтверждение расходов на такси – авансовый отчет по командировке с приложенными к нему подтверждающими документами. Оправдательными документами на услуги такси могут быть:

  • акт (в случае оплаты такси по безналу работодателем по договору с перевозчиком);
  • квитанция (БСО);
  • кассовый чек (выдает водитель пассажиру).

Дополнительные обязательные реквизиты квитанции (БСО) для такси определены постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 в Правилах перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. В таких документах должно быть указано:

  • Ф.И.О. работника (пассажира);
  • место назначения и отправления;
  • время посадки и высадки.

Подведем итоги

Расходы на такси, возникающие в командировке, можно принять к учету в целях налогообложения прибыли при условии обоснованности и документального подтверждения затрат.

Если такие траты командированного приняты в расходы по прибыли, то и НДФЛ они не облагаются. Если же работодатель компенсировал сотруднику расходы на такси, которые недостаточно обоснованы экономически или не подтверждены документально, то с таких сумм следует удержать НДФЛ.