Складской учет допускает излишек одного товара и недостаток другого, относящихся к одной товарной группе. Здесь трудно говорить о недостаче и излишках. В учете такое явление называется пересортица. Как вести ее учет и оформлять документально? Об этом пойдет речь в данной статье.

Пересортица товара: что это

При большом количестве товара одного вида сложно не ошибиться при принятии ТМЦ на склад и выдаче его. Если речь идет об оптовой торговле, то учет вести проще. Если товар отпускается большими упаковками, то для них предусмотрена дополнительная защита:

  • Разделение по партиям
  • Разный вид тары
  • Разный объем.

В розничной торговле вероятность ошибок больше.

Для отнесения факта расхождения в количестве к пересортице должны выполняться три условия:

  • Товары принадлежат к одной товарной группе
  • Возникновение расхождения выявлено в один и тот же период
  • Факт пересортицы произошел у одного и того же материально-ответственного лица.

Понятие «пересортица» не везде применимо. Например, нельзя его применить на предприятиях, где продается штучный товар высокой стоимости. Если допустимо зачесть недостачу синих воздушных шариков в счет красных, то недопустимо тоже самое в отношении телевизоров, стиральных машин.

Откуда возникает пересортица

Ошибки могут появиться, как из-за человеческого фактора, так и из-за технического сбоя в программе. Первая причина – наиболее частая. Ошибиться могут:

  • Поставщики при маркировке и оформлении документов на поставку
  • Представитель покупателя при приеме товара на склад
  • Бухгалтер или оператор при внесении данных в учетную программу.

Независимо от причин возникновения пересортицы, по ней нужно вносить корректировки.

Какие документы оформляются при обнаружении пересортицы

В конечном счете исправления по обнаруженной пересортице вносятся в бухгалтерский или складской учет. Но для того чтобы бухгалтер сделал записи, необходимо собрать пакет документов, включающий в себя:

  • Сличительную ведомость
  • Объяснительную записку от материально ответственного лица
  • Предложение о зачете пересортицы
  • Приказ о зачете пересортицы
  • Ведомость учета результатов инвентаризации.

Сличительная ведомость оформляется на основании проведенной инвентаризации. Для этого предназначен бланк ИНВ-19, хотя компании вправе разработать свою форму документа.

В сличительной ведомости указываются:

  • Даты начала и окончания инвентаризации
  • Номер документа и дата
  • Материально-ответственные лица, отвечающие за сохранность ТМЦ
  • Дата, на которую проводится сверка.

Основная часть состоит из таблицы, в которую вносятся:

  • Название товара
  • Единица изменения
  • Инвентарный номер, если имеется
  • Излишек/недостача по каждой позиции с указанием количественного показателя и суммы.

В документе имеется блок, в котором отражается информация о внесении корректировочных записей в учет.

Объяснительную записку пишет материально-ответственное лицо. В документе необходимо указать:

  • По каким товарам и в каком количестве обнаружены излишки и недостача
  • По какой причине произошла пересортица, например, товар похож по внешнему виду и поступил на склад без упаковки (навалом)
  • Какие меры предполагается предпринять
  • Обращение с просьбой зачесть ошибку как пересортицу.

Документ пишется на имя руководителя или председателя инвентаризационной комиссии.

На примере объяснительная записка выглядит так:

После получения пояснений председатель комиссии составляет документ с предложениями по результатам инвентаризации. В нем нужно:

  • Дать краткое пояснение о проведенной инвентаризации
  • Рассказать о полученных результатах
  • Упомянуть об объяснении МОЛ причин расхождения
  • Внести предложение по корректировке пересортицы.

Пример:

На основании полученного предложения руководитель издает приказ:

Если количество пунктов пересортицы большое, то делается приложение к приказу в виде таблицы.

Коротко о главном

Пересортица – нередкое явление при складском учете. Она выявляется в результате инвентаризации. Недостаток товара можно перекрыть излишками, если обе позиции относятся к одной товарной группе.

Внимание!

Данная статья запрещена к перепечатке СМИ и информационными ресурсами.