Оплата такси для поездок на работу в период коронавируса: как оформить и принять в расходы

Постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887 рекомендовало работодателям организовать безопасные поездки на работу для тех сотрудников, кто не может в силу специфики своей работы перейти на 100%-ную удаленку. Еще до выхода этого документа многие ответственные наниматели начали широко использовать службы такси, чтобы их работники не находились ежедневно длительное время в общественном транспорте. Как правильно поступить с учетом затрат работодателя на такси? Разбираем налоговый учет расходов на оплату такси до работы в коронавирус 2020.

Также смотрите:

Работодатель на общей системе налогообложения

Наниматели в условиях пандемии коронавируса 2020 обязаны соблюдать требования, предъявляемые введенным режимом повышенной готовности, санитарно-эпидемиологические предписания уполномоченных органов и выполнять рекомендации властей (например, Постановление № 887).

Роспотребнадзор в письме от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24 рекомендовал работодателям доставлять сотрудников на работу и с работы транспортом предприятия с целью минимизации контактов, если у сотрудников отсутствует личный транспорт. А в рекомендациях, данных ранее (от 07.04.2020), ведомство призывало граждан воздержаться или максимально ограничить поездки на общественном транспорте, чтобы избежать риска заразиться коронавирусом.

Как поступить работодателю, если служебного транспорта у него нет или недостаточно, а при этом надо максимально обезопасить своих работников при поездках на работу и обратно?

Так, работодатель может утвердить внутренний норматив, согласно которому в организации вводятся санитарно-противоэпидемические меры по COVID-19. И в числе этих мер – положение об оплате сотрудникам затрат на такси для проезда на работу и обратно в период пандемии и повышенной готовности. Например, к приказу о введении специальных мер можно утвердить распоряжение с перечнем мероприятий, в числе которых указана оплата работникам такси.

Читайте также  Сроки сдачи и уплаты ЕНВД в 2020 году

Будет ли этого достаточно для включения компенсации работникам такси в расходы по налогу на прибыль? П. 26 ст. 270 НК РФ прямо устанавливает запрет на учет подобных не типичных расходов. Но в этой норме НК есть исключение, которое в данном случае может быть полезным: подобные расходы можно принять к учету при расчете налога на прибыль, если выплаты предусмотрены коллективным или трудовым договором.

Таким образом, после издания приказа о вводе санитарно-эпидемиологических мер нужно внести изменения в договоры с работниками – включить в них условие об оплате сотрудникам поездки на работу на такси. Например, на основании рекомендаций властей или Роспотребнадзора.

В случае несения каких-либо расходов в соответствии с законом они не могут быть признаны экономически необоснованными. И их можно включить в расходы по налогу на прибыль.

Расходы на оплату такси рекомендуем учесть в составе прочих или внереализационных.

Работодатель на УСН

У упрощенцев гораздо меньше возможностей учесть оплату сотрудникам такси в период пандемии коронавируса 2020.

Тем, кто платит УСН только с доходов дальше можно вообще не читать: учесть расходы на оплату такси однозначно нельзя.

А тем упрощенцам, кто ведет учет доходов и расходов, следует учесть, что:

  • оплату работникам проезда на работу и обратно можно учитывать на УСН только если она выступает формой оплаты труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Включение этих условий в коллективный или трудовой договор в данном случае не поможет;
  • затраты на служебный транспорт и компенсации за использование личного транспорта в служебных целях можно учесть в расходах, но только в пределах установленных норм (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Единственное, что можно рекомендовать упрощенцам – в отсутствие собственного транспорта для развоза сотрудников заключить договор с транспортной компанией или договоры с сотрудниками, у которых есть личные авто, на перевозку коллег до работы и обратно. Тогда стоимость перевозок можно будет обосновать при включении в расходную часть при исчислении налога по УСН.

Включить в расходы именно компенсацию за такси для работников на УСН не получится.

НДФЛ и страховые взносы с оплаты такси работнику

Подоходным налогом оплата такси работникам в любом случае облагается. Исключения на данные затраты НК РФ не установлены (ст. 217 и 422 НК РФ). Значит, их нет и в период борьбы с пандемией коронавируса, повышенной готовности и т. п.

Аналогичная ситуация с начислением страховых взносов на компенсацию за такси работникам в период коронавируса. Ведь, строго говоря, запрет на пользование общественным транспортом в России не установлен. Значит, сотрудники все-таки могут добраться до работы без такси, соблюдая меры предосторожности.

Таким образом, с сумм компенсации работникам за услуги такси нужно исчислить и уплатить НДФЛ + страховые взносы.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.