Что говорит закон
Объект обложения страховыми взносами – это выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному соцстрахованию. В частности, в рамках трудовых отношений (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
На основании положений абзаца 10 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами регионов, решениями представительных органов местных властей компенсационных выплат (в пределах норм). И они могут быть связаны, в частности, с выполнением физлицом трудовых обязанностей.
Что касается НДФЛ, то при определении налоговой базы учитывают все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Перечень доходов, освобождаемых от НДФЛ, содержит ст. 217 НК РФ.
По закону не подлежат обложению НДФЛ (если иное не предусмотрено этой нормой) все виды компенсационных выплат, установленных законом любого уровня. В том числе, связанных с исполнением плательщиком трудовых обязанностей (п. 1 ст. 217 НК РФ).
А вот понятие компенсаций, связанных с исполнением трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом РФ: это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164).
А в соответствии со ст. 312.3 ТК РФ трудовым договором о дистанционной работе определяют:
- размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
- порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов.
Позиция Минфина
В письме от 29.10.2020 № 03-04-06/94269 Минфин России растолковал приведённые выше нормы применительно к вопросу обложения НДФЛ и страховыми взносами компенсаций за использование дистанционными работниками принадлежащих им:
- оборудования;
- программно-технических средств;
- иных средств в целях выполнения работы.
Минфин пришёл к выводу, что суммы компенсаций таких расходов удалённых сотрудников на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств не нужно облагать страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц. При этом размер должен быть определён трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками.
Одновременно размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного оборудования (средств) для целей трудовой деятельности.
То есть, работодатель должен располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях.
Отметим, что аналогичные разъяснения Минфин давал и ранее. Например, письмо от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672:
«При этом в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.»
Однако тогда он не уточнял характер работы сотрудника. Значит, факт работы на удалёнке не имеет значения в данном вопросе.