Смотрите также
×
Как заполнить книгу продаж в «Налогоплательщик ЮЛ»
Как работать с книгой покупок в программе…
Автор:

Как оплату проезда в командировку и обратно отразить в книге покупок

На основе официальных разъяснений Минфина России от октября 2020 года в этой консультации рассказываем о регистрации в книге покупок командировочных расходов на проезд: какие это документы и как их зарегистрировать для получения вычета НДС.

Что говорит закон

Сразу скажем, что вопрос регистрации в книге покупок документов, выданных работнику организации при приобретении услуг по его перевозке к месту служебной командировки и обратно, Налоговый кодекс РФ напрямую не регулирует.

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ, вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки, на которые можно уменьшать налог на прибыль. Это затраты на:

  • проезд к месту служебной командировки и обратно;
  • пользование в поездах постельными принадлежностями;
  • наем жилого помещения.

Вычеты сумм НДС возможны на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при реализации товаров (работ, услуг), либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных ст. 171 НК РФ.

При аренде жилья в период командировки и оплате услуг по перевозке сотрудников к месту служебной командировки и обратно, вкл. пользование в поездах постелью, в книге покупок регистрируют:

  • счета-фактур;
  • либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (БСО) или их копии с выделенной строкой суммой НДС.

Речь идёт о документах, выданных работнику и включенных им в отчет о служебной командировке (п. 18 Правил ведения книги покупок по НДС, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (далее – Правила ведения книги покупок)).

В настоящее время приказами Минтранса России от 08.11.2006 № 134 и от 29.01.2008 № 15 утверждены формы:

  • авиационного пассажирского билета;
  • маршрут/квитанции электронного пассажирского билета и багажной квитанции;
  • выписки из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок.

Это документы строгой отчетности. Их применяют для проведения организациями и ИП наличных денежных расчетов и/или расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

С 1 июля 2019 года ввиду завершения переходного периода организации и ИП при оказании услуг населению обязаны выдавать покупателю кассовые чеки или БСО, сформированные в порядке, установленном Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в РФ» (далее –Закон № 54-ФЗ). Это может быть:

  • выдача покупателю на бумажном носителе;
  • направление в электронной форме.
Пунктом 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ о ККТ установлен единый перечень реквизитов, которые обязательны как для кассового чека, так и бланка строгой отчетности.

Закон допускает выдачу (направление) клиенту кассового чека (БСО) путем передачи на бумажном носителе с содержащимися на нем реквизитами, позволяющими идентифицировать этот кассовый чек.

Что регистрировать в книге покупок по проезду в командировку и обратно

Вопрос о регистрации в книге покупок документов, выданных работнику при приобретении услуг по перевозке к месту командировки и обратно, Минфина России рассмотрел в письме от 30.10.2020 № 03-07-09/94559.

Согласно ему, при наличных денежных расчетах и/или расчетов платежными картами в отношении приобретения услуг по перевозке работников организации к месту служебной командировки и обратно в графе 3 книги покупок, предназначенной для определения сумм НДС, принимаемых к вычету, можно регистрировать следующие документы, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой:

  • счет-фактура, выставленный налогоплательщику при выдаче проездных документов;
  • проездной документ, выданный в виде БСО, сформированный в порядке, предусмотренном Законом № 54-ФЗ;
  • проездной документ, выданный по форме, установленной вышеуказанными приказами Минтранса – в случае одновременной выдачи кассового чека (БСО), сформированного в порядке Закона № 54-ФЗ;
  • проездной документ, выданный по форме Минтранса, с включением в него реквизитов обычного кассового чека (БСО).

В последнем случае речь идёт о следующих реквизитах:

  • QR-код или дата и время расчета;
  • порядковый номер фискального документа;
  • признак расчета;
  • сумма расчета;
  • заводской номер фискального накопителя;
  • фискальный признак документа.

При этом, когда билет составлен в электронном виде, работник должен самостоятельно:

  • считать QR-код;
  • скачать кассовый чек;
  • распечатать и предъявить его работодателю.
ККТ не применяют при расчетах безналом между организациями и/или ИП, кроме расчетов с использованием электронного средства платежа с его предъявлением (п. 9 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

В указанном случае при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в книге покупок регистрируют счет-фактуру либо проездной документ, выданный по форме Минтранса России.

Минфин также обращает внимание, что при приобретении услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно в графе 7 книги покупок отражают реквизиты документов, подтверждающих фактическую уплату НДС, принимаемого к вычету в соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ.

Заключение

Таким образом, НДС по расходам работодателя на проезд сотрудников в командировку и обратно можно принять к вычету и без счета-фактуры, если соблюдены все другие условия.