Протокол совещания: как его составить (образец)

В основной части документа указываются:

• дата и место проведения мероприятия;
• список участников;
• повестка дня;
• основные обсуждаемые вопросы;
• принятые решения;
• ответственные лица за выполнение решений.

Протоколы рабочих совещаний используются в качестве доказательства при разрешении споров или для передачи информации другим заинтересованным сторонами. Бремя по заполнению документов возлагается на секретаря мероприятия.

СКАЧАТЬ БЛАНК ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ

Какая роль у протокола совещаний

Протокол совещания при директоре играет важную роль в организации и документировании процесса собрания.

Документ выполняет следующие функции:

1. Фиксация информации. Документ служит доказательством проведения совещания и содержит информацию, которая может быть полезной в будущем.
2. Памятка для участников. Документ содержит краткую сводку основных обсуждаемых вопросов и принятых решений.
3. Отчетность. Протокол совещания руководителей служит документом для отчетности перед руководством или другими заинтересованными сторонами. Заполненный документ предоставляет информацию о процессе принятия решений и результате совещания.
4. Контроль выполнения задач. Протокол совещания по вопросам содержит список задач, которые были назначены на совещании, и отметки об их выполнении. Это помогает контролировать прогресс и следить за выполнением поставленных задач.
5. Средство коммуникации. Образцы протокола совещаний распространяются среди участников события и других заинтересованных лиц. Документ служит средством коммуникации, чтобы информировать о принятых решениях и обязательствах.

Протокол совещания играет важную роль в организации, документировании и коммуникации процесса совещания, а также контроле выполнения задач.

Стандартная форма документа для проведения совещаний

Классический пример протокола совещания при директоре пор различным вопросам, имеет универсальную форму документа, который содержит следующую информацию.

1. Заголовок «Протокол совещания», с указанием номера документа. Дата и время проведения совещания.
2. Место проведения события.
3. Список присутствующих лиц, включая их должности и подразделения.
4. Повестка дня мероприятия, включая перечень обсуждаемых вопросов.
5. Решения и принятые действия по каждому обсуждаемому вопросу.
6. Ответственные лица за выполнение каждого пункта принятого решения.
7. Сроки выполнения принятых задач.
8. Замечания, предложения и комментарии участников события.
9. Подписи участников мероприятия и дата подписания протокола.

Конкретное содержание формы протокола может различаться в зависимости от организации и ее внутренних правил.

Как правильно составить протокол совещаний и не допустить ошибок

Протокол совещания является важным инструментом для фиксации результатов рабочих и оперативных мероприятий. Составление документа требует определенных навыков и внимательности. Вот несколько ключевых шагов, которые помогут вам составить протокол правильно

1. Подготовка. Перед началом совещания убедитесь, что у вас есть все необходимые материалы – ручка, блокнот или компьютер. Также имейте в виду, что протокол должен быть нейтральным и объективным, поэтому избегайте выражений или комментариев, которые могут искажать информацию.
2. Заголовок. Начните протокол с указания даты, времени и места проведения совещания. Также укажите тему и цель совещания.
3. Список присутствующих. Перечислите всех участников совещания, включая ФИО и должность. Если кто-то присоединился к совещанию позднее, укажите время и причину его присутствия.
4. Повестка дня. Перечислите все вопросы, которые были обсуждены на совещании. Укажите каждый вопрос отдельно и кратко опишите его содержание.
5. Результаты обсуждения. Фиксируйте основные моменты и решения, принятые на собрании. Укажите, кто высказался по каждому вопросу, и какое решение было принято.
6. Действия. Укажите, какие конкретные действия должны быть выполнены после совещания. Укажите ответственных лиц и сроки выполнения.
7. Заключение. Завершите оформление протокола кратким резюме основных результатов совещания. Также укажите дату следующего мероприятия, если такая информация доступна.

Пример протокола совещания

Дата: 25.01.2024

Время: 10:00-11:00

Место: Конференц-зал

Тема: Планирование маркетинговой кампании

Присутствующие:

1. Иванов Иван Иванович – директор отдела маркетинга
2. Петров Петр Петрович – менеджер по продажам
3. Сидорова Анна Алексеевна – главный дизайнер
4. Козлова Ольга Владимировна – бухгалтер

Повестка дня:

1. Обсуждение идеи маркетинговой кампании для нового продукта.
2. Определение бюджета и ресурсов для реализации кампании.
3. Разработка плана действий.

Результаты обсуждения:

1. Иванов Иван Иванович предложил использовать социальные сети и блогеров для продвижения продукта.
2. Было решено выделить 100 000 рублей на рекламную кампанию.
3. План действий будет разработан Ивановым Иваном Ивановичем и предоставлен до 14.05.2024.

Действия:

1. Иванов Иван Иванович – разработать план маркетинговой кампании до 14.05.2024.
2. Петров Петр Петрович – подготовить необходимые материалы для кампании до 24.05.2024.
3. Сидорова Анна Алексеевна – создать дизайн-концепцию для продукта до 13.05.2024.
4. Козлова Ольга Владимировна – провести расчеты и контролировать бюджет кампании.

Заключение:

На совещании были обсуждены и приняты решения относительно маркетинговой кампании для нового продукта. План действий будет разработан и предоставлен до указанных сроков.