СКАЧАТЬ БЛАНК АВАНСОВОГО ОТЧЕТА
Когда и куда предоставляется авансовый отчет
До 30 ноября 2020 года был установлен единый срок для сдачи авансового отчета – 3 дня. Он отсчитывался:
- С момента, на который выдавались денежные средства
- С даты возвращения из командировки
- С даты окончания отпуска или закрытия листка временной нетрудоспособности.
5 октября 2020 года вышло Указание Центробанка за номером 5587-У. Согласно его положениям, компании вправе самостоятельно устанавливать сроки для отчета за выданные сотруднику деньги. Исключение – авансовый отчет по командировкам. В данной ситуации срок остался неизменным – 3 дня после возвращения из поездки.
Авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию и утверждается руководителем компании.
На каком бланке сдать авансовый отчет
Существует унифицированная форма (АО-1), по которой может быть принят авансовый отчет. Но она не является обязательной. Предприятие вправе самостоятельно разработать бланк первичного документа и закрепить его применение в учетной политике.
При разработке формы нужно учитывать, что в ней должны содержаться обязательные реквизиты:
- Сведения об организации, выдавшей денежные средства
- Данные физического лица, получившего деньги в подотчет
- Сумма, на которую составлен документ
- Цель расходования денежных средств
- Подписи: «подотчетника», руководителя (в поле «Утверждаю»), главного бухгалтера (бухгалтера), который должен принять и провести авансовый отчет по бухгалтерскому учету.
Также нужно предусмотреть отрывную часть бланка, которая выдается на руки сотруднику. Это – доказательство того, что он предоставил документ в бухгалтерию.
Какие документы приложить
Принят авансовый отчет может быть только в том случае, если к нему приложены документы, подтверждающие целевое использование денежных средств, выданных в подотчет. Например, при отправлении сотрудника в командировку ему выдаются средства на проезд, проживание. Он может отчитаться квитанциями, выданными в гостинице, приложить билеты на проезд до места командировки и обратно.
Если сотрудник проживает в частном секторе, то допустимо приложить договор с собственником жилья, сдавшим помещение для проживания в аренду, и расписка в получении оплаты. В документах должно быть достаточно информации о физическом лице, оказавшем услугу, чтобы идентифицировать его личность.
Когда деньги выдаются на приобретение ТМЦ, то основанием служит накладная, кассовый и товарный чек.
ВАЖНОЕ УСЛОВИЕ
Приложенные документы должны отвечать требованиям, предъявляемым к первичным документам, и содержать все необходимые реквизиты.
Правила заполнения авансового отчета в 2024 году
На первом листе бланка авансового отчета приводятся основные сведения:
- Название организации
- ФИО и должность подотчетного лица
- Сумма, выданная авансом
- Сумма по авансовому отчету с указанием корреспондирующих счетов бухгалтерского учета.
Важными блоками являются: «утверждаю» и «отчет проверен». Алгоритм предоставления отчета такой:
«Подотчетник» заполняет бланк авансового отчета и прилагает подтверждающие документы.
Образец заполнения авансового отчета
Счета учета заполняет бухгалтер, так как сотрудник не обладает такой информацией.
После проведения проверки бухгалтер ставит отметку, что отчет проверен, а данные в нем подлинные. 
Подписи после проверки ставят бухгалтер, проверивший отчет, и главный бухгалтер. Если по отчету израсходована не вся сумма, то приводится информация о документе по возврату оставшихся денег: номер приходного кассового ордера и дата внесения денежных средств.
На втором листе авансового отчета описываются приложенные документа. Лист представляет собой таблицу, в которой присутствуют графы:
- Номер по порядку
- Число и номер приложенного документа
- Название приложенного документа
- Сумма в рублях и копейках.
После таблицы проставляется подпись и ФИО подотчетного лица.
Кому компания вправе выдавать подотчетные суммы
Законодательством закреплен круг лиц, кому компания может выдать подотчетные суммы и принять от них авансовый отчет. Это:
- Штатные сотрудники организации
- Физические лица, заключившие договор ГПХ.
Причем не делается исключения для граждан, имеющих статус самозанятых. Они в рамках ГПХ могут закупать товарно-материальные ценности. Если в договоре имеется пункт о возмещении затрат на командировку, то им может быть оплачен проезд и проживание. Они на общих основаниях предоставляют отчет об израсходованных средствах в бухгалтерию организации-заказчика.
А учредители организации, несмотря на то, что являются собственниками, не вправе пользоваться подотчетными деньгами и отчитываться по израсходованным суммам.
Коротко о главном
В компании должен быть составлен перечень лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, и закреплен в локальном акте. После того, как деньги израсходованы, подотчетное лицо должно сдать в бухгалтерию авансовый отчет в срок, установленный организацией. По командировкам расходам он не может превышать трех дней после прибытия сотрудника.