Цифровые технологии охватывают все сферы жизни. Еще недавно сотрудники приносили листок временной нетрудоспособности на голубом листочке, а работодатели заполняли свой раздел черной пастой. В настоящее время принимаются только больничные в электронном виде и заполнять их нужно на компьютере. Однако еще не все знают, где посмотреть электронный больничный лист (ЭЛН) и что с ним делать при получении.
Когда и кому оформляют ЭЛН
Любой из сотрудников вправе не выходить на работу по причине болезни или ухода в декретный отпуск. Для этого необходимо посетить врача и получить оправдательный документ. В его качестве предусмотрен электронный больничный лист, который открывает медицинский работник.
Документ полностью заменяет бумажную версию, но при этом не имеет вещественной формы. Электронный больничный в 2024 не выдается на руки работнику, а напрямую передается в СФР для оплаты. Но при этом заболевшее лицо вправе запросить бумажную выписку, если ее необходимо предъявить работодателю.
Имеется лишь небольшая часть граждан, в отношении которых больничный лист в электронном виде не оформляется. В число них входят:
- Лица, в отношении сведений которых сохраняется государственная тайна.
- Лица, получающие государственную защиту.
Обычные работодатели не встречаются с такими ситуациями, поэтому освобождают заболевшего сотрудника от работы на основании ЭЛН.
Помимо штатных сотрудников, заболеть могут лица, осуществляющие работы (оказывающие услуги) по гражданско-правовому договору. Они также вправе получить больничные выплаты, но на других условиях.
В этом случае работодатель также оплатит первые три дня болезни, но только в том случае, если:
- Больничный открыт в период действия договора
- За физическое лицо оплачены взносы на страхование по нетрудоспособности, беременности и родам за прошлый год в размере стоимости полной годовой страховки. Сумма рассчитывается из размера МРОТ, действующего в год уплаты взносов. За 2023 год размер стоимости страхового года составляет 5652,22.
Если за прошедший год за лицо, работающее по гражданско-правовому договору, не была произведена оплата страховых взносов, то оно не вправе рассчитывать на получение выплаты по ЭЛН.
СКАЧАТЬ ПАМЯТКУ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА: КАК ПРАВИЛЬНО ОПЛАТИТЬ БОЛЬНИЧНЫЙ
Электронный больничный: где посмотреть
В связи с введением электронных листков нетрудоспособности работодателей и медицинские учреждения обязали подключиться к электронному документообороту Социального фонда. Это дает возможность:
- Больницам и поликлиникам передавать сведения об открытии и закрытие электронного больничного непосредственно в СФР
- Работодателю получать информацию для оформления кадровых документов и расчета первых трех дней больничного.
После размещения медицинским учреждением нового ЭЛН в базе СФР сотрудник фонда извещает об этом работодателя, а тот, в свою очередь, предпринимает шаги в отношении кадрового делопроизводства.
Но информация нужна не только работодателям. Посмотреть больничный в электронном виде могут сами сотрудники, посетив портал Госуслуг.
Для получения информации об ЭЛН нужно иметь учетную запись и знать номер больничного. Введя эти данные, можно увидеть документ.
Какие уведомления рассылает СФР
С момента открытия электронного листка временной нетрудоспособности до получения полной оплаты по нему Социальный фонд направляет несколько видов уведомлений:
| Об открытии и продлении. | Подобные сообщения получает работодатель. Происходит это не позднее следующего дня наступления нетрудоспособности.
В уведомлении будет указано, в каком медучреждении открыт ЭЛН, ФИО врача, номер документа и срок, на который отрыт больничный. Если ЭЛН будет продлен, то работодатель получит подобное уведомление в теми же реквизитами, но с другим сроком освобождения от работы. |
| О закрытии и необходимости произвести оплату. | Такой документ поступает к работодателю после закрытия ЭЛН. Уведомление является запросом о предоставлении данных, которые нужны, чтобы рассчитать сумму выплат по листку временной нетрудоспособности СФР.
После получения документа работодатель выплачивает первые три дня, если выплата не относится к категории, по которой оплату целиком берет на себя СФР. Кроме того, необходимо отправить сведения для расчета пособия, начиная с четвертого дня. На это компании/ИП дается 3 дня. |
| Об отправке документов по оплате. | Перед его направлением сотрудник СФР проверит информацию, переданную работодателем, рассчитает свои дни и направит документы на оплату.
Уведомление будет находиться в личном кабинете лица, на которое открыт больничный. |
| Об оплате. | Это – последний этап работы с ЭЛН. В уведомлении показывается размер назначенного пособия до и после удержания НДФЛ. |
У работодателя контакт с Социальным фондом устанавливается при подключении к ЭДО, а сотрудник самостоятельно вправе выбирать, каким способом получения сведений он будет пользоваться: через Госуслуги или через личный кабинет СФР.
Обязанности работодателя в отношении больничных выплат
Переход на электронные больничные закрепил за работодателями ряд обязанностей, которые позволяют своевременно и правильно рассчитывать размер пособия по временной нетрудоспособности: На ответ по запросам СФР работодателю дается 3 дня.
Порядок начисления пособия по ЭЛН
Электронный больничный выдается, когда лицо обращается в медицинское учреждение по одной из причин:
- Болезнь
- Травма
- Уход за больным ребенком
- Получение пособия по беременности и родам.
Данные выплаты производятся проактивно, то есть, от лица, которому открыт ЭЛН не требуется заявление. Для Социального фонда достаточно размещения больничного в базе фонда.
Схема работы с электронным больничным листом
Открытие ЭЛН происходит в момент обращения заболевшего лица (либо по уходу за ребенком, либо для получения пособия). Если врач считает необходимым освободить обратившегося от работы, то заполняет ЭЛН. Медучреждение передает сведения в базу СФР.
Далее выстраивается схема работы между работодателем и СФР. Они обмениваются сведениями. При закрытии больничного работодатель производит выплату за первые три дня и отправляет сведения о стаже и заработке сотрудника.
| Пример:
В ООО «Лабиринт» пришло извещение от СФР о закрытии электронного больничного листа на Сафронова М.И., работающего по трудовому договору в качестве менеджера. ЭЛН открыт 1 марта и закрыт 14 марта 2024 года. Работодатель должен оплатить первые три дня болезни. Для этого в расчет принимаются 2022-2023 годы. Заработок Сафронова М.И. за два предыдущих года составил 730 000 руб. Бухгалтер сделал расчет: 730 000/730 = 1000 руб. * 3 дня больничного = 3 000 рублей. С этой суммы был удержан НДФЛ в размере 390 руб. На руки было выплачено 2 610 рублей (3 000 – 390). Дополнительно письмом были направлены сведения о заработке и стаже сотрудника, запрошенные СФР. |
Схема работы с декретными выплатами
При уходе в декрет также оформляется электронный больничный. Но здесь есть некоторые нюансы: В связи с этим на работодателя возлагается обязанность выяснить этот момент и отправить сведения в СФР. Вся работа по оплате, исчислению и удержанию НДФЛ ложится на плечи фонда.
Какие изменения при расчете электронного больничного нужно учесть в 2024 году
При начислении суммы больничной выплаты работодатель должен сравнивать фактически начисленную сумму с максимальным и минимальным размером пособия по болезни в годах, за которые берутся сведения для расчета.
- Максимальная величина стоимости страхового года составила: за 2022 – 1 032, 0 тыс. руб., за 2023 – 1 917,0 тыс. руб.
- В качестве минимального значения берется сумма выплаты, исходя из МРОТ, установленного в году, когда оформляется больничный. В 2024 году этот размер составил 19 242 рубля.
| Пример:
Бухгалтер ООО «Лабиринт» получил информацию о закрытии больничного за Петрова П.Ю. Листок временной нетрудоспособности был выписан с 3 по 9 марта. Первые три дня болезни оплачивает работодатель. За 2022-2023 год общая сумма дохода, принимаемая для расчета ЭЛН, составила 320 200 рублей. Бухгалтер рассчитал больничный. Среднедневная величина получилась равной 320 200/730 = 438,63 руб. |
Этого недостаточно для правильного исчисления пособия. Нужно полученную величину сравнить в рассчитанной, исходя из МРОТ.
Расчет 19 242 * 24/730 = 632,61 руб. Эта величина больше рассчитанной из фактического заработка Петрова П.Ю, поэтому ему нужно произвести доплату до МРОТ.
Размер больничного пособия Петрова составит: 632,61 * 3 = 1897,83 руб. С этой суммы следует удержать НДФЛ, остальное выплатить Петрову П.Ю.
Контроль Социального фонда за выплатой по электронным больничным
Функция контроля за достоверностью сведений в отношении больничных выплат возложена на Социальный фонд. Если сотруднику будет выплачено меньше, чем предписано законодательством, то будут ущемлены его гражданские права.
Когда наблюдается переплата, то это означает, что из средств государства выплачено больше, чем положено. В любой из этих ситуаций ответственность ложится на лицо, которые послужило причиной переплаты или недоплаты. Им может быть сотрудник фонда, но зачастую на этом месте оказывается работодатель. Если он виновен в неверном расчете, то понесет наказание в виде штрафа:
- При отказе от предоставления сведений – 200 руб. за каждый документ, который не был предоставлен
- При передаче недостоверных данных – до 20% от суммы, но не менее 1,0 тыс. руб.
- При опоздании с предоставлением сведения – 5,0 тыс. руб.
Работа с ЭЛН осуществляется через ЭДО, поэтому по всем запросам ответы должны быть отправлены в электронном виде.
Бухгалтерские проводки при оплате больничного
Внимание!