Что по факту (до 2023 г.)
Нотариальные документы хранятся у самих нотариусов, их удостоверивших.
Документы нотариусов, прекративших полномочия, и ранее действовавших государственных нотариальных контор передают на хранение различным действующим нотариусам.
Нахождение архивных документов в органах местного самоуправления зависит от конкретной практики, складывающейся в каждом регионе.
Кроме того, совершать нотариальные действия могут также:
- главы местных администраций;
- уполномоченные должностные лица местного самоуправления;
- некоторые должностные лица консульских учреждений РФ.
Куда внесли изменения
Федеральный закон от 14.07.2022 № 339-ФЗ урегулировал формирование нотариальных архивов (далее – Закон № 339-ФЗ). Он внёс соответствующие изменения и дополнения в следующие нормативные акты:
| ЗАКОН | СУТЬ НОВОВВЕДЕНИЯ |
| Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» | Нотариальные архивы выделены в отдельную категорию |
| Основы законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 | Установлены порядок формирования, хранения нотариальных архивов и их использования |
За исключением отдельных положений Закон № 339-ФЗ действует с 11 января 2023 года. Он урегулировал вопросы обеспечения хранения нотариальных документов, а также выдачи архивных копий. Соответственно, они стали более доступны для граждан и юридических лиц.
Понятия
Основы законодательства о нотариате (далее – Основы) с 2023 года дополнены ст. 39.1.
Согласно ей, нотариальные документы – это созданные на бумажном носителе или в электронной форме документы, удостоверенные/засвидетельствованные/совершенные/выданные нотариусом или иным лицом, уполномоченным на совершение нотариальных действий в соответствии с настоящими Основами. Они подлежат хранению в силу их юридической значимости для граждан, общества и государства.
Нотариальный архив – это место хранения нотариальных документов на бумажном носителе, переданных на постоянное или временное хранение в нотариальную палату.
В свою очередь место хранения электронных нотариальных документов, а также их электронных образов с бумаги – единая информационная система нотариата.
Хранение нотариальных документов
Это регламентирует новая ст. 18.1 Закон № 125-ФЗ об архивном деле. Согласно ей, есть 2 вида хранения – постоянное и временное.
| ВИД ХРАНЕНИЯ | КТО ХРАНИТ И СКОЛЬКО |
| Постоянно (т. е. бессрочно) | Нотариальные палаты субъектов РФ в нотариальных архивах
Государственные и муниципальные архивы, ранее принявшие на хранение нотариальные документы от упраздненных государственных нотариальных контор Местные администрации поселений, муниципальных районов/округов, городских округов, главы и/или уполномоченные должностные лица которых совершают или совершали нотариальные действия МИД РФ |
| Временно (до уничтожения в течение сроков, установленных Типовой номенклатурой дел нотариуса, либо до передачи на хранение) | Нотариусы – до истечения срока хранения либо до передачи в нотариальный архив.
Нотариальные палаты субъекта РФ в нотариальных архивах – до истечения срока хранения. Консульства РФ – до истечения срока хранения либо до передачи в МИД. МИД в случае передачи указанных документов консульскими учреждениями – до истечения срока хранения. Главы местных администраций поселений и/или их уполномоченные должностные лица, главы местных администраций муниципальных районов и/или их уполномоченные должностные лица, уполномоченные должностные лица местных администраций муниципальных/городских округов – до истечения срока хранения. |
Установлено, что нотариальный архив – это создаваемое нотариальной палатой субъекта РФ структурное подразделение, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование нотариальных документов. Причём указанные палаты обязаны создавать нотариальные архивы для документов, образовавшихся в процессе деятельности нотариусов.
Новые обязанности нотариуса
Он обязан обеспечивать сохранность бумажных нотариальных документов:
- в соответствии со сроками их хранения, установленными Типовой номенклатурой дел нотариуса (приказ Минюста от 19.12.2013 № 229);
- либо до передачи их в нотариальный архив нотариальной палаты, членом которой он является.
Бумажные нотариальные документы нотариус передаёт в нотариальный архив по истечении 10 лет начиная с 1 января года, следующего за годом, в котором производство по ним было окончено. В порядке, установленном правилами нотариального делопроизводства.
До такой передачи он обязан сделать копии всех имеющихся в деле нотариальных документов на бумажном носителе в виде их электронных образов и передать их на хранение в единую информационную систему нотариата.
Нотариус несет ответственность за нарушение требований к хранению нотариальных документов, установленных правилами нотариального делопроизводства.
Особенности передачи документов
Нотариальные документы частного нотариуса, который был освобожден от полномочий по решению суда либо в связи со смертью, передаёт специальная комиссия в нотариальную палату, членом которой был нотариус. Исключение – наследственные и депозитные дела, производство по которым не окончено. Их передают нотариусу, определенному приказом территориального органа юстиции по согласованию с нотариальной палатой.
В случае упразднения государственной нотариальной конторы или прекращения полномочий её нотариуса его нотариальные документы передают в нотариальную палату субъекта РФ, на территории которого контора.
| СИТУАЦИЯ | ГДЕ ИСКАТЬ ДОКУМЕНТЫ |
| Нотариальные архивные документы, которые образовались в процессе деятельности государственных нотариальных контор, находились на временном хранении у занимающихся частных нотариусов и срок хранения которых на 11.01.2023 не истек | Передают на хранение в нотариальный архив нотариальной палаты соответствующего региона – не позднее чем через 4 года с даты 14.07.2022 (день офиц. публикации Закона № 339-ФЗ) |
| Нотариальные документы, сформированные в дела, производство по которым окончено на 11.01.2023 | Передают в нотариальный архив соответствующей нотариальной палаты на основании решения нотариальной палаты соответствующего региона по утвержденному ею графику – не позднее чем через 10 лет с даты 14.07.2022 |
Плата за выдачу копий
Нотариальная палата вправе выдавать за плату:
- копии нотариальных документов, в том числе в электронной форме;
- архивные справки из нотариального архива.
Размер платы ежегодно устанавливает нотариальная палата, и он не может превышать:
- для бумажных документов – 10% от платы за услуги правового и технического характера за выдачу дубликатов;
- в электронной форме – 5% от размера такой платы.
По требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве делами нотариальная палата выдает подлинник нотариального документа из нотариального архива. Впоследствии он подлежит возврату в нотариальную палату.
Копия нотариального документа, выданная из нотариального архива нотариальной палатой, приравнена к дубликату нотариального документа.
Заключение
В итоге централизованное хранение нотариальных документов в нотариальной палате субъекта РФ:
- облегчит поиск и восстановление утраченных документов;
- снизит вероятность утраты или уничтожения нотариальных архивов;
- снизит нагрузку на суды за счёт сокращения количества дел об установлении фактов, имеющих юридическое значение.