Автор:

Бухгалтерский учет расчетов с подотчётными лицами

Часто организации приходится выдавать деньги тому или иному сотруднику на расходы в интересах всего предприятия. В связи с этим необходим бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами. В 2019 году его правила не менялись.

Какой используют счет

Сначала о том, какой счет бухгалтерского учета для расчетов с подотчетными лицами предназначен. Это счёт номер 71, который так и называется – «Расчеты с подотчётными лицами» (согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). Это один из самых востребованных в бухгалтерии счетов.

СПРАВКА
С расчетами подотчет имею дело т. н. подотчетные лица. Это работники, в т. ч. по договору ГПХ, которым выдают деньги для оплаты расходов организации, а они должны за эти деньги потом отчитаться. Это вытекает, в частности, из письма Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Таким образом, ведение учета расчетов с подотчетными операциями необходимо для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.

Сам учет подотчетных сумм и расчетов носит активно-пассивный характер. То есть, остатки на счёте могут быть и по дебету, и по кредиту.

Также см. «ЦБ РФ: новые правила выдачи “под отчет”».

Общий порядок учета расчетов с подотчетными лицами

По закону организация учета расчетов с подотчетными лицами подразумевает, что на выданные под отчет суммы счет расчетов с подотчётниками дебетуют в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

И наоборот, на израсходованные подотчетными лицами суммы корректируют кредит счета в корреспонденции:

  • со счетами, на которых учитывают затраты и приобретенные ценности;
  • другими счетами в зависимости от характера понесённых расходов.

Иногда при бухучете расчетов с подотчетными лицами приходится отражать подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки. Это делают по кредиту счета расчетов с ними и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списывают со счета 94 в:

  • Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника);
  • Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда сотрудника).

Таков кратко учет расчетов с подотчетными лицами.

Принцип аналитического учета расчетов

Также ведут аналитический учет расчетов с подотчетными лицами. Согласно Инструкции к Плану счетов, это делают по каждой сумме, выданной под отчет.

Основные проводки по расчетам с подотчетными лицами

Далее приведены стандартные примеры бухгалтерских проводок по учету расчетов с подотчетными лицами в зависимости от этапа движения подотчётных сумм.

На день выдачи денег под отчёт

Выдача денег под отчет из кассы Дт 71 – Кт 50-1
Перечисление денег на банковскую карту работника под отчет Дт 71 – Кт 51

На дату утверждения авансового отчета

Оплата, произведенная подотчетным лицом за товары, работы, услуги Дт 60 и др. – Кт 71
Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке Дт 20 (91-2 и др.) – Кт 71

На дату окончательного расчета по выданным подотчетным суммам

Выплачен перерасход по авансовому отчету из кассы Дт 71 – Кт 50-1
Перерасход по авансовому отчету перечислен на банковскую карту подотчетного Дт 71 – Кт 51
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм Дт 50-1 – Кт 71
Неизрасходованный остаток подотчетных сумм перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации Дт 51 – Кт 71

Какие нужны документы

Основные документы учета расчетов с подотчетными лицами следующие (обычно достаточно одного соответствующего):

  • расходный кассовый ордер;
  • выписка банка по расчетному счету;
  • приходный кассовый ордер;
  • авансовый отчёт сотрудника.

Корреспонденция счетов

Ниже в таблице приведены основные корреспонденции с другими счетами, возможные при учете расчетов с подотчётными работниками.

По дебету

По кредиту

50 Касса

51 Расчетные счета

52 Валютные счета

55 Специальные счета в банках

76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами

79 Внутрихозяйственные расчеты

91 Прочие доходы и расходы

07 Оборудование к установке

08 Вложения во внеоборотные активы

10 Материалы

11 Животные на выращивании и откорме

15 Заготовление и приобретение материальных ценностей

20 Основное производство

23 Вспомогательные производства

25 Общепроизводственные расходы

26 Общехозяйственные расходы

28 Брак в производстве

29 Обслуживающие производства и хозяйства

41 Товары

44 Расходы на продажу

45 Товары отгруженные

50 Касса

51 Расчетные счета

52 Валютные счета

55 Специальные счета в банках

70 Расчеты с персоналом по оплате труда

73 Расчеты с персоналом по прочим операциям

76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами

79 Внутрихозяйственные расчеты

91 Прочие доходы и расходы

94 Недостачи и потери от порчи ценностей

97 Расходы будущих периодов

99 Прибыли и убытки

Также см. «Выдаем денежные средства в подотчет в 2019 году».