Табель учета рабочего времени – это основной документ контроля трудового процесса.
Он используется бухгалтерами при расчете заработной платы, премий, штрафов;
сотрудниками отдела кадров для составления грамотной внутренней политики организации; руководителями компании.
Документ служит также для предоставления налоговой отчетности, систематизации и упорядочивания сведений о рабочем процессе.
Форма заполнения табеля является официально установленной и имеет две модификации – T12 и Т13.
Руководство организации самостоятельно принимает решение о том, какую из них выбрать.
Отличие состоит в способе учета данных, бланк Т-12 является наиболее распространеннойформой и предполагает ручное заполнение табеля, модификация Т-13 служит для автоматического заполнения. Скачать их образцы можно из Интернета. Для заполнения формы Т-13 можете пользоваться любой удобной программой для бухгалтеров.
С 01.01.2013 по постановлению Госкомстата РФ организация имеет право вводить в документ дополнительные графы и страницы, модифицировать табель в пределах действующего законодательства по своему усмотрению.
СНИЛС, как его узнать? Что можно узнать с помощью ОГРН? Что такое ОКПО предприятий, читай здесь: https://buhguru.com/buhgalteria/poleznoe/poisk-okpo-ego-rasshifrovka-sposoby-po.html
В табель вносятся отметки установленного образца, которые сопровождаются документами, их поясняющими.
К подобным отметкам относятся:
- Опоздания. Должны сопровождаться объяснительной запиской. 2. Прогулы. Сопровождаются объяснительной запиской и приказом о виде взыскания.
- Пропуски по болезни, отпуска по уходу за ребенком, дни донорства, пропуски, связанные с прохождением медицинского осмотра по направлению военкомата. Оформляются при наличии своевременно представленного и заполненного больничного листка или иного документа.
- Отпуска. Отметка ставятся при наличии заявления от сотрудника или справки из учебного заведения и приказа за подписью директора или лица, его заменяющего.
- Переработки. Сопровождаются документом за подписью начальника отдела, звена, отделения или бригадира.
- Выход на работу в выходные и праздничные дни. Сопровождаются письменным заявлением работника о его согласии с подписью непосредственного начальника.
- Командировки. В бухгалтерию в этом случае предоставляется командировочное удостоверение с печатью организации, датой прибытия и убытия сотрудника.
Приказ об увольнении с подписью руководителя организации прикладывается к табелю.
Правила заполнения табеля
Обязанность заполнения бланка табеля накладывается на сотрудника бухгалтерии или отдела кадров в приказном порядке и вписывается в его должностную инструкцию.
В первом титульном листе бланка табеля должно быть отражено полное название организации и структурного подразделения, если таковое имеется, дата начала ведения документа и окончания при его закрытии.
Второй лист содержит таблицу учета рабочего времени и сведения о сотрудниках.
В таблице указывается порядковый номер строки, фамилия и инициалы работника, номер его личного дела. Количество столбцов соответствует количеству дней в месяце.
В каждой ячейке проставляется количество отработанных часов или при стандартной смене учитывается общее количество дней. Выходные и нерабочие дни также отмечаются.
Внештатные ситуации: прогулы, опоздания и прочие отмечаются буквенными или числовыми кодами. Все отметки должны совершаться по факту присутствия или отсутствия сотрудника на рабочем месте.
В табеле формы Т-12 отдельно ведутся 2 раздела: «учет рабочего времени» и «расчет с персоналом». Во втором разделе фиксируются все выплаты и штрафы, положенные работнику, реквизиты и корреспондирующие счета для их начисления.
Табель учета использования рабочего времени составляется в одном экземпляре. Н
а документе должны присутствовать подписи руководителя организации или ее подразделения и бухгалтера.
Если заполнением табеля учета рабочего времени занимался третий сотрудник, он также должен заверить своей подписью верность и подлинность предоставляемых данных.
Согласно закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 заполнение табеля возможно как в электронной, так и рукописной форме.
Возможные санкции при неправильно заполненном табеле
В ходе финансовых и налоговых проверок ревизоры могут обнаружить следующие виды нарушений:
- Несоответствие данных по заработной плате, указанных в табеле и документах первичной отчетности.
- Несоответствие данных по заработной плате, указанных в табеле и платежно-расчетных документах.
- Неверное использование обозначений кодов и не учтенные переработки и сверхурочные.
- Неправильный расчет сумм пособий по листку временной нетрудоспособности.
Данные нарушения могут стать причиной наложения на работодателя или бухгалтера штрафа до 5000 рублей.
Отсутствие в организации табеля учета рабочего времени согласно статье
5.27 Административного кодекса может повлечь наложение штрафа до 50.000 рублей на руководителя подразделения.
Залогом правильного заполнения табеля и начисления заработной платы является:
- Своевременное предоставление сотрудниками всех необходимых документов, обосновывающих любое несоответствие рабочему регламенту.
- При ведении рукописного табеля использование копий и черновиков.
- При невыясненной причине опоздания или отсутствия сотрудника на рабочем месте использование соответствующих кодов.
- Постановка отметок только при предоставлении документов их подтверждающих.
Оплата отпуска согласно трудовому кодексу. Справка 2 НДФЛ, сроки действия и примеры.
Коды, используемые в табеле учета рабочего времени:
Наименование затрат времени |
Код |
|
буквенный |
цифровой |
|
Продолжительность работы в дневное время |
Я |
01 |
Продолжительность работы в ночное время |
Н |
02 |
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
РП |
03 |
Продолжительность сверхурочной работы |
С |
04 |
Продолжительность работы вахтовым методом |
ВМ |
05 |
Служебная командировка |
К |
06 |
Повышение квалификации с отрывом от работы |
ПК |
07 |
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности |
ПМ |
08 |
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
ОТ |
09 |
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
ОД |
10 |
Дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
У |
11 |
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
УВ |
12 |
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
УД |
13 |
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
Р |
14 |
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
ОЖ |
15 |
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя |
ДО |
16 |
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством |
ОЗ |
17 |
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
ДБ |
18 |
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству |
Б |
19 |
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
Т |
20 |
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством |
ЛЧ |
21 |
Время вынужденного прогула в случаях признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе |
ПВ |
22 |
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
Г |
23 |
Прогулы |
ПР |
24 |
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством |
НС |
25 |
Выходные дни(еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни |
В |
26 |
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
ОВ |
27 |
Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы |
НВ |
28 |
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законодательством) |
ЗБ |
29 |
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
НН |
30 |
Время простоя по вине работодателя |
РП |
31 |
Время простоя по причинам, не зависящим от работника и работодателя |
НП |
32 |
Время простоя по вине работника |
ВП |
33 |
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
НО |
34 |
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без сохранения заработной платы |
НБ |
35 |
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы |
НЗ |
36 |
Обозначение дней до вступления в должность или после освобождения с нее (увольнения, переводы и т.п.) |
Х |
37 |
Образец табеля учета рабочего времени Т-12