Ни одно учреждение или предприятие, независимо от формы его собственности, рода деятельности, подчиненности или уровня бюджетного финансирования не может обойтись без важнейшего организационно-нормативного документа – штатного расписания.
От правильности его составления и ведения во многом зависит эффективность организационной структуры, правильность распределения должностных обязанностей, контроль за рабочим процессом и финансовая мотивация труда сотрудников.
Обязательность штатного расписания
Сама суть штатного расписания в том, что этот документ четко регламентирует:
- структурную схему организации,
- штатное количество сотрудников – по подразделениям и должностям,
- общее наименование должностей с указанием размера оплаты труда по каждой,
- общий фонд ежемесячной заработной платы.
Такой документ должен быть «настольным» у хорошего руководителя, так как он позволяет оперативно решать множество организационных вопросов.
- Работодатель всегда в курсе дел о заполненности штата по структурным звеньям организации, что дает возможность оперативно принимать решения о необходимости подбора новых работников.
- Облегчается задача анализа эффективности работы структурных подразделений или конкретных сотрудников, соответствия их вклада назначенному размеру оплаты труда.
- Руководителю легче принимать решения по оптимизации структуры организации как в плане повышения ее рабочей эффективности, так и в разрезе возможной экономии фонда заработной платы.
В настоящее время действует единая унифицированная форма штатного расписания – Т-3, установленная постановлением Госкомстата РФ №1 от 15 января 2004 г.
Положения Трудового Кодекса напрямую не требуют наличия этого документа, однако практика показывает необходимость его грамотного составления и ведения.
Проверяющие налоговые или финансовые органы могут расценить его отсутствие, как нарушение действующего законодательства о труде.
Действующее штатное расписание – обязательное условие для решения трудовых споров или отстаивания работодателем своей позиции при рассмотрении дел в судебном порядке.
Не стоит выдумывать «велосипед» и вести штатное расписание по какой-то самостоятельно придуманной форме.
Т-3 несложна в заполнении, интуитивно понятна и у контролирующих структур не возникнет лишних вопросов.
Порядок составления и утверждения штатного расписания
Обязанность составления штатного расписания, как правило, возлагается на специалистов планово-экономического подразделения.
В том случае, если таковой структуры в организации не предусмотрено, эта функция может быть доверена работникам бухгалтерии и кадровой службы.
Руководитель сам может принять решение о возложении персональной обязанности составления расписания отдельным работникам, оговорив это специальным приказом.
Иногда, на предприятиях с разветвленной структурой и большим количеством работников, целесообразно начинать работу снизу, с составления штатных расписаний по структурным подразделениям с последующим сведением в один общий документ.
Как определить коэффициент абсолютной ликвидности, для чего он служит?
Пример оформления платежного поручения, посмотреть в этой статье.
Подписывается документ, как правило, главным бухгалтером и руководителем кадрового подразделения.
О введении его в действие составляется специальный приказ об утверждении штатного расписания с указанием конкретной даты вступления документа в силу.
Форма Т-3 образец и правила заполнения
При желании ее несложно отыскать и в интернете. Обычно она полностью соответствует требованиям, готова к заполнению и дальнейшей распечатке.
Заполнение начинается с «шапки» документа. Вписывается полное название организации (без сокращений и аббревиатур), полностью соответствующее учредительным документам.
Клетка кода по ОКПО заполняется на основании действующего классификатора предприятий и организаций.
Номер документу присваивается в соответствии с действующими в учреждении правилами внутреннего делопроизводства.
Дата составления может быть датой его регистрации в делопроизводстве, но не является конкретным календарным числом ввода его в действие.
Для указания даты вступления штатного расписания в силу существует графа: «на период с по.». Конечная дата может не устанавливаться, хотя на практике чаще документ составляется на предстоящий год.
Табличная часть штатного расписания заполняется, начиная со столбцов 1-2, в которых указывается структурное подразделение и его код (при наличии такового).
Это имеет особое значение, в частности, для предприятий, где работа в отдельных подразделениях связана с особыми условиями труда, влияющими на пенсионные или иные льготы.
Подобные требования распространяются и на наименование должностей и профессий, вносимых в графу 3.
Наличие кодов значительно упрощает восприятие структуры организации, особенно если подразделения состоят из нижестоящих звеньев (к примеру: управление 02 – отдел 021 – сектор 0211 и т.п.)
Конкретные должности работников (гр.3) по подразделениям заполняются, как правило, в нисходящем порядке, от руководителей к подчинённым, по иерархической структуре подразделения.
Название должностей, профессий, классностей, тарификационных разрядов и других значимых критериев указывается полностью, без сокращений, в именительном падеже.
Коэффициент ликвидности – формулы и отражение в балансе.
Для чего используют нераспределенную прибыль: проводки и формулы.
Ведение кассовой книги – посмотреть примеры: https://buhguru.com/buhgalteria/kassovaya-kniga-obrazec-zapolneniya.html
В следующем столбце (гр. 4) проставляется количество должностей, в обязательном порядке – только равноценных. Число может быть дробным, например, 0.25, 1.5, 0.33 и т.п.
Графа 5 определяют размер месячной заработной платы работников данной должности (квалификации) в рублевом эквиваленте в соответствии с принятой на конкретном предприятии системой оплаты труда. Ее размер не может быть ниже установленного на текущий момент МРОТ.
Графы 6—8 – действующие в учреждении доплаты (за особые условия труда, за ученые степени, знание языков, региональные надбавки, премии и т.п.) они могут быть выражены как в абсолютной цифре, так и в процентном эквиваленте от зарплаты.
Графа 9 суммирует месячный фонд оплаты труда по всем работникам указанной в штатном расписании должности.
Графа 10 отведена для внесения дополнительных уточняющих сведений, при их наличии.
После заполнения структурного подразделения переходят к следующему, внося записи аналогичным образом.
Некоторые руководители предпочитают подводить промежуточный итог после каждой структуры как по количеству работников, так и по фонду ЗП. В крупных учреждениях это, безусловно, не лишено смысла.
В конце штатного расписания подводится итог. Он покажет общее количество штатных единиц и суммарное значение месячного фонда ЗП.
После завершения работы над проектом документа, штатное расписание представляется для проверки и утверждения руководителю.
Для удобства работы на основании штатного расписания во многих организациях составляется текущая штатная расстановка с персональным распределением работников по должностям, указанием наличия вакантных мест.
Документ этот не имеет строго установленной формы и регламентации по его ведению.
Образец бланка штатного расписания формы Т3
Образец приказа об утверждении штатного расписания
