Основа для расчетов
Для оплаты отпуска (и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск) за базу берут среднюю заработную плату. То есть средний заработок. Порядок его расчета установлен:
- статьей 139 Трудового кодекса РФ;
- Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее – Положение 922).
Общие правила расчета
При любом режиме работы среднюю зарплату работника рассчитывают исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя зарплата. То есть периоду сентябрьского отпуска.
При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28/29).
При расчете средней зарплаты для оплаты отпусков используют средний дневной заработок. Его исчисляют за расчетный период – последние 12 календарных месяцев – и определяют по формуле:
| НАЧИСЛЕННАЯ ЗАРПЛАТА / 12 / 29,3 |
29,3 – это среднемесячное число календарных дней.
Для расчета средней зарплаты учитывают все предусмотренные системой оплаты труда в организации виды выплат независимо от их источников.
Какие выплаты не учитывают
Для расчета среднего заработка не учитывают выплаты социального характера и иные, не относящиеся к оплате труда – матпомощь, оплата питания, проезда, обучения, ЖКХ, отдыха и др.
В расчетный период также не включают время и начисленные за это время суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок в силу закона (кроме перерывов для кормления ребенка);
- получал пособие по болезни или беременности и родам;
- не работал в связи с простоем не по своей вине;
- не участвовал в забастовке, но в связи с нею не имел возможности выполнять свою работу;
- предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением з/п или без оплаты.
Особенности учета премий в расчете отпуска
| СИТУАЦИЯ | РЕШЕНИЕ |
| Ежемесячная премия, начисленная в расчетном периоде | Включают в расчет по одной за каждый показатель премирования за каждый месяц расчетного периода |
| Премии за период свыше месяца, но не больше расчетного периода, начисленные в этом периоде | Включают в расчет по одной за каждый показатель |
| Премия за период больше расчетного, начисленная в расчетном периоде | Включают в расчет в размере месячной части за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода |
| Премия по итогам года | Включают в расчет, если она начислена за год, предшествующий периоду, за который сохраняется средний заработок. При этом не важно, начислена эта премия в расчетном периоде или после него. |
| Расчетный период отработан не полностью | Премии, начисленные с учетом фактически отработанного в расчетном периоде времени, включают в расчет полностью.
При этом премии, начисленные без учета фактически отработанного времени, учитывают в сумме, пропорциональной времени, отработанному в расчетном периоде. |
Индексация среднего заработка для оплаты отпуска
Особые случаи
| СИТУАЦИЯ | КАК РАССЧИТЫВАТЬ СРЕДНИЙ ЗАРАБОТОК |
За последние 12 календарных месяцев:
|
Берут з/п, начисленную за предыдущие 12 календарных месяцев |
| Сотрудник уходит в отпуск в первый месяц работы | За период с первого дня работы до начала отпуска |
| Работник не имел фактически начисленной зарплаты или отработанных дней за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду | Исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада |
Основные формулы
Средний заработок для оплаты отпуска определяют по формуле:
| СЗ = СДЗ × ДО |
Где:
- СЗ – средний заработок;
- СДЗ – средний дневной заработок;
- ДО – количество дней отпуска, в т. ч. неиспользованного.
Отпуск в календарных днях
Средний дневной заработок для оплаты отпуска, предоставляемого в календарных днях, исчисляют по следующей формуле (в т. ч. при режиме неполного рабочего времени):
| СДЗ = ЗАРПЛАТА ЗА РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД / КОЛИЧЕСТВО ДНЕЙ В РАСЧЕТНОМ ПЕРИОДЕ |
Вот формула для расчета количества дней в полностью отработанном расчетном периоде:
| КОЛИЧЕСТВО ОТРАБОТАННЫХ ДНЕЙ = 12 ×29,3 |
А формула для расчета количества дней в не полностью отработанном месяце расчетного периода такая:
| ОД = ДОВ / (КД × 29,3) |
Где:
- ОД – количество отработанных дней;
- ДОВ – количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в данном месяце;
- КД – количество календарных дней в месяце.
При этом в показатель ДОВ не включают календарные дни, когда работник:
- был в отпуске;
- на больничном или в командировке;
- по другим причинам был освобожден от работы с сохранением среднего заработка (например, ему положены доп. выходные по уходу за ребенком-инвалидом).
Отпуск в рабочих днях
Средний дневной заработок для оплаты отпуска, предоставляемого в рабочих днях в случаях, предусмотренных ТК, определяют путем деления суммы начисленной з/п на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (письмо Минтруда от 14.09.2022 № 14-6/ООГ-5830).
Его исчисляют по следующей формуле, в т. ч. при режиме неполного рабочего времени:
| СДЗ = ЗАРПЛАТА ЗА РАСЧЕТНЫЙ ПЕРИОД / КОЛИЧЕСТВО ОТРАБОТАННЫХ ДНЕЙ |
Подчеркнём, что количество отработанных дней считают по календарю 6-дневной рабочей недели.
ВНИМ
В коллективном договоре, локальном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней зарплаты, если это не ухудшает положение работников.
Привязка к МРОТ
Учтите, что оплата за каждый день отпуска не может быть меньше среднего дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. То есть в сентябре 2023 года – 554,33 рублей за день отдыха (16 242 руб. / 29,3 дн.).
Если у работника, средний дневной заработок меньше, отпускные ему рассчитывают из МРОТ.
Если МРОТ повысили во время отпуска, отпускные нужно пересчитать и доплатить за дни после повышения (п. 18 Положения 922).
При неполном рабочем дне или неделе отпускные считают, как для сотрудников с полным днем. И МРОТ для сравнения с отпускными корректируют пропорционально рабочему времени.
Примеры расчета отпускных за сентябрь 2023
Если расчетный период отработан полностью
С 04.09.2023 работник ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 дней.
Значит, расчетный период – с 01.09.2022 по 31.08.2023.
Фактическая заработная плата за расчетный период – 1 300 000 руб.
Средний дневной заработок составит: 1 300 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн. = 3697,38 руб.
Общая сумма отпускных: 3697,38 руб. × 14 дн. = 51 763,32 руб.
Расчетный период отработан не полностью
С 04.09.2023 работник ушел в ежегодный оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней.
Расчетный период – с 01.09.2022 по 31.08.2023.
С 15.11 по 22.11.2022 работник находился на больничном.
Фактическая заработная плата за расчетный период – 1 100 000 руб. Она же – база для расчета отпускных (больничные и отпускные не включают).
Количество отработанных календарных дней в ноябре 2022 г. с учетом болезни – 22.
Таким образом, количество календарных дней в неполном календарном месяце – ноябре 2022 г. – составляет: 29,3 дн. / 30 дн. × 22 дн. = 21,49 дн.
Средний дневной заработок составит: 1 100 000 руб. / (29,3 дн. × 11 мес. + 21,49 дн.) = 3199,63 руб.
Отпускные за сентябрь 2023 составят: 3199,63 × 7 дн. = 22 397,41 руб.
Неполный год работы
Сотрудник принят на работу 01.11.2022 и уходит в отпуск с 04.09.2023 на 28 дней.
Значит, расчетный период для отпускных – со дня приема на работу до первого числа месяца, в котором работник идет в отпуск: с 01.11.2022 по 31.08.2023.
В расчетном периоде – 10 полностью отработанных месяцев. Отработанных дней – 293 дн. (10 мес. × 29,3). За этот период начислена зарплата – 800 000 руб.
Средний дневной заработок – 2730,38 руб. (800 000 руб. / 293 дн.).
Сумма отпускных – 76 450,64 руб. (2730,38 руб. × 28 дн.).
При суммированном учете рабочего времени
Сотрудник, которому установлен суммированный учет, уходит в отпуск с 04.09.2023 на 21 день. Расчетный период с 01.09.2022 по 31.08.2023 отработан полностью
Ему начислена зарплата за указанный период – 890 555 руб. Она же – база для расчета отпускных.
Количество дней для расчета отпускных – 351,6 дн. (12 мес. × 29,3).
Средний дневной заработок – 2532,86 руб. (890 555 руб. / 351,6 дн.).
Сумма отпускных – 53 190,06 руб. (2532,86 руб. × 21 дн.).
Срок оплаты отпуска
Оплатить отпуск исходя из среднего заработка работодатель обязан не позднее чем за 3 дня до его начала.
Из письма Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1 следует, что в данном случае речь идет о 3 календарных днях, не включая сами дни выплаты отпускных и начала отпуска.
Так, если отпуск начинается с понедельника, то крайняя дата для выплаты отпускных –четверг на неделе накануне отпуска.
При совпадении даты выплаты отпускных с выходным или нерабочим праздничным днем оплатить отпуск необходимо накануне этого дня.
За нарушение срока выплаты отпускных – штраф по 5.27 КоАП РФ:
- для малых и микропредприятий – от 1000 до 5000 руб.;
- для остальных организаций – от 30 000 до 50 000 руб.;
- для должностного лица – от 10 000 до 20 000 руб.
Компенсация работнику – 1/150 ставки ЦБ за каждый день просрочки (ст. 236 ТК).
Пересчёт отпускных при переносе отпуска из-за болезни
Если работник во время отпуска заболел и эти дни на больничном решил отгулять потом, отпускные должны пересчитать в меньшую сторону.
ПРИМЕР
Сотрудник взял отпуск на 14 дней – с 11 до 24 сентября 2023 года. За расчетный период он заработал 900 000 руб. Исключаемых периодов не было.
Сумма отпускных составила 35 836,18 руб. (900 000 / (29,3 дн. × 12 мес.) × 14 дн.).
С 19 по 25 сентября сотрудник болел. Эти 6 отпускных дней перенесли на ноябрь. Значит, компания должна пересчитать отпускные за сентябрь.
Фактически сотрудник был в отпуске 8 дней вместо 14. Поэтому отпускные составят 20 477,84 руб. (900 000 / (29,3 дн. × 12 мес.) × 8 дн.).
В итоге компания переплатила работнику 15 358,34 руб. (35 836,18 – 20 477,84).
Выводы
За каждый день отпуска работнику платят средний дневной заработок. Он равен заработку за расчетный период, деленному на количество отработанных в нем дней (п. 9 Положения 922).
Расчетный период – это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Значит, если отпуск начинается в сентябре 2023 года, расчетный период для его оплаты – с 1 сентября 2022 года по 31 августа 2023.
Отработанные – это все дни, включая выходные и праздники, когда работник числился в организации. Но кроме дней командировки, отпуска, больничного или освобождения от работы по другим причинам (п. 5 Положения 922, письмо Минтруда от 15.04.2016 № 14-1/В-351).