Что стоит за кодами зарплаты в расчетном листе? В первую очередь, это должен понимать сотрудник, получивший его. Расскажем об оптимальном для работодателя подходе к этим кодам.
Есть такая обязанность
Не каждый сотрудник в курсе, что работодатель обязан уведомлять его о размерах частей, составляющих его заработную плату. А если некая часть из нее подлежит удержанию, то должен предоставить подчиненному объяснение – по какой причине и куда эти средства были направлены.
Форма и структура документа
Как правило, кодами зарплаты в расчетном листе и самой формой этого документа заведует руководство предприятия. В утвержденный организацией бланк вносят сведения о получаемом сотрудником доходе, поскольку действующим законодательством обязательной формы листка не предусмотрено.
Подробнее об этом см. «Приказ на утверждение расчетного листка по зарплате: образец».
Чаще всего коды зарплаты в расчетном листе необходимы для того, чтобы:
- автоматизировать весь процесс расчетов по оплате труда;
- при необходимости за считанные минуты сформировать на конкретное лицо расчетный листок.
В рассматриваемом документе должна быть изложена следующая информация:
- размер составных частей зарплаты за определенный временной промежуток;
- другие денежные средства, которые были начислены (за невостребованный отпуск, компенсации и т. п.);
- все виды удержаний из з/п;
- конечная сумма, которую должен получить сотрудник на руки.
Скачать этот примерный бланк расчетного листа на нашем сайте можно здесь.
Подход к кодам
Нужно понимать, что любой сотрудник, видя коды зарплаты в расчетном листе, должен иметь представление о расшифровке приведенных обозначений.
Согласно трудовому законодательству, каждый работник должен обладать информацией о размере и структуре своего трудового дохода. Проще говоря, перечисления одних кодов – недостаточно. Здесь можно выделить 2 подхода, как действовать.
| № | Подход | Суть |
| 1 | Пояснение к каждому коду – в самом листке | Наниматель может раскрыть все коды непосредственно в каждом зарплатном листке. То есть, код и далее следует его расшифровка. |
| 2 | Утвердить отдельный документ с расшифровкой всех кодов | Если предприятие не применяет подход № 1, то должно в обязательном порядке объяснить сотруднику значение каждого кода. Если возникает необходимость использовать новые коды, нужно предоставлять сотрудникам информацию об этом. |
К формату (структуре) кодов законодательство тоже не предъявляет жестких требований. Поэтому каждый работодатель самостоятельно принимает решение:
- разработать собственную кодировку, которую и использовать на предприятии;
- взять коды из справки о доходах по форме 2-НДФЛ (либо частично заимствовать их).
Подробнее об этом см. «Таблица с расшифровкой кодов доходов для 2-НДФЛ в 2017 году».
Чтобы в будущем не возникало организационных проблем, рекомендуем также урегулировать процесс выдачи расчетных листов с кодами зарплаты. Можно:
- сделать к листкам отрывную часть, на которой должен поставить подпись соответствующий сотрудник;
- завести отдельный журнал для учета всех выданных листков.
В таком случае у работодателя всегда будут доказательства того, что он выполняет все свои обязательства перед сотрудником по информированию последнего о структуре его заработка.