В перечень обязательной документации, используемой при аттестации сотрудника, входит его характеристика. Идет ли речь об аттестации педагогических, прокурорских кадров или работников иных сфер — не важно. Этот документ должен быть передан в руки членов аттестационной комиссии. Рассмотрим подробнее, какой должна быть характеристика на сотрудника для аттестации и в чем заключаются ее особенности.
Специфика документа
Характеристика — это документ, который отражает оценку трудовой (профессиональной) деятельности лица в рамках занимаемой им должности, а также те его личностные качества, которые имеют значение для выполнения своих обязанностей. Характеристика, выдаваемая для аттестации, является внутренней. То есть ее используют лишь внутри компании.
Автором характеристики обычно выступает непосредственный руководитель: он лучше всего знает работника, имеет возможность непосредственно наблюдать за его профессиональной деятельностью и контролировать ее, обладает достаточной информацией о взаимодействии сотрудника с коллективом.
После написания характеристики на сотрудника руководитель обязан ознакомить его с ее содержанием. В комиссию характеристика для аттестации работника должна попасть не позже, чем за 7 дней до заседания. Это необходимо для того, чтобы все члены комиссии успели с ней ознакомиться.
Когда аттестация проходит в больших компаниях, где руководство физически не может знать всех работников, характеристика приобретает особое значение. Она позволит членам аттестационной комиссии понять, насколько старательно аттестуемый выполняет свои функции, а также определиться с возможными вопросами к нему и т. д. Потому, с одной стороны, ее текст должен быть содержательным и включать конкретные факты, а с другой – максимально объективным.
Единого общепринятого образца характеристики не существует. Если руководство компании устанавливает определенный перечень требований к тексту, их следует придерживаться и ориентироваться на приведенный в приказе или инструкции образец. В остальных случаях надлежит руководствоваться общими принципами делопроизводства.
Реквизиты
К обязательным элементам характеристики относят:
- Заголовок (название).
- Ф.И.О. и должность аттестуемого.
- Дата написания характеристики.
- Ф.И.О. и подпись лица, составившего характеристику (начальник).
- Круглая печать (если фирма в принципе ее использует в своей работе).
- Подпись аттестуемого, свидетельствующая, что он ознакомлен с документом.
Пишется характеристика для аттестации работника на бланке фирмы. Если используется стандартная писчая бумага формата А4, то необходимо указать реквизиты компании вверху над текстом. В их число входит полное название с указанием формы собственности, адрес, телефоны/факсы и т. п.
Примерный план
Для наиболее полного и эффективного выполнения своего предназначения характеристика аттестационного образца должна содержать следующую информацию об аттестуемом.
- Занимаемая должность и функциональные обязанности.
Возможно, как полное описание обязанностей с упоминанием объемов выполняемой работы, так и краткое их перечисление. - Длительность работы в организации и пребывания на данной должности.
Иногда указывают и периоды пребывания сотрудника на других позициях, т. е. описывают внутренние перемещения (к примеру, переход из одного отдела в другой). - Наиболее значимые достижения работника. Это один из самых важных пунктов. Сюда входят:
а) ступени профессионального роста;
б) личный вклад в работу (к примеру, проекты, предложения, разработки и проч.);
в) упоминание грамот, премий и других форм поощрения;
г) повышение квалификации (прохождение стажировок, получение дополнительного образования и т. д.). - Виды административного воздействия (если применялись): выговоры, замечания и т. д.
- Индивидуальные свойства. В характеристике на сотрудника для аттестации их делят на:
а) деловые: знания, компетентность, умения;
б) личные. Речь идет о тех чертах характера и персональной методике выполнения работы, которые непосредственно отражаются на результатах работы и взаимодействии с коллегами. К примеру, инициативность, стрессоустойчивость, конфликтность, лидерские качества, небрежность и прочее. - Результаты предыдущей аттестации (если была).
- Вывод.
Общие рекомендации
Хотя при написании характеристики используют тот же стиль, что при формировании других документов – то есть деловой, специфика ее содержания порождает ряд дополнительных требований к тексту. Среди них:
- Отсутствие эмоциональности, экспрессии, средств художественной речи (эпитеты, гиперболы и т. п.). Стиль должен быть максимально «сухим» и нейтральным, даже если работник заслуживает восхищения или негодования. Эмоциональный отзыв не может быть образцом в данном случае.
- Четкость и последовательность изложения в сочетании с информационной емкостью. В идеале с помощью минимума языковых средств нужно изложить максимум информации об аттестуемом.
- Отсутствие элементов разговорной речи, профессионализмов и сокращений. Все названия должностей, отделов и т. д. следует писать полностью (например: «первый заместитель исполняющего обязанности руководителя отдела редких минералов и палеонтологии»).
- Минимум личных местоимений. Вместо «она» и «он» следует использовать фамилию и инициалы работника/работницы.
- Преобладание глаголов 2-го лица («зарекомендовал», «показал», «добился») при описании личных качеств работника (пример: «Иванов И.И. поддерживает доброжелательную атмосферу в отделе, неизменно пользуется уважением коллег»).
Языковые штампы
Отдельного упоминания заслуживают штампы. Некоторые из них остались в прошлом (к примеру, «морально устойчив», «расширяет кругозор»), другие по-прежнему чувствуют себя неплохо (образец такого штампа — «проявляет творческий подход»).
Минус штампов не только в их банальности, но и в том, что выраженная с их помощью мысль теряет отчетливость: это общие слова и более ничего. По ним трудно оценить человека. Потому образцом характеристики, написанной на должном уровне, является та, где оценка личности сотрудника сформулирована четко, без несвойственных деловому стилю выражений и в то же время без готовых словесных клише.