При подготовке электронной отчётности о застрахованных лицах нужно учитывать важный нюанс – расширение файла и технические требования к нему. Ведь неправильные параметры влекут возникновение ошибки при отправке. Зная, какой действует формат СЗВ-М в 2017 году, вы сможете избежать неприятной ситуации и правильно сдать эту отчетность. Подробности – в нашей консультации.
Суть электронного отчёта
СЗВ-М представляет собой форму отчета, в которой отражают информацию о застрахованных лицах, которые работают на нанимателя либо сотрудничают с ним. Подавать его должны все работодатели, заключившие трудовые или гражданско-правовые соглашения с людьми (даже на 1 день).
Законодательство обязывает отправлять в ПФР форму СЗВ-М ежемесячно – не позднее 15 числа следующего месяца. Когда крайняя дата совпадает с выходным или праздником, срок переходит на первый рабочий день.
Кто занимается заполнением этого отчёта и его отправкой – решает руководитель предприятия. Обычно подобные функции возлагают на бухгалтера. Данный специалист должен не только правильно ввести все реквизиты – ИНН, СНИЛС, отчетный период, имена застрахованных лиц и т. д. – но и проверить корректность:
- написания имени файла с отчётом;
- формата файла.
Также см. «СЗВ-М за июнь 2017: срок сдачи и образец заполнения».
Требования к имени и формату
Пенсионным фондом была разработана электронная форма отчёта СЗВ-М, которую заполняют при помощи специальных бухгалтерских программ. При несоблюдении требований к оформлению программа выдает ошибку. Одно из них – правильное название файла. Оно должно иметь такую структуру:
- регистрационный номер, под которым зарегистрирован страхователь;
- код территориального Пенсионного фонда;
- дата создания файла;
- идентификатор, обеспечивающий уникальность документа.
Под словом «формат» или «расширение» в нашем случае следует понимать определенную комбинацию латинских букв, которые идут в конце имени файла с отчётом (после точки).
Еще в начале 2017 года СЗВ-М можно было отправлять согласно старому формату, но в конце прошлого года произошли перемены в законодательстве. Далее о них.
Что изменилось в 2017 году
На основании постановления Правления ПФР от 7 декабря 2016 года № 1077п с 8 января 2017 года был утвержден новый формат СЗВ-М.
Электронный документ с отчётом должен иметь расширение XML в кодировке UTF-8. Такая кодировка направлена на достижение двух целей:
- Повысить качество обработки СЗВ-М специализированными программами.
- Сделать восприятие информации более удобным.
Хотя глобальных изменений касаемо структуры файла не произошло. Подробную информацию по составлению новой формы СЗВ-М можно посмотреть здесь.
А вот пример правильно сформированного имени файла:
Заметим, что Пенсионный фонд не предусматривал переходного периода, поэтому до 16 января была возможна сдача СЗВ-М в двух вариантах: старом и новом. В дальнейшем страхователям следует отправлять отчет строго в новом формате файла СЗВ-М.
Строго говоря, бухгалтер не обязан знать все технические подробности отправки в ПФР отчёта СЗВ-М в электронном виде. Главное, чтобы программа, которая для этого используется, соответствовала новым требованиям. А это задача оператора электронного документооборота.
Учтите, что при полном соблюдении требований постановления Правления ПФР № 1077п сотрудники фонда не имеют права отказывать в приеме электронного СЗВ-М.
Какие нюансы нужно знать
- Пользователям, которые сдают СЗВ-М в электронном виде, нужно обновлять свои бухгалтерские программы. Если при подготовке документа файл будет сформирован по устаревшим требованиям, следует обратиться в службу поддержки.
- Если в процессе подготовки отчетности появилось сообщение: «Неправильное имя файла» или «СЗВ-М не соответствует утвержденному формату 00042», но при этом программное обеспечение было обновлено, значит, пользователь допустил ошибку в структуре имени файла.
- В названии файла важно проверить правильность написания идентификатора, состоящего из 12 знаков и стоящего перед расширением. Если количество символов меньшее, при составлении СЗВ-М в новом формате программа выдаст ошибку.
Также см. «Разновидности формы СЗВ-М».