Когда подаются сведения о декретницах
Работодателю дается три дня на подачу сведений об уходящей в декретный отпуск сотруднице. Основанием для предоставления сведений является заявление работницы. Работодатель получает обращение от работницы и информацию об открытом больничном листе по средствам электронного документооборота с Социальным фондом. В задачи бухгалтера входит:
- Получение больничного листа
- Отправка сведений ЕФС-1.
В учетной программе формирование сведений о стаже в период нахождения работницы в декретном отпуске формируется на основании больничного листа.
Что должно содержаться в листке временной нетрудоспособности при уходе в декрет
Пособие по беременности и родам полностью оплачивается Социальным фондом. На него не распространяется правило, что первые три дня оплачивает работодатель. В документе должны сдержаться обязательные реквизиты:
- Номер листка временной нетрудоспособности
- Дата
- Периоды (больничный сразу выдается на 140 дней)
- Причина нетрудоспособности. В данном случае проставляется код 05
- Стаж сотрудника.
Начислений со стороны работодателя не будет.
| Пример: сотрудница уходит в отпуск по переменности и родам с 05.02 2024 по 23.06.2024. Бухгалтер по электронному документообороту с Социальным фондом получает листок временной нетрудоспособности. Чтобы в программе 1С корректно сформировались сведения о стаже, специалист должен проверить период и код больничного листа (05) |
Когда больничный лист проведен в программе, появится возможность сформировать сведения о стаже сотрудницы в период нахождения в декретном отпуске. Для этого нужно зайти в пункт меню «Зарплата и кадры», выбрать раздел «Страховые взносы», строку «СФР: пачки, регистры, описи»
Нажав на данную строку, пользователь переходит в окно, где потребуется создать новый документ с признаком «СЗВ-СТАЖ:
Какое заявление должна написать сотрудница
Специального бланка заявления законодательно не установлено. Важно, чтобы в документе содержались все необходимые реквизиты:
- Кому адресовано заявление (должность руководителя и его ФИО)
- Кто предоставил заявление (должность и ФИО сотрудницы)
- Название документа
- Просьба о предоставлении декретного отпуска
- Период отпуска по беременности и родам
- Подпись и дача подачи заявления.
Образец:
Как заполнить ЕФС-1 на сотрудницу, уходящую в декрет
В отчете ЕФС-1 для декретниц предусмотрено заполнение подраздела 1.2 раздела 1. Здесь нужно выбрать пункт «Назначение выплат ОСС». Это – новый реквизит, введенный с 2024 года.
В таблице заполняется две строки:
- В одной проставляется период с начала трудовой деятельности в 2024 году до момента ухода в декрет. Если сотрудник принят на работу ранее 01.01.2024, то 01.01.2024 будет указываться в качестве начала периода работы до декрета. Вторая дата – последний день перед уходом в декрет
- Во второй строке проставляются даты нахождения сотрудницы в декретном отпуске.
| Пример: Сотрудница принята на работу в компанию 14 июля 2023 года. В декрет она уходит с 5 февраля 2024 года по 23 июня 2024 года. При подаче сведений по декретному отпуску сотрудника работодатель должен отразить два периода:
С 01.01.2024 по 04.02.2024 – время работы С 05.02.2024 по 23.06.2024 – время нахождения в декрете. |
В форме ЕФС-1 информация будет приведена в следующих графах:
- Строка 1 графа 1 – порядковый номер записи – «1»
- Строка 1 графа 2 – начало периода работы – 01.01.2024
- Строка 1 графа 3 – последний рабочий день перед уходом в декрет – 04.02.2024
- Строка 1 графа 4 – районный коэффициент. Сюда заносится кодовое значение «РКС», «МКС», «ОКУ», другие
- Строка 1 графа 5 – числовое значение районного коэффициента
- Строка 2 графа 1 – номер строки – «2»
- Строка 2 графа 2 – дата начала декретного отпуска – 05.02.2024
- Строка 2 графа 3 – дата окончания декретного отпуска – 23.06.2024.
- Строка 2 графы 4 и 5 заполняются, как в предыдущей строке
- Строка 2 графа 7 – дополнительные сведения – «ДЕКРЕТ»
У государственного и муниципального учреждения возникает обязанность по заполнению подраздела 1.3, посвященного з/п и условиям деятельности муниципальных и гос. учреждений. Сюда вносятся данные и по сотрудникам, которые по попадают в среднесписочную численность. Декретницы относятся к данной категории.
Таблица довольно объемная. Для декретниц нужно заполнить периоды нахождения в декретном отпуске. Сотрудницы, уходящие в декрет, не получают выплат от работодателя, по ним не указываются часы работы в табелях учета рабочего времени, поэтому в графах 19,20,23.24,25 следует проставлять нули.
Муниципальные и государственные учреждения сдают подраздел 1.3 ежемесячно. Если сотрудница уходит в декретный отпуск не с начала месяца, то сведения по ней заполняются двумя строками: в одной указывается отработанный период с указанием рабочих часов и заработной платы. Во второй строке – данные о нахождении в декретном отпуске без сведений об отработанных часах и полученной зарплате.
Коротко о главном
С 2024 года форма ЕФС- 1 заполняется на новом бланке. Одно из основных изменений касается выплат по линии ФСС. Ранее сведения о пособиях, выплаченных за счет средств Социального фонда, в отчете не отражались. Теперь данные в сотрудницах, уходящих в декрет, нужно отразить в ЕФС-1 подразделах 1.2 или 1.3 в зависимости от того, относится ли организация у категории государственного (муниципального) учреждения или нет.
Внимание!