Что такое первичные документы в бухучете
Первичные документы в бухгалтерском учете — это документы, которые подтверждают факт совершения хозяйственных операций и служат основанием для отражения этих операций в бухгалтерском учете. Эти документы содержат информацию о фактах хозяйственной жизни организации, которые выражаются в натуральных или денежных показателях. Первичные документы обладают юридической силой и служат основанием для составления бухгалтерских и налоговых отчетов.
Согласно части 1 статьи 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, абсолютно все организации, независимо от применяемого режима налогообложения, обязаны вести бухгалтерский учет. Каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен соответствующим первичным учетным документом.
Первичные документы играют важную роль в бухгалтерском учете, поскольку служат основанием для всех последующих этапов учета — от регистрации хозяйственных операций до формирования бухгалтерской и налоговой отчетности.
Таким образом, первичные документы являются неотъемлемой и фундаментальной частью бухгалтерского учета. Они служат источником первоначальной информации о хозяйственных операциях, который необходим для регистрации этих операций в учетных регистрах, формирования бухгалтерских отчетов и контроля за правильностью и своевременностью налоговых платежей.
Формы и обязательные реквизиты первичных документов
Согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем организации. Однако организация может не разрабатывать собственные формы первичных документов бухгалтерского учета, а использовать формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Так, первичные документы по учету кассовых операций приведены в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.
Выбор формы первичных документов (собственные или унифицированные) организация должна зафиксировать в учетной политике.
Как указано в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, первичные документы бухгалтерского учета должны содержать определенные обязательные реквизиты. Они включают в себя:
- Наименование документа
- Дата составления документа
- Наименование организации, составившей документ
- Содержание факта хозяйственной жизни
- Величина натурального и/или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения
- Должность лица (лиц), совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо должность лица (лиц), ответственного за оформление свершившегося события
- Подпись вышеуказанного лица (лиц), его ФИО или иные реквизиты, необходимые для идентификации этого лица
Эти реквизиты обеспечивают полную, точную и своевременную информацию о совершенной хозяйственной операции, что является ключевым для качественного и эффективного учета.
Более подробный обзор с образами всех форм первичных документов бухгалтерского учета читайте в Консультант Плюс по ссылке.
Как составляются первичные документы бухгалтерского учета
Бумажная форма
Большинство организаций традиционно используют бумажные первичные документы. Это означает, что документы оформляются на бумаге и подписываются руководителем и другими ответственными лицами вручную. Бумажные документы имеют юридическую силу при наличии всех необходимых реквизитов и подписей.
Электронная форма
Согласно части 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, первичные документы могут составляться и в электронной форме. Электронные документы должны быть подписаны электронной подписью, что обеспечивает их юридическую значимость.
Электронные первичные документы могут храниться на электронных носителях информации, а обмен этими документами между контрагентами осуществляется через специализированные сервисы или через официальные порталы государственных и муниципальных органов.
Таблица: Плюсы и минусы форм документов бухучета
| Форма документа | Бумажная форма | Электронная форма | ||
|---|---|---|---|---|
| Плюсы | Минусы | Плюсы | Минусы | |
| Юридическая значимость | Высокая | Необходимость физического хранения | Высокая при наличии ЭП | Требование ЭП |
| Экономия ресурсов | Нет | Затраты на печать и материалы | Да | Возможные технические проблемы |
| Удобство хранения и поиск | Нет | Риск потери или повреждения | Да | Необходимость специализированных сервисов |
Примеры первичных документов бухучета
Примеры первичных документов в бухгалтерском учете могут включать в себя следующие типы документов: товарная накладная, акт приемки выполненных работ (в том числе форма КС-2), акт ОС-1, авансовый отчет и бухгалтерская справка.
Отдельно стоит упомянуть о договорах. Несмотря на то, что договоры являются важными юридическими документами, в большинстве случаев они не классифицируются как первичные документы в бухгалтерском учете. Причина этому заключается в том, что договор не фиксирует конкретный факт хозяйственной жизни и, как правило, не содержит все обязательные реквизиты, которые требуются для первичных документов.
Право подписи первичных документов
Руководитель, главный бухгалтер, а также сотрудники, ответственные за определенные операции (например, кассир), обладают правом подписи первичных документов. Для передачи этого права можно использовать как приказ, так и доверенность. В первичном документе рядом с подписью необходимо указывать Ф.И.О. подписанта и реквизиты соответствующего документа, на основании которого он имеет право подписи.
Пример приказа о предоставлении права подписи первичных документов:
ООО “Бета”
Приказ от 16.08.2024 № 7
Предоставить заместителю главного бухгалтера Смирновой Анне Владимировне право подписывать за главного бухгалтера следующие документы:
- акт выполненных работ
- товарная накладная
- акт сверки взаиморасчетов
- счет-фактура
- универсальный передаточный документ
Генеральный директор Сергеев Сергей С.С.
С приказом ознакомлены:
Зам. главного бухгалтера Смирнова А.В.
16.08.2024
Главный бухгалтер Козлова Елена Алексеевна
16.08.2024
Внесение исправлений в первичные документы
В первичные документы, при необходимости, можно внести исправления. Однако существует исключение для кассовых документов, правка которых запрещена. Это регулируется частью 7 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, а также пунктом 16 Положения, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
| Элемент | Описание |
|---|---|
| Дата исправления | Точная дата, когда были внесены изменения в документ |
| Подписи лиц, составивших документ | Подписи лиц, внесших изменения в документ, их ФИО или иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц |
Первичные учетные документы необходимо хранить в течение определенного срока. Согласно пункту 277 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, этот срок составляет 5 лет.
Главные выводы про первичные документы
| № | Вывод |
|---|---|
| 1 | Первичные документы являются основанием для бухгалтерских записей. |
| 2 | Первичные документы должны быть оформлены в установленном порядке и содержать обязательные реквизиты. |
| 3 | Право подписи “первички” определяется приказом или доверенностью. |
| 4 | Исправления в первичных бухгалтерских документах должны быть обоснованы и заверены подписями. |
| 5 | Срок хранения первичных документов составляет 5 лет. |
| 6 | Договоры в большинстве случаев не являются первичными документами. |
| 7 | Подлинность первичных документов должна быть проверена. |
| 8 | Недостоверные первичные документы являются основанием для налоговых рисков. |
| 9 | Электронные формы первичных документов признаются наравне с бумажными. |
| 10 | Несоблюдение правил оформления первичных документов может привести к штрафам. |