Общие правила заполнения отчёта ЕФС-1

Чем руководствоваться

С 1 января 2023 года действует постановление ПФР от 31.10.2022 № 245п, которое утвердило форму нового отчёта ЕФС-1 (далее – Постановление № 245п). Он объединил в себе две группы отчётных сведений:

1. Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета.
2. Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (т. е. по взносам на травматизм).

Также Постановление № 245п в Приложении № 2 закрепило очень подробный порядок заполнения формы ЕФС-1.

Уточним, что аббревиатура «ЕФС» в названии новой отчётности расшифровывается как Единая Форма Сведений.

Причина введения нового отчета

Основная – объединение с 01.01.2023 ПФР и ФСС в единый Социальный фонд России (СФР).

Поэтому Минтруд России, ПФР и ФСС в 2022 году приняли решение сократить количество отчётов для страхователей и объединить различные виды отчётности по персонифицированному учету и по страховым взносам на травматизм (4-ФСС) в единый отчет ЕФС-1.

Таким образом, новый отчёт с 2023 года объединил в себе сведения из форм СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. До 2023 года их сдавали в ПФР (первые две) и ФСС (остальные).

Порядок и сроки сдачи сведений персучета, входящих в ЕФС-1, регулирует ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ).

Также см. Что нужно знать про новый отчёт ЕФС-1 с 2023 года.

Общий подход

Сведения персучета, входящие в состав единой формы ЕФС-1, можно заполнять и представлять в Соцфонд России каждый отдельно – в зависимости от сроков их сдачи.

При этом установлена единая дата для подачи сведений в рамках отчета ЕФС-1: это 25-е число – по аналогии с соответствующими сведениями, которые сдавали раньше.

Статус отчета

Установлено, что форма ЕФС-1 является входящим документом индивидуального (персонифицированного) учета.

Она состоит из титульного листа и разделов 1 и 2, каждый из которых имеет несколько подразделов:

Также см. Что входит в форму ЕФС-1: состав и структура.

Кто и что заполняет и сдаёт в Разделе 1

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» Подраздела 1

Его заполняют и сдают страхователи в территориальный орган СФР на всех зарегистрированных лиц, включая совместителей и дистанционщиков:

• с которыми заключены или прекращены трудовые/служебные отношения в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами;
• в отношении которых были другие кадровые изменения – в т. ч. перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и др.;
• в случае подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ) либо о предоставлении ему электронных сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК).

Подраздел 1.1 подр. 1 ЕФС-1 представляют также в отношении застрахованных, заключивших:

• договоры гражданско-правового характера о выполнении работ/оказании услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в т. ч. договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

То есть это договоры, на вознаграждение по которым в соответствии с налоговым законодательством начисляются страховые взносы.

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» Подраздела 1

Его заполняют и представляют в отношении застрахованных, которые в отчетном периоде:

• выполняли работу/вели деятельность, дающую право на досрочную страховую пенсию (ст. 30 и 31, п. 6 и 7 ч. 1 ст. 32 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ “О страховых пенсиях”);
• работали в сельском хозяйстве, и при исчислении стажа работы которых применяется Список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, в соответствии с которым устанавливается повышение размера фиксированной выплаты к страховой пенсии по старости и к страховой пенсии по инвалидности (ч. 14 ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ);
• формировали свои пенсионные права в соответствии с Законом РФ от 15.05.1991 № 1244-1 “О соцзащите подвергшихся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС”;
• замещали госдолжности РФ, на постоянной основе госдолжности субъектов РФ, муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ, муниципальной службы;
• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
• работали в период лишения свободы;
• имели периоды простоя или отстранения от работы;
• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы (должности) на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• имели период получения пособия по безработице, участия в оплачиваемых общественных работах, переезда или переселения по направлению государственной службы занятости населения в другую местность для трудоустройства;
• были в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3-х лет, в отпуске без сохранения зарплаты.

При этом подразд. 1.2 подразд. 1 ЕФС-1 представляют органы службы занятости населения – на застрахованных, которые в отчетном периоде:

• получали пособия по безработице;
• участвовали в оплачиваемых общественных работах;
• был переезд или переселение по направлению государственной службы занятости в другую местность на работу.

Подраздел 1.3 «Сведения о зарплате и условиях деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений» Подраздела 1

Его сдают только такие учреждения, виды деятельности которых определены Минтрудом и затрагивают мониторинг системы оплаты труда бюджетников.

Подраздел 2 Раздела 1

Заполняют и сдают вместе с подразд. 1.2 подразд. 1 при представлении сведений о застрахованных, занятых на соответствующих видах работ, предусмотренных ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ “О страховых пенсиях”. То есть дающих право на досрочное назначение пенсии.

Подраздел 3 Раздела 1

Заполняют и сдают страхователи/работодатели, перечисляющие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных (в случае их уплаты) по Федеральному закону от 30.04.2008 № 56-ФЗ “О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений”.

Раздел 2

Его заполняют и сдают:

• страхователи-юридические лица любой организационно-правовой формы, в т. ч. иностранные компании, ведущие деятельность в РФ и нанимающие граждан России;
• физлица, нанимающие лиц, подлежащих обязательному соцстрахованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний в соответствии с п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Обязательный состав отчета

При направлении в СФР формы ЕФС-1 в неё можно включать отдельные разделы и подразделы в соответствии с законодательно установленными сроками.

Титульный лист обязателен для заполнения при сдаче всех разделов и подразделов формы ЕФС-1.

Заполнять подразд. 1 разд. 1 “Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)” обязательно при сдаче его подразделов 1.1, 1.2, 1.3.

При сдаче раздела 2 его подразделы 2.1, 2.3 обязательны для заполнения всеми страхователями.

В случае отсутствия показателей для заполнения подразд. 2.1.1 и 2.2 раздела 2 их не заполняют и не представляют.

Откуда брать сведения

Форму ЕФС-1 заполняют на основании первичных документов страхователя, в том числе:

• приказов;
• других документов кадрового учета;
• данных бухгалтерского учета;
• технологической документации;
• договоров гражданско-правового характера;
• иных договоров, на вознаграждение по которым в соответствии с налоговым законодательством начисляются страховые взносы.

Способ сдачи

Форму ЕФС-1 можно представлять в электронной форме или на бумажных носителях. В том числе на магнитном носителе.

Чем заполнять

Бумажный бланк ЕФС-1 заполняют чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи вычислительной техники без помарок, исправлений и без каких-либо сокращений.

При этом чернила должны быть черного, фиолетового или синего цвета.

Запрещено исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

Подписание и заверение

Форму ЕФС-1 на бумажном носителе подписывает руководитель или уполномоченный представитель страхователя. Также её заверяют печатью организации.

Заверяют отчёт печатью (при наличии) и личной подписью:

• страхователь-ИП;
• физлицо без статуса ИП;
• или уполномоченный представитель указанных выше.

Обязательны к заполнению поля:

• “Наименование должности руководителя (уполномоченного представителя страхователя)”;
• “Подпись”;
• “Расшифровка подписи” (указывают Ф.И.О. полностью).

Доверенность

Уполномоченный представитель страхователя-юрлица осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством. В том числе электронной и подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью доверителя.

Уполномоченный представитель страхователя-ИП (физлица без статуса ИП) осуществляет свои полномочия на основании:

• нотариально удостоверенной доверенности;
• доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством;
• или электронной доверенности, подписанной усиленной квалифицированной подписью доверителя.

Формат ЕФС-1

Социальный фонд России утверждает форматы электронного отчета ЕФС-1.

Его подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью.