В некоторых случаях компании и индивидуальные предприниматели должны сдавать отчетность в Пенсионный фонд в электронном виде. Как подключить электронную отчетность в ПФР расскажем в материале.
Спецоператор
Компания может выбрать спецоператора связи по своему усмотрению. Главное, чтобы он имел право осуществлять обмен электронными документами с региональными отделениями ПФР. С перечнем операторов можно ознакомиться на официальном сайте Минкомсвязию. Указанные там компании имеют все необходимые лицензии и аккредитацию (п. 1 ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ).
Оператор связи, с которым компания заключит договор предоставляет следующие услуги (ст. 779, 781 ГК РФ):
- выпуск электронной подписи, сертификата ключа проверки электронной подписи;
- установку программы шифрования отчетов;
- установку программы для подготовки и отправки отчетности.
Соглашение об обмене
После подписания договора со спецоператором и получения электронной подписи нужно поставить в известность Пенсионный фонд о своем желании подавать электронную отчетность. В настоящее время единого алгоритма действий не существует. Раньше от страхователя требовалось заявление о подключении к электронному документообороту и соглашение с ПФР об обмене. Однако в настоящее время данный порядок утратил силу (распоряжение Правления ПФР от 21.09.2018 № 487р).
В связи с этим актуальный алгоритм действий, как подключить электронную отчетность в ПФР, лучше узнать в своем территориальном отделении.
Программа
Существует два варианта использования программ для подготовки отчетов. В первом случае, используется штатная бухгалтерская программа, в которой ведется учет. Главное, чтобы она умела сохранять отчетность в виде xml-файлов.
Во втором случае, если бухпрограмма не обладает такой возможностью, то существуют бесплатные программы, рекомендованные Пенсионным фондом.
Об использовании конкретных видов программ целесообразно уточнить в своем территориальном отделении Фонда. Как правило, разные отделения рекомендуют разные программы. Они доступны для скачивания на официальном сайте Пенсионного фонда России. Как настроить электронную отчетность в ПФР? Скачать или купить специальную программу для сдачи пенсионной отчетности.
Как отправить
Перечислим порядок действия страхователя при подаче отчетности то телекоммуникационным каналам связи:
- обеспечение достоверности передаваемых документов;
- формирует отчет со сведениями о застрахованных лицах и иными сведениями для отправки;
- проверяет правильность подготовки отчета с помощью проверочной программы ПФР или специальной программы спецоператора;
- отправляет готовые и проверенные файлы с xml-формате через оператора.
После того как отчет будет отправлен, страхователь (организации и предприниматель) получит из Пенсионного фонда квитанцию о доставке отчетности. Далее страхователю пришлют протокол контроля сведений и нормативный срок протокола.
В ответ на сообщения из ПФР нужно отправить квитанцию о доставке протокола контроля, подписав ее собственной электронной подписью.
Если из ПФР получен положительный протокол, то это свидетельствует об успешной сдаче отчета. Датой сдачи в таком случае является день формирования квитанции о доставке, полученной из Фонда. Если же протокол отрицательный, то значит при проверке найдены ошибки. Такой отчет считается непринятым. Исправив ошибки, нужно повторно отправить документ.
Если по какой-то причине квитанция о доставке или прокол контроля не поступили, нужно связаться с оператором связи и выяснить причины их отсутствия.