29 октября 2018 года стартовало публичное обсуждение законопроекта об электронных трудовых книжках, поскольку появился его официальный текст. Предлагаем вашему вниманию обзор, который даст понимание, как и в какие сроки будет происходить переход на электронные трудовые книжки по версии Минтруда.
Основные положения
Разработка законопроекта «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» предусмотрена программой «Цифровая экономика Российской Федерации», которая утверждена распоряжением Правительства России от 28 июля 2017 года № 1632-р.
Согласно тексту законопроекта, сведения о трудовой деятельности работника (о выполняемой работе и должности, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора) формируют путем передачи работодателем этих данных в информационную систему Пенсионного фонда России в электронном виде по утверждаемой ПФР форме. В эту форму включают сведения, из действующей трудовой книжки, кроме данных:
- об образовании;
- награждениях (поощрениях).
Сведения об образовании предложено не включать, поскольку работодатели имеют возможность самостоятельно проверить подлинность соответствующих документов:
- в Федеральном реестре сведений о документах об образовании и (или) о квалификации;
- документах об обучении, предъявленных работником при трудоустройстве.
С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности передают в инфосистему ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года – при наступлении кадрового события не позднее рабочего дня, идущего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
При заключении трудового договора, а также для подтверждения своей трудовой деятельности работник сможет предъявлять нанимателю сведения о ней, полученные:
- у нанимателя по последнему месту работы на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
- в МФЦ на бумажном носителе;
- в ПФР;
- посредством Единого портала госуслуг на бумаге или в электронном виде.
Сведения о трудовой деятельности работников –часть индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Поэтому на них распространяется порядок хранения, предусмотренный для ИЛС, который хранится в ПФР в течение всей жизни застрахованного.
Срок хранения работодателем в электронном виде сведений о трудовой деятельности сотрудника после его увольнения планируют установить – 3 года.
При увольнении работодатель будет выдавать сотруднику сведения о трудовой деятельности за период работы у него на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Это исключит риски несвоевременного получения сведений в информационной системе ПФР. Например, по техническим причинам, для последующего трудоустройства.
Будущий Закон об электронных трудовых книжках предусматривает, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников ведут только в электронном виде.
Исключение – если работник подал заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.
С 1 января 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе не ведут.
Что даёт новый закон
Считается, что принятие рассмотренного законопроекта даст следующие преимущества:
- сохранность персональных данных в единой инфосистеме ПФР;
- дополнительные возможности трудоустройства для удалённых сотрудников за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя;
- снижение издержек работодателя и сотрудника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, уменьшение бумажного документооборота.
Переходный период
Предлагаемые изменения затрагивают порядка 4,2 млн юридических лиц и 58,4 млн человек, занятых трудовой деятельностью в организациях. Поэтому нанимателям придётся провести ряд подготовительных мероприятий. В частности:
- подготовка, принятие или изменение локальных актов (при необходимости) с участием выборного органа профсоюза (при его наличии);
- внесение изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
- обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в ПФР;
- уведомление работника в письменной форме об изменениях трудового законодательства.
Работодатель будет формировать сведения о трудовой деятельности застрахованного лица в форме электронного документа:
- С использованием своих программно-технических средств.
- Либо для этих целей ПФР на безвозмездной основе предоставит электронный сервис.
Планируется, что законопроект вступит в силу с 1 января 2020 года.
Изменения в персучете
Также Минтруд разработал поправки в Закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
По нему индивидуальный лицевой счет дополнят разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица». Здесь найдут отражение:
- выполняемая человеком работа;
- должности;
- сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.
Ответственность
Чтобы работодатели своевременно и в полном объеме передавали сведения о трудовой деятельности в ПФР, Минтруд подготовил поправки в КоАП РФ, которые предусматривают установление с 2021 года административной ответственности в виде предупреждения должностных лиц за соответствующие нарушения в случае их неоднократного совершения в течение года (ст. 5.27).
Составлять и рассматривать протоколы о таких административных нарушениях, о вынесении административного наказания в виде предупреждения будут должностные лица органов Федеральной службы по труду и занятости.
С полным текстом законопроекта «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» можно ознакомиться на официальном сайте публикации проектов нормативных документов по прямой ссылке здесь.
Источник: сайт Минтруда.