Как составить и сдать справку о доходах к 6-НДФЛ за 2023 год

Справка о доходах: основные моменты

До 2020 года включительно налоговые агенты, в качестве которых выступают работодатели, предоставляли в инспекцию документ по форме 2-НДФЛ. С 2021 года такого документа не существует. Но в разговорной речи бухгалтеров, налоговых и финансовых работников, простых граждан часто используется термин «2-НДФЛ».

С 2021 данные о заработке ФЛ прописываются в Справке о доходах и суммах налога ФЛ (Приложении № 1 к отчету). Справка в составе 6-НДФЛ предоставляется в налоговую раз в год.

За 2023 год документ сдается до 25.02.2024. 25 февраля – воскресенье, по этой причине срок автоматически переносится на первый рабочий день после выходных – 26.02.2024. Форма отчета регламентирована Приказом инспекции № ЕД-7-11/753@.

Справка для сотрудника

Сейчас действуют две актуальные формы справки:

• документ по форме КНД 1175018, которая предоставляется сотруднику по его письменному требованию;
• приложение к 6-НДФЛ, которое формируется для налогового органа.

Работодатели обязаны предоставить документ по запросу работника. С письменным заявлением имеет право обратиться и бывший сотрудник, который был уволен или уволился по собственному желанию. Налоговый агент не может отказать бывшему работнику в предоставлении справки о доходах согласно статьям 226 и 230 НК.

Период формирования справки работодателем зависит от конкретных обстоятельств.

Физическим лицам справка нужна для решения разных задач:

• для другого работодателя. Документ требуется для оформления вычетов на новом месте работы. Согласно законодательству стандартные вычеты предоставляются лицам, которые официально трудоустроены и чей доход, облагаемый по ставке 13%, с начала года нарастающим итогом не превышает 350000 руб. Поэтому если ФЛ сменил в течение года место работы, то новому работодателю необходима актуальная информация о заработке с предыдущего места трудоустройства;
• для оформления декларации 3-НДФЛ. При возникновении необходимости оформления вычета через налоговый орган необходимо предоставить в инспекцию декларацию после завершения года. К форме прилагается справка;
• для предоставления по месту требования. Часто справка требуется для подтверждения официального заработка для оформления кредита в банке, пособия в органах соцзащиты, визы в центре и т. д.

Справка для налоговой

Справки, которые ранее официально назывались 2-НДФЛ, представляются в инспекцию вместе с расчетом 6-НДФЛ. При их оформлении учитываются новые правила, которые вступили в силу в начале 2023 года.

важно

С 1 января датой получения заработка считается момент ее выдачи, включая выдачу аванса. До 2023 года датой получения дохода признавался последний день месяца, за который заработок был начислен. Пример: зарплата, которая выдана в январе относятся к доходу 2023 года.

Зарплата и больничные за декабрь 2023: нюансы отражения

Ситуация,порядок действий указан в таблице.

У многих бухгалтеров в конце года возникает вопрос отражения в отчетности «переходящих» больничных. Если оплата по листу временной нетрудоспособности была начислена в текущем месяце, выдана в следующем, то в этом случае доход ФЛ отражается в следующем месяце, то есть месяце выдачи денег сотруднику по факту.

Заполнение справки для работника

Работодатель оформляет для работника документа по форме КНД 1175018. Документ оформляется в электронном виде или на бумаге. Справка заполняется на основе фактических выплат по кодам дохода построчно. Вычеты по налогам тоже кодируются. Коды доходов и вычетов регламентированы приложениями к Приказу № ММВ-7-11/387@.

Для доходов, которые облагаются по разным ставкам, создаются разные справки. Пример: если сотрудник получал зарплату, которая облагалась по налоговой ставке 13%, а потом сумма его доходов превысила 5 млн руб, и они стали облагаться по другой ставке – 15%, то бухгалтер формируется две справки.

В документе указываются следующие реквизиты и информация:

• данные о работодателе – ИНН, КПП, ОКТМО, наименование, номер телефона;
• информация о ФЛ, который выступает в роли налогоплательщика – ФИО, ИНН, дата рождения, статус плательщика налогов, гражданство, код и реквизиты документа, который удостоверяет личность (паспорт – код 21);
• в 3 части прописываются виды полученных доходов помесячно с указанием кодов;
• в отдельных столбцах прописываются вычеты и их коды;
• в 4 пункте справки отдельно указываются размеры социальных, стандартных, имущественных вычетов;
• в 5 части прописывается общий размер дохода и удержанного налога за период;
• в 6 пункте указывается сумма налога, который не был удержан, и сумма дохода, с которого не удержан сбор.

Справка подписывается руководителем, главным бухгалтером или другим ответственным сотрудником компании. Печать на документе ставить не обязательно.

Заполнение для ИФНС

Работодатели формируют справку о доходах на каждого официально трудоустроенного работника. Документ включает данные о всех выплатах, вычетах, начислениях ФЛ, которые были осуществлены в пользу плательщика налога за период.

Справка, которая предоставляется в инспекцию, включает общую часть, четыре раздела, приложения. Документ заполняется в следующей последовательности:

1. Общая часть.
2. I часть.
3. Приложение.
4. III раздел.
5. II раздел.
6. IV раздел.

Приказ налоговой № ЕД-7-11/753@ регламентирует порядок формирования расчета 6-НДФЛ. Инструкция заполнения приложения к расчету приведена в таблице.

За неподачу справки предусмотрены штрафные санкции: для ИП – до 5000 рублей, для ЮЛ – до 50 тыс. рублей.