Как заполнить табель учета рабочего времени на 2019-2020 год

Вести учет времени отработанного каждым работником – обязанность работодателя (ст. 91 ТК РФ). Ведь только при ведении учета работодатель может отследить, отработал сотрудник норму рабочего времени или нет. Приведем форму и образец заполнения табеля учета рабочего времени на 2019-2020 год. 

Полезное по теме:

Кто должен вести табель рабочего времени

Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченный на это сотрудник. Как правило, это работник отдела кадров. Если табель по каждому структурному подразделению ведете отдельно, ответственного сотрудника за ведение табеля назначает руководитель своим приказом. Это следует из части 4 статьи 91 ТК.

Форма табеля 2020

Перед тем, как говорит про заполнение табеля учета рабочего времени, нужно сказать про форму бланка в 2020 году.

Итак, фактически отработанное работником время отражается в табеле учета рабочего времени. Есть две унифицированных формы табеля (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1):

  • форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». В ней «временные показатели» отражаются в разделе 1;
  • форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Работодатель может использовать любую из них, а может разработать и утвердить свой бланк. В зависимости от этого, соответственно, будут различаться правила заполнения табеля учета рабочего времени.

Более того, работодатель вправе утвердить положение о табельном учете рабочего времени, фиксирующее порядок ведения учета, обязанности лиц, ответственных за учет, порядок и сроки представления табеля в бухгалтерию и другие вопросы.

Ранее за ведение табеля учета рабочего времени работников отвечали табельщики. Однако сегодня чаще всего табель ведется в электронном виде сотрудником отдела кадров. Для этого имеются самые разные удобные онлайн программы.

Вы можете воспользоваться официальными бланками:

Организация может по собственному выбору:

  • или использовать унифицированные формы для учета фактически отработанного времени;
  • поручить оформление табеля рабочего времени своим сотрудникам (важно, что в табеле должны быть  все необходимые реквизиты, которые предусмотрены частью 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Как заполнять табель учета рабочего времени в 2019-2020 году

Порядок заполнения форм табеля рабочего времени в 2020 году такой:

  • или в табеле можно или каждый день проставлять сведения о явках и неявках, а также отработанное сотрудниками время;
  • или указывать только отклонения от установленного режима работы.

Как правильно? На наш взгляд, последний вариант заполнения табеля Т-12 или Т-13 удобно использовать тем работодателям, у которых большая часть персонала работает в одном и том же режиме рабочего времени. А если в организации в связи со спецификой производственного процесса, допустим, применяется суммированный учет рабочего времени, то, конечно, имеет смысл фиксировать работу сотрудников каждый день.

Информация о неявках работника вносится в табель на основании надлежаще оформленных документов, к примеру, листка нетрудоспособности, если работник отсутствовал на работе в связи с болезнью (Указания по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Для отметок о работе в таблицах форм отведено по 2 строки на каждую дату месяца. В верхней указывается код, определяющий явку работника или неявку по определенной причине, в нижней – продолжительность работы. Если сотрудник в этот день не работал, то нижняя строка не заполняется.

Хотите посмотреть на пример заполнения табеля рабочего времени? Приведем пример табеля по форме № Т-13 при одном виде оплаты. В таком табеле учитывают, сколько отработал каждый сотрудник. Сюда заносите сведения как о фактически отработанных сотрудниками часах (в т. ч. сверхурочных), так и о неотработанном времени.

Скачать пример заполненного табеля рабочего времени

Обозначения в табеле (расшифровка)

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2020 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться.  Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2020 году

Условные обозначения Буквенный код Цифровой код
Обозначение из унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
Продолжительность работы
Продолжительность работы в дневное время Я 01
Продолжительность работы в ночное время Н 02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни РВ 03
Продолжительность сверхурочной работы С 04
Продолжительность работы вахтовым методом ВМ 05
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы УВ 12
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством ЛЧ 21
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством НС 25
Командировка
Служебная командировка К 06
Повышение квалификации
Повышение квалификации с отрывом от работы ПК 07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ПМ 08
Отпуск
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск ОТ 09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск ОД 10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением У 11
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы УД 13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) Р 14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет ОЖ 15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя ДО 16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации ОЗ 17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы ДБ 18
Нетрудоспособность
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству Б 19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством Т 20
Прогулы, неявки
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе ПВ 22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству Г 23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) ПР 24
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) НН 30
Выходные дни
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни В 26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) ОВ 27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) НВ 28
Забастовка
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) ЗБ 29
Простой
Время простоя по вине работодателя РП 31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника НП 32
Время простоя по вине работника ВП 33
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы НЗ 36
Отстранение от работы
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством НО 34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы НБ 35
Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно
Время прохождения медико-социальной экспертизы ЭК 37
Время диспансерного обследования беременных сотрудниц ДИ 38
Время дополнительных перерывов для кормления ребенка КР 39

Исправление ошибок в табеле

Иногда при ведении документа допускают ошибки: вместо больничного указан пропуск по невыясненным причинам, праздничные дни отмечены как рабочие, не внесены или неверно написаны фамилия, имя или отчество сотрудника. В таких случаях необходимо внести изменения.

Вариант 1

Оформляется корректирующий бланк по форме Т-12 или Т-13 и подается в бухгалтерию вместе с сопроводительной запиской руководителя отдела кадров. В записке необходимо указать причины и содержание внесенных изменений.

Вариант 2

В исходном табеле зачеркиваются одной чертой неверные данные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105). Наверху вносится правильная информация, на свободном месте - удостоверяющая надпись: "По инженеру Петрову таб. № 1 исправлено за 5,6,7 сентября 2020 года код "НН" на код "К" на основании приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения верно. Руководитель отдела кадров Сидоров А.Б., подпись, дата внесения записи".