Штатная расстановка — скачать образец

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем разница

Штатное расписание — документ про структуру: подразделения, должности, количество ставок и оклады (тарифы). В трудовом договоре должность указывают в соответствии со штатным расписанием. Такой подход подтверждается практикой и разъяснениями по применению норм ТК РФ.

Штатная расстановка — “оперативная версия” для кадровой работы: к каждой штатной единице добавляют конкретных сотрудников (ФИО, табельный номер, ставка, вид занятости и т.п.), а также отмечают вакансии и временные замещения.

Важно: штатная расстановка не заменяет штатное расписание, а дополняет его.

Зачем нужна штатная расстановка

• Быстрый контроль укомплектованности: видно, где вакансия, где временно занято, где несколько 0,5 ставки.
• Планирование замен: отпуск, больничный, декрет, командировки.
• Контроль фонда оплаты труда: удобнее видеть реальную картину по людям, не только “по ставкам”.
• Помощь при проверках и внутренних аудитах: легче объяснить, кто и почему занимает конкретную единицу.

Кто составляет и как часто обновлять

Обычно штатную расстановку ведет кадровая служба (или кадровик), иногда совместно с бухгалтерией (если удобно связывать с начислениями). Обновлять лучше сразу при кадровом событии:

• прием/увольнение;
• перевод (в т.ч. временный);
• изменение ставки (0,5 → 1,0 и наоборот);
• совместительство/совмещение;
• переименование подразделений/должностей;
• введение/исключение штатной единицы (после изменения штатного расписания).

Что включить в штатную расстановку

Универсального “обязательного” бланка нет, но есть практический минимум. Рекомендуемые колонки:

• подразделение (и при необходимости код);
• должность (как в штатном расписании);
• количество штатных единиц (по расписанию);
• ставка (1,0 / 0,5 / 0,25 и т.п.);
• оклад/тариф (как в расписании);
• ФИО сотрудника (если занято) или отметка “вакансия”;
• табельный номер (если применяете);
• вид занятости: основное место/внутреннее совместительство/внешнее совместительство;
• характер занятости: постоянная/временная (на период отсутствия);
• дата приема на должность (или дата перевода);
• примечание (например, “на период отпуска Ивановой”, “в декрете место сохраняется”).

Правила, чтобы не было путаницы

• Должности и оклады в расстановке должны совпадать со штатным расписанием (иначе будут “две правды”).
• Вакансию отмечайте отдельной строкой или статусом (так проще считать укомплектованность).
• 0,5 ставки лучше показывать отдельной строкой на каждого работника с указанием доли ставки.
• Временные замещения отделяйте от постоянного занятия штатной единицы (чтобы не потерять “основного” сотрудника).

Персональные данные: как вести безопасно

Штатная расстановка почти всегда содержит персональные данные (ФИО, табельные номера и т.п.). Поэтому:

• ограничьте доступ (кадры, руководитель, бухгалтерия по необходимости);
• не отправляйте расстановку “всем руководителям” без правил доступа;
• если требуется передача третьим лицам — оценивайте законность и необходимость, обычно нужно письменное согласие работника;
• в 2026 году учитывайте обновленные требования к оформлению согласий на обработку персональных данных (по новым правилам они должны быть корректно оформлены и не “прятаться” внутри других документов).

Нужно ли утверждать штатную расстановку приказом

Как правило, это внутренний рабочий документ, но на практике удобно закрепить его приказом: так понятно, кто ведет, где хранится и как обновляется версия.

Приказ об утверждении штатной расстановки (образец)

ПРИКАЗ
об утверждении штатной расстановки

г. ____________                         «___» __________ 2026 г. № _____

В целях учета фактической укомплектованности штатных единиц и контроля кадровых изменений

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить штатную расстановку по состоянию на «___» __________ 2026 г. (Приложение 1).

2. Назначить ответственным за ведение и актуализацию штатной расстановки:
______________________________ (должность, ФИО).

3. Установить порядок актуализации:
вносить изменения в штатную расстановку в день оформления кадрового события
(прием, увольнение, перевод, изменение ставки, оформление совместительства и т.п.).

4. Определить место хранения штатной расстановки и порядок доступа:
______________________________________________ (например: кадровая служба; доступ ограниченный).

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на ____________________________.

Руководитель __________________ /ФИО/

Образец штатной расстановки (шаблон таблицы)

Что выдавать сотруднику по запросу

Если работник просит документы, связанные с работой, работодатель по письменному заявлению выдает копии в срок не позднее трех рабочих дней. При этом штатная расстановка содержит данные других работников, поэтому безопаснее выдавать:

• справку или выписку по самому работнику (его должность, ставка, условия);
• выписку из штатного расписания по должности (без чужих персональных данных).

Частые ошибки

• Смешали расстановку и расписание: в расстановке “поменяли оклад”, но расписание не меняли.
• Нет даты версии: непонятно, на какой момент актуальна таблица.
• Нет статуса “временно”: потом сложно доказать, что человек занимал место на период отсутствия другого.
• Расстановка гуляет по почте: риск утечек персональных данных и конфликтов.

Короткий чек-лист

• Взяли должности, ставки и оклады из штатного расписания.
• Добавили сотрудников, ставки, совместительство/временность, даты.
• Отдельно отметили вакансии и временные замещения.
• Ограничили доступ (персональные данные).
• Настроили обновление “в день кадрового события”.