Приказ о внесении изменений в график отпусков: образец

Также см. “График отпусков 2024“.

Основания для изменения графика отпусков

Предприятия и индивидуальные предприниматели (работодатели) обязаны составлять ежегодные графики отпусков. Обычно очерёдность устанавливается в начале нового года или в конце предыдущего. Исключение составляют микропредприятия, соответствующие требованиям ФЗ № 209 от 24 июля 2007 г., и некоторые типы некоммерческих организаций. Им разрешено обходиться без графика отпусков.

Обязанность составления и документального оформления очерёдности отдыха сотрудников закреплена ст. 123 ТК РФ. Для заполнения можно использовать бланк формы Т-7, введённый в действие Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. Также предприятие вправе разработать собственную форму.

В соответствии со ст. 124 ТК РФ, дата начала отпуска переносится в следующих случаях:

• после утверждения очерёдности отпусков трудоустроены новые сотрудники;
• работник выразил намерение пойти в отпуск в другое время;
• отпускные не выплачены в положенный срок;
• сотрудник заболел и предоставил больничный лист, подтверждающий, что он мог выйти в отпуск по графику;
• по производственной необходимости или по другим причинам нужно перенести дату отпуска, и сотрудник дал согласие

Во всех случаях в график вносятся изменения в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом.

Алгоритм действий при переносе отпуска

При изменении даты начала отпуска действуют в таком порядке:

• Сотрудник пишет заявление или согласие, в зависимости от того, по чьей инициативе сдвигается дата.
• Руководитель рассматривает и визирует заявление.
• Если перенос одобрен, кадровик подготавливает приказ о переносе отпуска и о внесении соответствующих сведений в график.

Обычно в рамках одного приказа фиксируют смещение даты отпуска и внесение соответствующих записей  график. Если по заявлению сотрудника руководство приняло отрицательное решение, изменения в утверждённый график не вносят.

В случаях, предусмотренных ТК РФ, работодатель вправе отклонить заявление с просьбой передвинуть дату отпуска. Но есть льготные категории, например, беременные, которым нельзя отказать в переносе сроков отдыха.

Оформление приказа о переносе отпуска

СКАЧАТЬ БЛАНК ПРИКАЗА О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ГРАФИК ОТПУСКОВ

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ И ГРАФИК ОТПУСКОВ

При составлении документа придерживаются общих принципов оформления приказов, поскольку унифицированной формы нет. Порядок заполнения может быть таким:

• Шапка — реквизиты организации. Указывают юридическое наименование, ИНН, КПП, ОГРН, адрес, включая почтовый индекс, контактный телефон.
• Данные, позволяющие зарегистрировать приказ в журнале — номер, дата, суть (о чём).
• Вводный абзац — основание для переноса отпуска.
• Основная часть — какому сотруднику, на сколько, с какого и по какое число переносится отпуск.
• Указание кадровику произвести изменения в утверждённом графике.
• Запись о том, на кого возлагается контроль за исполнением приказа. Обычно используется формулировка «Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой». Также руководитель может возложить эту обязанность на ответственного сотрудника.
• Должность руководителя, подпись, ФИО.
• Запись «С приказом ознакомлены», перечисление фамилий работников и их подписи.

Приказ регистрируется в журнале и хранится в течение 5 лет.  Работник должны быть ознакомлены с ним не позже, чем через 3 дня с момента подписания руководителем.

Как вносить сведения в форму Т-7

Если предприятие составляет график на типовом бланке Т-7, сведения указывают в графах 8-10 таким образом:

• основание — дата и номер приказа;
• дата — новые сроки начала и окончания отпуска;
• примечание — причина смещения дат.

Дату утверждения можно не менять, но необходимо сделать запись о новой редакции. Формулировка может быть такой: «С изменениями от (дата).Также изменения должны быть отражены в личной карточке работника.

Если трудоустроены новые сотрудники, но это не повлияло на утвержденный график для остального персонала, изменения вносить не требуется. Достаточно оформить приложение к основному графику, где прописать даты отдыха для вновь трудоустроенных работников.

Более простой вариант — не составлять приложение, а обойтись записью в личной карточке сотрудника, предоставив очередной отпуск по заявлению. Роструд рекомендует придерживаться первого варианта, потому что он позволяет минимизировать вероятность бухгалтерских ошибок.