Также смотрите:
Приказ на командировку
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку рекомендуем составлять, когда посылаете работника в поездку для выполнения производственного задания (образец приказа о командировке работников рассмотрим далее).
С внесением изменений в Положение о командировках (постановление Правительства РФ № 749) с января 2015 года подтверждающие документы – такие как командировочные удостоверения и служебные задания – разрешено не заполнять. Однако если в компании закреплено заполнение командировочного удостоверения, данный документ обязателен к применению.
Подробнее об этом можно прочитать в нашем материале «Нужно ли командировочное удостоверение».
Есть две диаметрально противоположные точки зрения:
- Оформление приказа о направлении в командировку не обязательно (например, письма Минфина 14.09.2009 № 03-03-05/169, ФНС от 25.11.2009 № МН-22-3/890 и Московского УФНС от 28.10.2010 № 16-15/113462).
- Приказ о командировании работника нужен (письма Минфина от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7 и от 12.05.2008 № 03-03-06/2/47, УФНС по г. Москве от 30.11.2009 № 16-15/125486 и от 11.08.2009 № 16-15/082607.2).
В связи с этим для подтверждения расходов, понесенных сотрудником в служебной командировке, приказ о командировании лучше составлять. В этом случае будет меньше вопросов со стороны проверяющих или контролирующих инстанций, а также больше порядка во внутреннем контроле.
Все приказы следует регистрировать в журнале регистрации приказов по командировкам, образец заполнения которого желательно закрепить в отдельном локальном акте.
Срок хранения приказов на командировку – не менее 5 лет.
Форма приказа на служебную командировку
Форма приказа в настоящий момент законодательно не утверждена. Начиная с 2003 года работодатель вправе разработать свою – добавив туда свои графы, строки и столбцы.
Для того чтобы разработать свою форму приказа на командировку, за образец можно взять унифицированную форму приказа Т-9.
НА ЗАМЕТКУ
На практике многие компании продолжают использовать большое количество унифицированных бланков, иногда убирая лишнюю информацию.
Далее с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно скачать образец приказа на командировку по форме Т-9 :
Эту форму используют при направлении в поездку только одного сотрудника. Если направляете 2-х и более сотрудников – используйте форму приказа Т-9а или свой бланк.
Единственное, что необходимо изменить в форме Т-9, – это удалить информацию про служебное задание, если необходимость составлять его не закреплена в локальном акте компании:
Если же в компании принято издавать согласительный документ, данное поле целесообразно оставить и скорректировать.
Основанием для командировки может быть:
- служебная записка;
- протокол совета директоров;
- материалы правления;
- приказ о вводе какого-то объекта в эксплуатацию и т. д.
В этом случае в командировочном приказе легко можно указать основание поездки. Опять же: данная информация будет подтверждающей для экономического обоснования произведенных расходов.
Задание на командировку
Задачи на командировку необходимо было указывать всегда. Раньше – в служебном задании, сейчас – в приказе на командирование.
Если кратко указывать цель поездки или задания, налоговики могут заподозрить вас в непроизводственном характере командировки. Поэтому обобщенные фразы из разряда “контроль строительства“, “участие в деловой встрече” и т. п. использовать не рекомендуем.
В приказе можно очень детально расписать задание. Это, во-первых, облегчит задачу сотруднику, т. к. он четко будет знать свои задачи, а во-вторых, вы легко обоснуете необходимость данной поездки.
В связи с тем, что служебное задание отменено, а именно по нему работник отчитывался о выполнении такого поручения, возникает вопрос: как работнику отчитаться о проделанной работе?
Некоторые компании разрабатывают свои формы отчета. В основном, это те работодатели, сотрудники которых часто разъезжают по стране и за ее пределами.
Отчет позволяет оценить:
- выполнено ли задание и насколько успешно;
- какие следует принять меры после окончания поездки.
Если, например, сотрудника направляли на обучение или повышение квалификации в другой город, отчетом может послужить копия его сертификата или удостоверения об успешном завершении программы.
Можно ли обосновать расходы, если поездка не привела к положительным результатам? Например, сотрудник был направлен в США для приемки и контроля погрузки на судно оборудования. Но в ходе поездки подрядчик нарушил сроки контракта, и оборудование не было подготовлено к отправке. Получается, работник съездил зря. Но на сторону работодателя встают московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2). Такой же позиции придерживаются и суды. Хотя очень часто свою позицию по неэффективным командировкам приходится доказывать в суде.
Дополнительная информация в приказе на командировку
После отмены обязанности иметь отметки в командировочном удостоверении время нахождения работника в служебной поездке стали определять по проездным билетам. С загранкомандировками еще проще: даты определяют по штампам таможенного контроля. Однако не все таможни стран СНГ ставят печати о прохождении контроля. Также может быть, что работник поедет в командировку на личном авто или возьмет служебное. Как в этом случае определить даты поездки?
Тогда рекомендуем составить служебную записку с указанием дат выезда и возвращения и согласовать ее с руководителем. Кроме того, информацию о том, что для поездки работник будет использовать личный автомобиль или получит служебный, следует указать в приказе. Проставление данной информации поможет верно рассчитать сумму суточных и среднюю зарплату при командировании.
Если же в ходе поездки сотрудник перемещается на автомобиле по разным местам назначения, данную информацию тоже надо включить в служебку или указать в приказе. Потому что, не имея отметок в паспорте и билетов, невозможно корректно рассчитать норму суточных при пересечении границ стран СНГ, в которых компанией может быть установлена разная величина суточных.
Образец заполнения приказа
Здесь с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно скачать образец приказа на командировку по форме Т-9а :
Рассмотрим образец этого приказа на командировку. С учетом норм ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения о командировках в приказе необходимо указать следующие данные:
- наименование компании или ИП;
- Ф.И.О., должность и отдел командированного;
- место назначения;
- срок;
- цель командирования.
Подписать приказ должен руководитель компании или сам ИП, либо лицо, исполняющие его обязанности или действующее по доверенности.
С приказом следует ознакомить командируемого под роспись, чтобы он знал свое задание и заранее подготовился к нему. В этом случае за ненадлежащее исполнение или неисполнение данного приказа работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, предусмотренной ст. 192 ТК РФ и внутренним актом компании.
Приказ о направлении в командировку руководителя компании
Многих смущает сама формулировка «Приказ о командировке директора». Получается, что директор сам на себя делает приказ и сам себя направляет в служебную поездку? Совершенно верно, если уставом не предусмотрены другие правила. Причем в данном случае используют те же формы приказа на командировку. Кроме того, отбывая в командировку, руководитель компании должен оставить вместо себя ответственного сотрудника, который будет исполнять его обязанности.
Форму приказа о направлении работника в командировку можно использовать Т-9. А если директор едет в составе делегации, можно использовать форму Т-9а. В последнем случае можете использовать при подготовке приказа о командировке директора образец, размещенный выше.
Если всё еще возникает вопрос, нужен ли приказ на командировку, ответ однозначный: нужен. Руководитель – такой же сотрудник компании. И он не может просто разъезжать по городам, не имея на это служебного задания.
Подписать свой приказ он может сам. Данная позиция не противоречит закону (см. письмо Роструда № 1143-ТЗ от 11.03.2009).
Также в компании обязанность по подписанию приказов на командировки может быть возложена на другого сотрудника. В этом случае назначенный подпишет приказ на директора.
Продление командировки
Часто возникают ситуации, когда следует продлить командировку. В этом случае издают приказ о продлении срока командировки. Его можно заполнять в свободной форме.
Для образца рассмотрим приказ о продлении командировки. В нем может быть отражена следующая информация:
Подведем итоги
В этой статье вы можете скачать приказ на командировку, а также найти форму приказа на командировку (Т- 9) для разработки собственного шаблона приказа. Образец приказа о направлении в командировку помогает избежать ошибок при заполнении данного документа.