Что такое служебная записка на премирование
Служебная записка — это внутреннее обращение руководителя (или инициатора) к руководителю организации/директору/кадрам/бухгалтерии с предложением выплатить сотруднику премию. Она не заменяет приказ о премировании, а помогает обосновать премию и быстро собрать согласования.
Когда служебная записка действительно нужна
- Разовая премия (за результат, проект, сверхплан, внедрение улучшений, срочную работу).
- Премия “по событию” (юбилей компании, профессиональный праздник) — если так принято у работодателя и это закреплено в правилах.
- Премия по итогам периода (месяц/квартал), когда руководитель подтверждает выполнение показателей конкретным сотрудником.
- Когда важна доказательная база: чтобы было видно, почему одному сотруднику премия есть, а другому — нет.
Что проверить перед тем, как писать служебку
- Есть ли у работодателя правила премирования (положение об оплате труда/премировании, коллективный договор, ПВТР) и предусмотрен ли нужный вид премии.
- Понятен ли показатель: за что премируем — результат, качество, срок, экономия, отсутствие нарушений, выполнение KPI.
- Есть ли подтверждение: отчет, план-факт, акт приемки, показатели отдела, служебные результаты.
- Есть ли ограничения (например, дисциплинарное взыскание в периоде, невыполнение обязательных требований) — если это закреплено в правилах премирования.
Как сделать служебку “сильной”: структура, которая работает
Чтобы документ был понятным и “сам себя объяснял”, включайте 6 блоков:
- Кого премировать: ФИО, должность, подразделение.
- За что: конкретный результат (без общих слов).
- Период: за какой месяц/квартал/проект.
- Размер: сумма или процент, либо способ расчета.
- Основание: внутренний документ (положение о премировании, KPI, приказ/план, служебное задание).
- Согласование: подпись руководителя подразделения, отметки кадров/финансов/директора (как принято у вас).
Образец служебной записки на премирование
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА о премировании сотрудника Кому: ____________________________ (должность, ФИО руководителя) От кого: _________________________ (должность, ФИО руководителя подразделения) Подразделение: ____________________ Дата: «___» __________ 2026 г. Прошу рассмотреть вопрос о премировании: Сотрудник: ____________________________________________ (ФИО) Должность: _____________________________________________ Период премирования: ____________________________________ (месяц/квартал/проект) Основание и результат: ____________________________________________________________________ (кратко и конкретно: что сделано, какой эффект/показатель, срок, качество) Предлагаемый размер премии: ____________________________________________________________________ (сумма в рублях / процент от оклада / по формуле — как принято у работодателя) Основание (внутренние документы): ____________________________________________________________________ (например: положение о премировании, показатели KPI, отчет план-факт, акт/служебное задание) Прошу согласовать выплату премии и передать информацию в бухгалтерию для начисления. Руководитель подразделения _____________ /ФИО/ Подпись _____________
Приказ о премировании: почему без него лучше не выплачивать
Обычно премию оформляют приказом (распоряжением) руководителя: он фиксирует факт поощрения, список работников и размеры. Для бухгалтерии это удобный документ-основание для начисления.
Образец приказа о премировании
ПРИКАЗ о премировании работников г. ____________ «___» __________ 2026 г. № _____ В целях поощрения работников за достигнутые результаты ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Премировать следующих работников: 1) _____________________________________ (ФИО, должность, подразделение) Размер премии: __________________________ (сумма/процент) Основание: ______________________________ (служебная записка, отчет, показатели) 2) _____________________________________ Размер премии: __________________________ Основание: ______________________________ 2. Бухгалтерии произвести начисление и выплату премий в срок выплаты заработной платы (или указать конкретную дату), с удержанием обязательных налогов и начислением обязательных взносов в порядке, установленном законодательством и локальными актами работодателя. 3. Контроль исполнения приказа возложить на ____________________________. Руководитель __________________ /ФИО/ С приказом ознакомлены: __________________ /ФИО/ «___»_________2026 __________________ /ФИО/ «___»_________2026
Частые ошибки, из-за которых премии “болят”
- Нет конкретики: “за хорошую работу” — слабая формулировка. Лучше: “выполнил план на 120%”, “закрыл проект на 2 недели раньше”, “снизил брак на 15%”.
- Премия не предусмотрена правилами: если вид премии нигде не описан, появляются вопросы, почему и по каким критериям она выплачена.
- Смешивают премию и дисциплину: “лишить премии как наказание” рискованно, если порядок снижения/невыплаты не прописан заранее.
- Разные подходы к похожим сотрудникам: повышает риск споров о справедливости и дискриминации. Нужны единые критерии.
Чек-лист “выплатим премию без сюрпризов”
- Есть основание в правилах премирования (вид премии, показатели, условия).
- В служебке есть: кто, за что, период, размер, подтверждение результата.
- Размер премии понятен (сумма/процент/формула) и согласован.
- Оформлен приказ о премировании (если так принято у работодателя).
- Бухгалтерия понимает дату начисления и выплаты.
Короткие ответы на вопросы
Можно ли выплатить премию без служебной записки?
Можно, если у вас достаточно других оснований (например, приказ + подтверждение показателей). Но служебка удобна: она собирает в одном месте “кто, за что и сколько”.
Нужно ли указывать причину премии максимально подробно?
Достаточно так, чтобы было понятно, какой именно результат достигнут. Лишние детали не нужны — лучше 2–3 факта и один измеримый показатель.
Можно ли в служебке просить премию “процентом от оклада”?
Да, если такой подход предусмотрен вашей системой премирования. Главное — чтобы бухгалтерия могла корректно рассчитать сумму и было понятно, за какой период и по каким условиям.