При заполнении трудовых книжек кадровый работник может допустить ошибку в нумерации записей, в указании периодов трудоустройства, реквизитов приказов и др. Ошибкой признают и внесение информации в раздел, назначение которого не соответствует содержанию текста. В таких ситуациях производят отмену записи в трудовой книжке. Образец действий кадровых и не только работников – в этой консультации.
Общий подход
Исправление ошибок в кадровых документах регламентирует трудовое право. А именно:
- Раздел 3 Правил, которые разработаны Правительством и закреплены постановлением от 16.04.2003 г. № 225;
- Раздел 1 Инструкции, введенной Минтрудом через издание постановления от 10.10.2003 г. № 69.
Недостоверные данные в трудовой книжке нельзя зачеркивать ручкой или карандашом, их также запрещено маскировать штрихом, подтирать. Аннулировать образец записи в трудовой книжке можно единственным способом – признать фрагмент заполненного формуляра недействительным. Это должно быть подтверждено указаниями руководства компании в виде приказа.
Корректировки может производить текущий или предыдущий работодатель.
Содержание исправлений должно быть идентичным сути приказов руководителя, на основании которых вносите правки. Аннулирование записи в трудовой книжке должно происходить при условии, что есть веские документальные основания для признания информации, внесенной в формуляр, неверной.
Недопустимы правки в кадровой документации по причине получения работодателем устных жалоб, претензий или пояснений в отношении содержания записей в трудовой книжке.
Важный момент, как аннулировать запись в трудовой – нельзя для этой цели использовать корректирующие канцелярские приспособления. Недопустима также правка данных в разделе о трудоустройстве или в блоке данных о поощрениях способом зачеркивания. Единственный вариант – признать отдельную запись недействительной с последующей фиксацией верной информации.
Также см. «Правила заполнения трудовых книжек в 2018 году».
Алгоритм внесения исправлений
Если необходимо исправить некорректные сведения о работе человека, отмена записи в трудовой книжке происходит по следующему алгоритму:
| 1 | После ошибочной записи надо поставить следующий номер по порядку |
| 2 | Обозначают текущую дату |
| 3 | В третью колонку нужно внести стандартную формулировку о признании записи под определенным номером недействительной |
| 4 | Отражение правильных сведений |
| 5 | После того как было произведено аннулирование записи в трудовой, обновленные данные утверждает ответственный кадровый работник путем проставления подписи и печати. |
Такой механизм действий рекомендуем брать за основу при исправлении данных о приеме на должность или об увольнении, переводах. Этот подход актуален для случаев с ошибками нескольких типов. Когда:
- причина неверных записей – механические описки;
- неточность обусловлена неверным оформлением кадровой распорядительной документации;
- имеет место признание судебным органом увольнения неправомерным, что повлекло за собой восстановление в должности (в это случае тоже нужно знать, как отменить запись в трудовой книжке – образец действий работодателя см. выше).
В последнем случае в графе с обоснованием должны фигурировать не реквизиты судебного решения, а данные приказа работодателя, составленного на основе вступившего в действие решения суда.
В отношении того, как убрать запись из трудовой книжки для изменения причины увольнения, то здесь применяют метод признания содержащихся в формуляре сведений недействительными с последующим внесением верной информации.
В этой ситуации сотрудник вправе потребовать от работодателя дубликат трудовой до момента внесения в нее правок.
Также см. «Дубликат трудовой книжки: как заполнить в 2018 году».
Учтите, что за нарушение правил отражения исправлений в трудовой книжке работодатель может быть привлечен к ответственности по условиям ст. 5.27 КоАП РФ.
Далее показан стандартный образец аннулирования записи в трудовой книжке:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись | ||||
| число | месяц | год | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||||
| Общество с ограниченной ответственностью «Гуру» (ООО «Гуру») | |||||||
| 14 | 09 | 02 | 2015 | Принят в отдел налогового консалтинга на должность юрисконсульта | Приказ от 09.02.2015 № 47-н | ||
| 15 | 12 | 03 | 2018 | Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, статья 80 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 12.03.2018 № 4-у | ||
| 16 | 12 | 03 | 2018 | Запись за номером 15 недействительна.
Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации |
Приказ от 12.03.2018 № 5-у | ||
| Специалист | Широкова Е.А. | Широкова | |||||
| Печать | Гусев | ||||||
Также см. «Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)».