Согласно положениям статьи 192 ТК РФ, фирма-наниматель вправе применять дисциплинарные наказания по отношению к сотрудникам, которые безответственно относятся к исполнению собственных должностных обязанностей или не соблюдают правила внутреннего распорядка. Этот нормативный акт гласит, что предварительно администрация работодателя обязана запросить у специалиста письменные комментарии. Например, объяснительная записка об опоздании на работу служит основанием для дальнейших разбирательств и определения строгости санкций, которые применят к нарушителю.
Когда составляют объяснительную
Опоздание на работу – это нарушение установленного времени явки в офис или на производство. Его интервал: от 1-й минуты до 4-х часов. Отсутствие на службе более указанного порога признают по закону прогулом. Это служит основанием для самого сурового дисциплинарного взыскания – увольнения.
Существует множество причин для опоздания, не связанных с личной неорганизованностью специалиста или несерьезным отношением к работе. К их числу можно отнести:
- пробки на дорогах;
- сбои в функционировании общественного транспорта;
- проблемы со здоровьем;
- ситуации бытового характера («потоп» от соседей, прорыв трубы, поломка замка) и т. д.
Согласно ст. 193 ТК РФ, у опоздавшего сотрудника работодатель обязан запросить письменные объяснения. На их подготовку специалисту дано 2 рабочих дня. Если подчинённый не хочет давать комментарии, составляют специальный акт.
Также см. «Образец акта об отказе дать письменное объяснение».
Если для нанимателя объяснительная записка об опоздании на работу необходимое условие применения дисциплинарного наказания, то для самого сотрудника – это шанс:
- оправдаться;
- указать на объективный характер причин, заставивших его прийти на службу позже положенного;
- извиниться перед начальством и уверить его, что подобного более не повторится.
Учтите, что правильно составленный документ поможет смягчить взыскание или полностью избежать его.
Как правильно написать объяснительную
Действующее законодательство не предлагает унифицированного образца объяснительной. Ее структура и содержание зависят от особенностей произошедшей ситуации.
Общие правила ее написания сводятся к следующему:
- документ готовят на чистом листе формата А4;
- при его написании используют нормы делового стиля;
- приоритет отдают сухим фактам, а НЕ ЭМОЦИЯМ;
- автор-составитель отказывается от оскорблений, заведомо просторечных выражений, не пытается переложить ответственность на третьих лиц.
При написании объяснительной записки об опоздании на работу рекомендуем придерживаться следующей структуры:
| 1 | «Шапка» | Содержит:
|
| 2 | Название документа | Прописывают с новой строчки, выравнивают по центру:
«Объяснительная записка». |
| 3 | Основная часть | Указывают факты и обстоятельства, заставившие наемного специалиста прийти на работу позже положенного.
Важно:
Здесь же дают ссылки на подтверждающие документы. В основной части можно:
|
| 4 | Заключительная часть | Содержит дату составления записки и собственноручную подпись автора |
К объяснительной нужно приложить документы, подтверждающие, что приведенные в ней факты – не плод фантазии сотрудника, а реальность. Например, можно сопроводить документ:
- выпиской из медкарточки;
- справкой из коммунальной службы о прорыве трубы в доме;
- копией протокола, составленного представителями ГИБДД, и т. д.
Также см. «Пример объяснительной записки об ошибке в работе».