В трудовой книжке отображают информацию о периодах официального трудоустройства сотрудника, на имя которого документ этот оформлен. В бланке также предусмотрен раздел для занесения данных о награждениях человека, если они были произведены не в материальной форме. Записи в формуляре должны фиксировать каждый случай смены должности или работодателя. А вот запись в трудовую при смерти работника, образец которой мы приведём в статье, должна быть внесена последним нанимателем, что регламентировано нормами правовых актов в сфере трудовых отношений.
Как оформить трудовую на умершего сотрудника
Для отражения в кадровом делопроизводстве факта прекращения трудовых отношений с работником по причине его смерти нанимателю необходимо получить документацию, подтверждающую её наступление.
Родственники или другие уполномоченные лица передают нанимателю справку о смерти или копию свидетельства о смерти. На основании этого бланка руководитель компании издает внутренний приказ об исключении работника из списков штатного персонала. Датой разрыва трудовых отношений признают день смерти человека.
ПРИМЕР
Сотрудник умер 30 июня 2018 года. Документы об этом родственники предъявили работодателю 5 июля 2018 года.
Приказ будет издан 5 июля, а день разрыва трудового договора приходится на 30 июня. Саму запись в трудовой при смерти работника делают после регистрации распоряжения об увольнении.
Также см. «Больничный умершего сотрудника: как действовать».
Оформление трудовой книжки
В случае смерти сотрудника запись в трудовой делают в разделе о трудоустройстве:
| В первую колонку вносят порядковый номер очередной записи | В колонке № 2 указывают дату, на которую приходится день увольнения человека по приказу (число и месяц вписывают двузначными арабскими цифрами, год должен быть обозначен четырьмя цифрами). | Смерть обозначают в качестве причины увольнения в графе № 3 – «действие договора прекращено в связи с наступившей смертью сотрудника». Ссылку делают на пункт 6 статьи 83 ТК РФ (без сокращений слов). | В графу 4 заносят реквизиты приказа по предприятию об исключении из числа штатного персонала |
Запись становится действительной после ее заверения печатью компании и собственноручной подписью ответственного кадрового работника. Здесь подписант должен обозначить наименование своей должности. Обязательно приводят расшифровку фамилии лица, внесшего запись.
Что делать с заполненной трудовой умершего работника
Если наемный сотрудник умер, факт его увольнения фиксируют в кадровых и бухгалтерских формулярах, отражают в трудовой книжке. При этом заполненная трудовая не должна оставаться у работодателя: её передают членам семьи бывшего работника.
Сделанную запись о смерти в трудовой книжке получатель этого документа обязательно проверяет на корректность.
При определении круга лиц, которым можно передать на хранение трудовую книжку умершего, работодатель пользуется нормами Семейного кодекса. Так, в число членов семьи входят родители, супруг, дети, брат или сестра, бабушка с дедушкой. Также права по получению трудовой книжки могут возникать у приемных детей или родителей.
Нельзя передавать документы лицу, родственные связи умершего с которым не подтверждены документально (к примеру – сожитель, гражданский супруг/-а).
Документация может быть передана несколькими способами:
- Лично в руки родственнику (в этом случае получатель составляет расписку о получении трудовой книжки).
- По почте (этот вариант доступен для работодателя, если есть письменное заявление или согласие на отправку документов почтой).
Также см. «Отправка трудовой книжки по почте при увольнении».
Для получения оригинала трудовой книжки получатель должен документально подтвердить степень родства с умершим и идентифицировать свою личность. При этом с предъявленных документов работодатель снимает копии. Их подшивают к личному делу умершего работника.
Если члены семьи не объявились, трудовая должна оставаться на хранении у работодателя или в архиве на протяжении 75 лет.