Автор:

Как выдать СЗВ-М при увольнении в 2020 году

Уходящему из компании трудящемуся в последний рабочий день выдается перечень документов, связанных с его трудовой деятельностью. Одним из обязательных в этом списке выступает СЗВ-М при увольнении. Но сотрудник получает не весь отчет целиком, а только выписку с частью информации.

Также смотрите:

В каком порядке предоставляется СЗВ-М при расставании с сотрудником

На компании возложена обязанность ежемесячно до 15 числа месяца, идущего за отчетным, сдавать в органы ПФ РФ данные о застрахованных лицах, занятых у них по трудовому договору или договору ГПХ (п. п. 1, 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом на увольняющегося сотрудника в месяце его ухода информация также подается. Кроме того, работодатель обязан предоставлять копии отчета, в следующих случаях (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

  • при обращении трудящегося в течение 5 дней с момента подачи соответствующей заявки;
  • при увольнении сотрудника в последний его рабочий день или на дату расторжения договора ГПХ.
ВАЖНО!
Если работающий оформляет отпуск с последующим увольнением, при этом его последний рабочий день приходится на один месяц, а дата увольнения на следующий, то ему следует предоставить 2 копии отчетов за оба эти периода.

Форма СЗВ-М при увольнении сотрудника предоставляется в виде выписки, содержащей только сведения о нем. Если выдать ему копию всего отчета, то в нем будет присутствовать информация о других работниках, что является нарушением закона в части разглашения персональных данных. С помощью выписки уволенный может подтвердить свой стаж при возможном возникновении разногласий с ПФ РФ в будущем.

ВАЖНО!
Выписка должна быть выдана, даже если увольнение происходит до момента сдачи отчета за текущий месяц в ПФ РФ.

Как подтвердить факт получения работником выписки из СЗВ-М

Для минимизации рисков последующих споров, связанных с претензиями работника из-за непредоставления ему положенных документов, необходимо письменно подтвердить факт их выдачи. Законодательно такая процедура не установлена, поэтому на практике она может быть реализована одним из следующих способов:

  • оставление себе работодателем копии выписки с отметкой сотрудника в получении;
  • разработка бланка письменного подтверждения, который подписывал бы сотрудник при вручении ему отчета СЗВ-М;
  • ведение журнала выдачи копий персонифицированной отчетности, в котором увольняемый расписывался бы при получении документов.

Как поступить, если в последний рабочий день увольняемый отсутствовал

Законодательно не определен порядок действий работодателя в том случае, если уходящий работник отсутствовал на рабочем месте в день увольнения и не получил выписку из СЗВ-М. В подобной ситуации возможны следующие решения:

  • письменно известить сотрудника (заказным письмом с уведомлением) о необходимости явиться за документами или дать письменное согласие на их пересылку;
  • сразу отправить справку СЗВ-М при увольнении заказным письмом.

Одним из указанных способов работодатель сможет подтвердить, что принял все необходимые меры по исполнению своих обязательств перед уходящим работником.

ВАЖНО!
Хотя официально штрафных санкций за невыдачу СЗВ-М при увольнении не установлено, проверяющими это может быть расценено как нарушение трудового законодательства. В связи с чем на компанию может быть наложен административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Законодательство не запрещает предоставить сотруднику выписки за все месяцы работы у данного работодателя, однако компания не обязана этого делать.

Как оформить выписку из СЗВ-М увольняющемуся

Уходящему работнику нужно выдать СЗВ-М при увольнении в виде выписки с его данными. Оформленная выписка подписывается руководителем. При наличии в компании печати, она проставляется на выписке.

ВАЖНО!
Допускается отсутствие в форме ИНН в случае, когда у компании нет сведений о нем.