В каком порядке выдают СЗВ-М при увольнении сотрудника
На компании возложена обязанность ежемесячно до 15-го числа месяца, идущего за отчетным, сдавать в ПФР данные о застрахованных лицах, занятых по трудовому договору или договору ГПХ (п. п. 1 и 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом на увольняющегося сотрудника в месяце его ухода информацию тоже подают.
Кроме того, работодатель обязан предоставлять копии отчета СЗВ-М в следующих случаях (п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):
- при обращении трудящегося – в течение 5 дней с момента подачи соответствующей заявки;
- при увольнении сотрудника – в последний его рабочий день или на дату расторжения договора ГПХ.
ВАЖНО!
Если работающий оформляет отпуск с последующим увольнением и при этом его последний рабочий день приходится на один месяц, а дата увольнения на следующий, ему следует предоставить 2 копии отчетов СЗВ-М за оба эти периода.
Форму СЗВ-М при увольнении сотрудника предоставляют в виде выписки, содержащей только сведения о нем. Если выдать ему копию всего отчета, в нём будет информация о других работниках, что нарушает закон в части разглашения персональных данных.
С помощью выписки уволенный подтвердит свой стаж при возможном возникновении разногласий с ПФР в будущем.
ВАЖНО!
Выписка должна быть выдана, даже если увольнение происходит до момента сдачи отчета за текущий месяц в ПФР.
Как подтвердить факт получения работником выписки из СЗВ-М
Для минимизации рисков последующих споров, связанных с претензиями работника из-за непредоставления ему положенных документов, необходимо письменно подтвердить факт их выдачи. Законодательно такая процедура не установлена, поэтому на практике она может быть реализована одним из следующих способов:
- оставление себе работодателем копии выписки с отметкой сотрудника в получении;
- разработка бланка письменного подтверждения, который подписывает сотрудник при вручении ему СЗВ-М;
- ведение журнала выдачи копий персонифицированной отчетности, в котором увольняемый расписывается при получении документов.
Если в последний рабочий день увольняемый отсутствовал
Законодательно не определен порядок действий работодателя, если уходящий работник отсутствовал на рабочем месте в день увольнения и поэтому не получил выписку из СЗВ-М. В подобной ситуации возможны следующие решения:
- письменно известить сотрудника (заказным письмом с уведомлением) о необходимости явиться за документами или дать письменное согласие на их пересылку;
- сразу отправить справку СЗВ-М при увольнении заказным письмом.
Одним из указанных способов работодатель может подтвердить, что принял все необходимые меры по исполнению своих обязательств перед уходящим работником.
Хотя официально штрафных санкций за невыдачу СЗВ-М при увольнении не установлено, проверяющие могут расценить это как нарушение трудового законодательства. В связи с чем, на компанию может быть наложен административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
Отметим, что законодательство не запрещает предоставить сотруднику выписки за все месяцы работы у данного работодателя, однако компания не обязана это делать.
Как оформить выписку из СЗВ-М увольняющемуся
Уходящему работнику нужно выдать СЗВ-М при увольнении в виде выписки с его данными. Оформленную выписку подписывает руководитель. При наличии в компании печати, её проставляют на выписке.
Допустимо отсутствие в форме СЗВ-М ИНН, когда у компании нет сведений о нем.