Электронная трудовая книжка в 2024 году: как открыть, вести и посмотреть данные

Какая информация содержится в ЭТК

Ответственным государственным оператором базы и где посмотреть электронную трудовую книжку является СФР (Фонд социального и пенсионного страхования России). В соответствии с трудовым законодательством, в статье 66.1 ТК РФ, ЭТК должна содержать обязательные сведения.

1. Персональные данные владельца ЭТК (СНИЛС, дата рождения, место рождения, фамилия, имя, отчество).
2. Перечисление мест осуществления трудовой деятельности работника.
3. Особенности трудовой функции: специализация, профессия, должность, квалификация или указывается конкретный вид поручаемой работы.
4. Даты осуществления трудовых функций – приема и увольнения работника, переводов на другую должность или другой вид поручаемой работы. При увольнении – указывается причина, в соответствии ТК РФ.
5. Полное наименование структурного подразделения, если таковое предусмотрено трудовым договором.
6. Сведения о работе в условиях Крайнего Севера, Дальнего Востока и приравненных к нему регионов.
7. Информационные сведения о согласии или отказе от ведения ЭТК (указывается информация о том, что работник сохраняет за собой бумажный носитель ЭТК).

Интересно, что в электронной трудовой нельзя будет отображать и посмотреть следующие сведения:

• награждения работника;
• особенности работы – вахта;
• характер работы – сезонный.

СПРАВКА

Вышеуказанные сведения необходимо отображать только в бумажном варианте документа ЭТК. Это необходимо для исключительных случаев. Например, получить статус ветерана труда можно будет по этим записям в бумажной трудовой книжке. Интересно, что органы социального обеспечения, как раз при назначении статуса «ветеран труда» доверяют больше всего бумажным носителям. В иных случаях – претенденту на звание придется подтверждать факты другими документами.

Как гражданину проверить данные ЭТК

Как посмотреть электронную трудовую книжку гражданину? Для этих целей, лучше всего использовать сайт СФР.

1. Выбираем раздел «Пенсионное страхование» на официальной стране сайта ведомства.
2. Входим в Личный кабинет», авторизация осуществляется через ЕСИА Госуслуги.
3. Перед пользователями открывается блок электронных сервисов СФР, где самым первым будет «Электронная трудовая книжка».
4. Выбираем пункт «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
5. Подтверждаем действия активацией кнопки «Запросить» (при необходимости, можно выставить галочку «Отправить на электронную почту»).
6. Дожидаемся результат оказания услуги.

ВАЖНО

Документ имеет усиленную квалифицированную электронную подпись, а значит, при необходимости вы можете распечатать документ и предоставить по требованию (например, в органы соцзащиты). Если сведения о том, что вы подавали заявление на переход в ЭТК, эта информация отобразится в обращении на оказание услуги. Если вы не подавали на ЭТК, то также отобразится информации с предложением обратиться к работодателю за уточнением причин непредоставления сведений в СФР.

Аналогично, запрос, где посмотреть трудовую книжку в электронном виде можно на сайте Госуслуги (система автоматически связана с сайтом СФР). На сайте Госуслуги уже зафиксирована ЭТК на день обработки информации.

1. Авторизируемся на сайте Госуслуги.
2. Переходим на главную страницу, ищем раздел «Документы и данные».
3. Ищем раздел «Работа и пенсия».
4. В этом разделе находим подраздел «Электронная трудовая книжка».

Чаще всего это опция при первичном запросе неактивная. Нажимаем кнопку «Повторить», после чего в этом разделе отобразятся сведения ЭТК из СФР.

Как отображается информация в базе данных

По требованиям законодательства, если работник подал заявление работодателю о формировании ЭТК, начиная с 1 января 2020 года, сведения подаются в полном объеме. Все данные до 2020 года отображаются в кратком виде.

К СВЕДЕНИЮ

По заявлению гражданина (МФЦ или клиентская служба СФР) вносятся корректировки в базу данных. Данная услуга называется «Корректировка индивидуального лицевого счета». Если не подать это заявление, то при расчете пенсии, указанные данные и записи, подтверждать придется только бумажным носителем документа.

Какой вид имеет электронная трудовая

ИНТЕРЕСНО

Кадровики такой документ иногда называют выписка из электронной трудовой книжки. Формально документ именуется как справка СТД-СФР. Количество страниц этой справки будет зависеть от того, сколько записей было до и после 2020 года.

На первой странице предоставлены персонифицированные данные зарегистрированного лица, иные сведения:

• фамилия;
• имя;
• отчество;
• дата рождения;
• номер СНИЛС;
• когда подано заявление о продолжении ведения книжки (указывается дата в соответствующем формате);
• когда подано заявление о предоставлении сведений из ЭТК.

Далее документ содержит графическую часть, в которой имеется 11 граф.

1. Номер записи.
2. Работодатель по данным СФР (регистрационный номер).
3. Дата приема, перевода, увольнения.
4. Сведения о приеме, увольнении, переводе.
5. Подробное описание выполнения трудовой функции (должность, разряд, квалификация), название структурного подразделения.
6. Код выполнения трудовой функции (если это предусмотрено штатным расписанием).
7. Причины увольнения, с указанием статьи, раздела Трудового кодекса РФ.
8. Основание увольнения (название документа).
9. Дата увольнения.
10. Номер документа основания увольнения.
11. Признаки, отменяя записей перевода, приема увольнения.

Все эти вышеуказанные графы заполняются только в период с 2020 года.

Далее в ЭТК отображаются сведения о трудовой деятельности в период до 31.12.2019 года. Раздел имеет 4 графы.

1. Порядковый номер записи.
2. Наименование работодателя, в том числе с указанием регистрационного номера в СФР (при наличии).
3. Дата начала работы у работодателя.
4. Дата окончания работы у работодателя.

После всех этих записей отображаются данные ответственного оператора ведения электронной трудовой (при наличии):

• должность уполномоченного лица СФР;
• подпись;
• расшифровка подписи;
• дата составления документа;
• гербовая печать (при наличии).

Поскольку электронная трудовая относится к бланкам строгой отчетности, для подтверждения внесенных и предоставленных сведений указываются данные полписания документа через УКЭП (усиленная электронная квалифицированная подпись):

• название организации – всегда пишется СФР;
• номер сертификата УКЭП – буквенно-цифровой код (латинские буквы);
• издатель сертификата – для СФР это Федеральное Казначейство;
• период действия УКЭП и сертификата.

Цифровой документ имеет юридическую силу в полном объеме и может быть предоставлен для решения любых вопросов гражданами в сфере трудовых прав.

Что делать, если записи не соответствуют с ЭТК

Иногда бывает так, вы заказали электронную трудовую, и увидели, что вас ожидает неприятный «сюрприз» в виде отсутствия записи из бумажного варианта документа. В данном случае есть выход.

1. Вы подаете обращение на сайте Госуслуги, в МФЦ, или в клиентскую службу СФР. Вам нужно будет получить услугу «Корректировка лицевого счета», где нужно указать о наличии ошибки, ли отсутствии записей.
2. Далее вам нужно будет предоставить подтверждающую запись из бумажного варианта трудовой книжки.
3. Далее следует ожидать от СФР решения по данной услуге.

Как правило, срок рассмотрения обращения занимает до 1 календарного месяца. Если СФР отказывается принимать сведения или исправлять ошибки, потребуется обращение в судебные инстанции.

Дополнительные сведения

Если человек впервые устраивается на предприятие после 2020 года, то у него по умолчанию будет только электронная трудовая книжка. Бумажный документ при этом оформлять не будут. Для всех остальных работников есть право выбора – продолжать записи в бумажной трудовой книжке или перевод на ЭТК.

В случае увольнения работника, работодатель выдает выписку из трудовой книжки по форме СТД-Р. Кстати, работник может в любой момент запросить у работодателя указанную выписку для сверки данных, если нет возможности получить сведения иным способом (Госуслуги, МФЦ или сайт СФР).

К СВЕДЕНИЮ

Ведение электронной трудовой книжки упрощает процесс проверки данных о трудовой деятельности работника. Бумажные документы – это морально устаревший способ доказательства своей производственной деятельности. С другой стороны, подтвердить записи до 2020 года, в случае отсутствия сведений в СФР можно только при наличии данных из бумажного носителя. ЭТК стали своеобразным гарантом того, что не будут утрачены важнейшие записи о вашей трудовой деятельности, как это было на примерах с бумажными документами.