Должностная инструкция: структура, образец, сборник

СКАЧАТЬ БЛАНК ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Должностная инструкция – что это за документ и для чего

Должностная инструкция – это документ, описывающий функциональные обязанности, права и ответственности сотрудника, занимающего должность в организации. Этот документ обычно содержит следующую информацию:

• Наименование должности.
• Основные функциональные обязанности и задачи.
• Права и ответственности сотрудника.
• Критерии оценки эффективности работы.
• Требования к квалификации и профессиональным навыкам.
• Ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей.

В чем “плюсы” должностной инструкции

ТК РФ прямо не требует от работодателя утверждать должностные инструкции. Главное, чтобы должностные обязанности были закреплены в трудовом договоре (согласно ст. 57 ТК РФ). Однако, в тех случаях, когда трудовой договор не полностью раскрывает трудовые обязанности работника, рекомендуется составлять должностные инструкции.

Роструд рекомендует разрабатывать должностные инструкции для каждой должности, предусмотренной в штатном расписании работодателя. Вот в чем может помочь должностная инструкция работодателям:

• Обоснованный отказ в приеме на работу, так как должностная инструкция может содержать дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника.
• Объективная оценка деятельности работника в период испытательного срока.
• Распределение трудовых функций между работниками.
• Оценка добросовестности и полноты выполнения работником трудовой функции.

Таким образом, должностные инструкции по каждой должности в штатном расписании могут существенно упростить жизнь работодателю. Более того, работнику будет также проще, если его функциональные обязанности будут зафиксированы “на бумаге” более детально (чем в трудовом договоре).

Составление должностной инструкции: структура

Обычно составление должностных инструкций базируется на квалификационных характеристиках, представленных в квалификационных справочниках. Например, для руководителей, специалистов и других служащих используется Квалификационный справочник должностей, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37. В случае рабочих должностей применяется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Профстандарты также могут использоваться в качестве полезного ресурса при создании должностных инструкций.

Примерная структура типовой должностной инструкции может выглядеть так:

Должностная инструкция для [название должности]

[Дата]

Введение

1.1. Назначение должности

– Описание назначения должности

1.2. Отношения подчинения и подчиненности

– Описание отношений подчинения и подчиненности

Обязанности и ответственность

2.1. Описание основных обязанностей:

– Обязанность 1

– Обязанность 2

…

2.2. Описание специфических обязанностей (при необходимости):

– Обязанность 1

– Обязанность 2

…

Требования к квалификации и компетенциям

3.1. Образование

– Описание требований к образованию

3.2. Опыт работы

– Описание требований к опыту работы

3.3. Профессиональные навыки

– Описание профессиональных навыков

3.4. Личные качества

– Описание личных качеств

Рабочие условия

4.1. Рабочее место

– Описание рабочего места

4.2. Режим работы

– Описание режима работы

4.3. Особые условия и требования

– Описание особых условий и требований

Взаимодействие и коммуникация

5.1. Взаимодействие с руководством

– Описание взаимодействия с руководством

5.2. Коммуникация с коллегами

– Описание коммуникации с коллегами

5.3. Взаимодействие с клиентами/партнерами (при необходимости)

– Описание взаимодействия с клиентами/партнерами (при необходимости)

Контроль и отчетность

6.1. Отчетные обязанности

– Описание отчетных обязанностей

6.2. Контроль за выполнением задач

– Описание контроля за выполнением задач

Права работника

7.1. Права, гарантированные трудовым законодательством

– Описание прав, гарантированных трудовым законодательством

7.2. Права, предоставленные организацией

– Описание прав, предоставленных организацией

7.3. Другие права (при необходимости)

– Описание других прав (при необходимости)

Особые указания

8.1. Правила внутреннего трудового распорядка

– Описание правил внутреннего трудового распорядка

8.2. Специфические правила и положения (при необходимости)

– Описание специфических правил и положений (при необходимости)

Заключительная часть

9.1. Подписание и утверждение должностной инструкции

– Описание процедуры подписания и утверждения должностной инструкции

9.2. Изменения и дополнения к должностной инструкции

– Описание процедуры внесения изменений и дополнений к должностной инструкции

9.3. Контактная информация ответственного лица

– Контактная информация ответственного лица

[Подписи руководителя и сотрудника, подтверждающие ознакомление с должностной инструкцией]

Выдержка из должностной инструкции (пример):

Когда должностная инструкция обязательна

Итак, работодатель не обязан составлять должностные инструкции для всех своих сотрудников. Однако, есть определенные ситуации, когда создание таких инструкций становится обязательным.

Так, к примеру, Закон о частной детективной и охранной деятельности прямо предписывает регламентировать действия частных охранников на объектах охраны при помощи должностной инструкции (согласно статье 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). При этом законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).

Также следует разработать должностные инструкции для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта в соответствии с пунктом 105 Федеральных норм и правил, утвержденных Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343.

В этих особых случаях обязательность составления должностных инструкций обусловлена наличием специфических требований и ответственности, связанных с выполнением данных профессиональных обязанностей.

Как внести изменения в должностную инструкцию: алгоритм

Имейте в виду

Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.

Шаг 1: Подготовка

Проведите анализ текущей должностной инструкции: Ознакомьтесь с существующей должностной инструкцией и выявите необходимые изменения. Определите, что именно требуется изменить или дополнить.

Уточните причины изменения: Понимание причин, по которым необходимо внести изменения, поможет лучше структурировать процесс и обосновать внесенные изменения.

Определите ответственных за внесение изменений: Укажите лицо или группу лиц, которые будут отвечать за внесение и утверждение изменений в должностную инструкцию.

Шаг 2: Внесение изменений

Внесите необходимые правки: Основываясь на выявленных потребностях, внесите изменения в текст должностной инструкции. Это могут быть изменения в обязанностях, требованиях к квалификации или другие дополнения.

Уточните язык и структуру: Убедитесь, что новый текст должностной инструкции ясен, лаконичен и легко читаем. Сохраните логичную структуру документа.

Уточните терминологию: Обязательно проверьте, что использованные термины и определения соответствуют современным стандартам и являются понятными для сотрудников.

Шаг 3: Проверка и согласование

Проведите внутреннюю проверку: Предоставьте новую должностную инструкцию для ознакомления и рецензирования соответствующим лицам внутри организации.

Согласуйте изменения: После внутренней проверки уточните и обсудите все возникающие вопросы и изменения с ответственными за внесение изменений и утверждение должностной инструкции.

Шаг 4: Утверждение

Подготовьте документ на утверждение: Сформируйте окончательный текст должностной инструкции, включая все утвержденные изменения и дополнения.

Получите согласие и подписание руководства: Предоставьте окончательный вариант должностной инструкции для утверждения вышестоящим должностным лицам или руководству организации. После получения согласия, попросите их подписать документ.

Информируйте сотрудников: Распространите обновленную должностную инструкцию среди всех сотрудников, касающихся данной должности. Объясните внесенные изменения и их влияние на работу.

Сборник должностных инструкций

Сборник должностных инструкций – это комплект документов, в котором собраны и систематизированы должностные инструкции для различных должностей и должностных лиц в организации. Этот сборник представляет собой свод правил и указаний, описывающих обязанности, права и ответственность сотрудников на различных рабочих местах.

Основная цель сборника должностных инструкций – обеспечить стандартизацию и четкость в рабочих процессах и обязанностях персонала. Важно отметить, что сборник должностных инструкций может состоять из разных разделов или каталогов, где каждый раздел соответствует конкретным подразделениям или отделам компании.